07.11.2014: Interpretacje podatkowe, interpelacje poselskie, wyjaśnienia MF

Sposoby potwierdzania odbioru faktury korygującej

Pytanie podatnika: Które z niżej wymienionych sposobów potwierdzania otrzymania przez klientów faktur korygujących dają prawo spółce do obniżenia podatku należnego o wartość wynikającą z tych faktur? Jakie wymogi trzeba spełnić i jaką przygotować dokumentację, aby uznać za wystarczające, że spółka nie uzyskała potwierdzenia odbioru faktur korygujących od kontrahenta mimo udokumentowanej próby ich doręczenia oraz, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2014 r. (data wpływu 21 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • sposobu potwierdzania otrzymania przez nabywców faktur korygujących (pyt. 1 i pyt. 2) - jest prawidłowe;
  • rodzaju dokumentacji w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktur korygujących (pyt. 3) - jest prawidłowe;
  • okresu przechowywania dowodów (pyt. 4) - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu potwierdzania otrzymania przez nabywców faktur korygujących, rodzaju dokumentacji w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktur korygujących oraz okresu przechowywania dowodów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako „Spółka”) należy do międzynarodowej Grupy zajmującej się produkcją i sprzedażą wyrobów elektroniki użytkowej oraz świadczeniem usług w zakresie weryfikacji oprogramowania. Prowadzona działalność gospodarcza podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług na terytorium Polski.

W ramach prowadzonej działalności Spółka wystawia faktury korygujące sprzedaż, których konsekwencją jest obniżenie podstawy opodatkowania podatkiem VAT (nazywanych dalej łącznie „Fakturami” lub „Fakturami korygującymi”). Obecnie Spółka dokumentuje potwierdzenie otrzymania przez klientów faktur korygujących, dające spółce prawo do obniżenia podatku należnego w następujący sposób:

  1. W połowie miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Spółka wysyła Pocztą Polską lub kurierem do każdego z kontrahentów zestawienie faktur korygujących wraz z listem przewodnim prosząc o potwierdzenie faktu otrzymania faktur korygujących ujętych na załączonym zestawieniu.
  2. Kontrahenci odsyłają w liście zwrotnym podpisane zestawienia potwierdzając w ten sposób fakt otrzymania faktur korygujących.
  3. W momencie otrzymania listu zwrotnego jest on rejestrowany jako dokument przychodzący przez dział administracji w Spółce wraz z podpisem osoby przyjmującej.
  4. Następnie zwrócone potwierdzenia są rejestrowane w specjalnym programie do obsługi dokumentów przychodzących.
  5. Na podstawie raportu generowanego z oprogramowania do obsługi dokumentów przychodzących sporządzany jest rejestr otrzymanych potwierdzeń faktur przychodzących, który jest podstawą do obniżenia podatku należnego.

Spółka rozważa zmianę sposobu pozyskiwania potwierdzeń otrzymania przez klientów faktur korygujących wystawionych przez Spółkę na klientów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

  1. Które z niżej wymienionych sposobów potwierdzania otrzymania przez klientów faktur korygujących (punkty od 1. do 7.) dają prawo Spółce do obniżenia podatku należnego o wartość wynikającą z faktur korygujących:
    • Pocztą email ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).
    • Pocztą email ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu.
    • Za pomocą faksu, z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii),
    • Za pomocą „zwrotki” przy wysyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) dołączonej do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście.
    • Za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście.
    • Za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście
    • Drogą elektroniczną przez potwierdzenie w systemie sprzedaży spółki, że klient otrzymał fakturę korygującą.
  2. W wyniku pomyłek podczas stosowania procedury opisanej w stanie faktycznym, Spółka dostawała kilkakrotnie potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów. Która z dat dostarczenia potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów jest prawidłowa w kontekście obniżenia podatku należnego w odpowiednim okresie?
  3. Jakie wymogi trzeba spełnić i jaką przygotować dokumentację, aby uznać za wystarczające, że Spółka nie uzyskała potwierdzenia odbioru faktur korygujących od kontrahenta mimo udokumentowanej próby ich doręczenia oraz, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej?
  4. Jak długo należy przechowywać dowody wskazane w niniejszym zapytaniu (pytania 1, 2 i 3)?

Ad. 1.

W sytuacji, gdy w wyniku wystawienia faktur korygujących podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, albo gdy stwierdzono pomyłkę na fakturze pierwotnej, skutkującą zawyżeniem kwoty podatku należnego, zgodnie z art. 29 ust, 4a ustawy o VAT obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru łub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę. Jeżeli natomiast podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, to może uwzględnić korektę faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskał. Przepisy ustawy nie zawierają żadnego wymogu dotyczącego formy potwierdzenia, że klient otrzymał fakturę korygującą. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy.

W związku z powyższym Spółka uważa, że warunek uzyskania przez Spółkę potwierdzeń otrzymania przez klientów faktur korygujących wystawionych przez Spółkę na klientów może zostać spełniony m.in. w następującej formie:

1. Pocztą email ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez takiego podpisu, jeśli email wysłany przez klienta i otrzymany przez Spółkę zawiera takie faktury korygujące jako załączniki (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data emaila ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących. Wiadomość zwykle jest wysyłana przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie:

  1. elektroniczna wersja korespondencji przechowywana przez Spółkę (archiwum emaili bez zachowania wydruku takiej korespondencji), albo
  2. wydruk elektronicznej korespondencji przechowywany przez Spółkę (bez zachowania elektronicznej wersji korespondencji ani załączników, albo
  3. korespondencja wskazana zarówno w punkcie a) i jak i w punkcie b).

2. Pocztą email ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data emaila, ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu. Wiadomość zwykle jest wysyłana przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie wydruk elektronicznej korespondencji zawierający skan zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu wraz z załącznikami i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

3. Za pomocą faksu, z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez takiego podpisu, jeśli faks wysłany przez klienta i otrzymany przez Spółkę zawiera takie faktury korygujące jako załączniki (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data wydrukowana na faksie z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących. Faks jest zwykle wysyłany przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego, będzie potwierdzenie od kontrahenta przesyłane faksem wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w przesyłce kurierskiej wysłanej do kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy faks został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących lub w przypadku braku takiego podpisu, czy nadawcą była osoba upoważniona do przyjmowania faktur korygujących.

4. Za pomocą „zwrotki” przy wysyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) dołączonej do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście. Zwrotka powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do złożenia oświadczenia na takiej zwrotce.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data złożenia podpisu klienta na zwrotce. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy „zwrotce” i na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie oryginał „zwrotki" za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w liście wysłanym do kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

5. Za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście. Zwrotka powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do złożenia oświadczenia na takiej zwrotce.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data wynikająca ze skanu dokumentu, którym dysponuje kurier.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie wydruk skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w przesyłce kurierskiej wysłanej do kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

6. Za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierska dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście. Zwrotka powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do złożenia oświadczenia na takiej zwrotce.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data wynikająca z oryginalnej kopii dokumentu kuriera. Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie oryginalna kopia dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w przesyłce kurierskiej wysłanej do kontrahenta i będzie ona przechowywana w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

7. Drogą elektroniczną przez potwierdzenie w systemie sprzedaży spółki, że klient otrzymał fakturę korygującą. Takie potwierdzenie odbywać się będzie przez rejestrację w systemie sprzedażowym należącym do Spółki i działającym na zlecenie spółki na serwerze zlokalizowanym u profesjonalnego dostawcy usług komputerowych poza granicami Polski.

System sprzedażowy będzie monitorować informacje o wysłanych dokumentach zgodnie z poniższą procedurą:

  1. System e-invoice wysyła faktury przy pomocy poczty elektronicznej.
  2. W każdym mailu umieszczany jest unikalny link z obrazkiem.
  3. Po wysłaniu maila, system rejestruje ten fakt -> faktura otrzymuje status „invoice delivered/sent”.
  4. Klient odbierając wiadomość, powinien kliknąć na link z obrazkiem umieszczonym w wiadomości.
  5. Po kliknięciu przez klienta, następuje połączenie z systemem e-invoice -> faktura otrzymuje status „invoice received”.

Spółka nie będzie przechowywać emaili, które mogą być wysyłane przez klientów w formie auto-odpowiedzi, ponieważ pojawienie się w systemie statusu „received” będzie dokonywane przez połączenie elektroniczne z systemem sprzedażowym z adresu emailowego klienta spółki.

f. Jeżeli kiedy klient z różnych względów nie połączy się z systemem sprzedaży, wówczas system umożliwi manualne potwierdzenie otrzymania faktur korygujących na podstawie zewnętrznego dowodu wskazanego w poprzednich punktach (od 1. do 6.) tego zapytania, po dokonaniu manualnej zmiany w systemie na pojawi się status „manually received”.

System będzie zapewniał przechowywanie informacji o dacie zmiany statusu „received” przez okres 7 lat.

Data otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące: data, w której dochodzi do zmiany statusu w systemie na „received”. W przypadku, kiedy klient z różnych względów nie połączy się z systemem sprzedaży, wówczas system umożliwi manualne wprowadzenie daty na podstawie zewnętrznego dowodu wskazanego w poprzednich punktach (od 1. do 6.) tego zapytania.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie wydruk z systemu przechowującego informacje o statusie otrzymania dokumentu („received”) kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Dowód ten będzie przesyłany z adresu poczty email wskazanego w dokumencie potwierdzającego zgodę klienta na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

Jeżeli klient z różnych względów nie połączy się z systemem sprzedaży, wówczas za dowód otrzymania Spółka uzna jeden z dowodów wskazanych w poprzednich punktach (od 1. do 6.) tego zapytania.

Ad. 2.

W przypadku otrzymania przez spółkę kilkukrotnego potwierdzenia otrzymania faktur korygujących, przyjmowana będzie najwcześniejsza z dat dostarczenia potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów.

Ad. 3.

Zdaniem Spółki dokumentacja (w tym otrzymana pocztą email bez podpisu elektronicznego) będąca podstawą do wystawienia faktur korygujących:

  1. zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienie obrotów będących podstawą wystawienia bonusów w formie faktur korygujących;
  2. zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zawierające obniżenie cen;
  3. zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zwrotów wadliwych produktów;
  4. zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zwrotów niewykorzystanych części;
  5. rozliczenie faktur korygujących w ramach kompensaty;
  6. uwzględnienie faktury korygującej na potwierdzeniu sald;

może służyć jako dowód dokumentacyjny, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, w razie bezskutecznej próby otrzymania potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahenta mimo udokumentowanej próby ich doręczenia.

Bezskuteczna próba potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahenta, będzie dokumentowana:

  1. za pomocą wydrukowanej informacji z systemu usługodawcy pocztowego (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych), że klient nie odebrał przesyłki pocztowej, albo
  2. za pomocą oryginału zwróconej korespondencji (koperta z informacją o braku możliwości doręczenia na adres wskazany w aktualnym KRS na moment wysłania listu poleconego)
  3. za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient nie odebrał przesyłki kurierskiej, albo
  4. za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient nie odebrał przesyłki kurierskiej.

Ad. 4.

Zdaniem Spółki dowody wskazane w niniejszym zapytaniu należy przechowywać przez 7 lat od momentu otrzymania dowodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za:

  • prawidłowe w zakresie sposobu potwierdzania otrzymania przez nabywców faktur korygujących (pyt. 1 i pyt. 2);
  • prawidłowe w zakresie rodzaju dokumentacji w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktur korygujących (pyt. 3);
  • nieprawidłowe w zakresie okresu przechowywania dowodów (pyt. 4).

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W świetle art. 29a ust. 10 ustawy podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

  1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
  2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
  3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
  4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W myśl art. 29a ust. 13 ustawy w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Według art. 29a ust. 14 ustawy przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Z treści art. 29a ust. 15 ustawy wynika, że warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku:

  1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
  2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
  3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
  4. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Stosownie do art. 29a ust. 16 ustawy, w przypadku, o którym mowa w ust. 15 pkt 4, obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w ust. 15 pkt 4.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
  4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Przepis art. 106j ust. 2 ustawy stanowi, że faktura korygująca powinna zawierać:

  1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
  3. numer kolejny oraz datę jej wystawienia; dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
    2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
  4. przyczynę korekty;
  5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
  6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jak wynika z art. 106j ust. 3 ustawy, w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której mowa w ust. 2:

  1. powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
  2. może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Należy zauważyć, że ww. przytoczone regulacje prawne stanowią, że kwoty, o które zmniejsza się podstawę opodatkowania oraz podatku należnego muszą zostać udokumentowane fakturą korygującą. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę powoduje akceptację zmiany wartości zawartych na fakturze i daje prawo do takiego obniżenia. Należy podkreślić, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania u dostawcy.

Ponadto faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Uregulowania zawarte w ustawie mają na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy towarów i usług.

Konieczność posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej potwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Kraft Food Polska S.A. W wyroku tym Trybunał orzekł, że „wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług mieści się w pojęciu warunków, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11.12.2006 s. 1, z późn. zm.). Zasady neutralności podatku od wartości dodanej oraz proporcjonalności co do zasady nie sprzeciwiają się takiemu wymogowi.”

W odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy wyrażonych w pytaniu nr 1, dotyczących akceptowalnych form potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę należy wskazać, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie zawierają wymogów dotyczących konkretnej formy takiego potwierdzenia. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Wachlarz potencjalnie akceptowalnych form potwierdzenia otrzymania korekty faktury stwarza pole i możliwość do rozróżnienia konkretnych sytuacji, w których z punktu widzenia zasad prawa wspólnotowego należałoby uznać, że podatnik zachował prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i należnego podatku, bądź tego prawa nie ma.

Wobec powyższego przedstawione przez Wnioskodawcę formy potwierdzeń odbioru faktur korygujących:

  • pocztą email ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).
  • pocztą email ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu;
  • za pomocą faksu, z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii);
  • za pomocą „zwrotki” przy wysyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) dołączonej do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście;
  • za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście;
  • za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście;
  • drogą elektroniczną przez potwierdzenie w systemie sprzedaży spółki, że klient otrzymał fakturę korygującą;

- spełniają warunek posiadania przez Wnioskodawcę potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę przewidziany w art. 29a ust. 13 ustawy i w rezultacie uprawniają Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego o kwoty wynikające z faktury korygującej.

W odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy sformułowanych w pytaniu 2, dotyczącym określenia, która z dat dostarczenia potwierdzenia otrzymania faktury korygujących jest prawidłowa tut. Organ wyjaśnia, że przepisy ustawy przewidują prawo do zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy pod warunkiem otrzymania przed terminem złożenia deklaracji potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

Zatem w przypadku gdy podatnik dysponuje potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, ma prawo do zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym to potwierdzenie otrzymano.

W przypadku, gdy Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie otrzymania faktur korygujących przez nabywcę kilkukrotnie, zgodzić należy się ze Spółką, że kontekście prawa do obniżenia podatku należnego, istotna jest wyłącznie najwcześniejsza z dat dostarczenia potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów.

W odniesieniu do pytania nr 3 w zakresie rodzaju dokumentacji uprawniającej do prawa do zmniejszenia podatku należnego w przypadku braku potwierdzenia faktury korygującej przez nabywcę, należy wskazać, że z art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy wynika, że wymogu posiadania potwierdzeń odbioru faktury korygującej nie stosuje się w przypadku gdy uzyskanie potwierdzenia nie jest możliwe mimo udokumentowanych prób dostarczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru posiada wiedzę, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Powyższa regulacja stanowi realizację tez cyt. wyżej wyroku TSUE C-588/10. W wyroku tym stwierdzono: „Jeżeli uzyskanie - w rozsądnym terminie - przez dostawcę towarów lub usług zwrotu nadwyżki podatku VAT uiszczonej na rzecz organów podatkowych na podstawie pierwotnej faktury jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione ze względu na warunek sporny w postępowaniu krajowym, to zasady neutralności podatku VAT i proporcjonalności wymagają, by dane państwo członkowskie umożliwiło podatnikowi wykazanie przed organami podatkowymi przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. W tym celu mogą posłużyć kopie korekty faktury i pisma z przypomnieniem skierowane do nabywcy towarów lub usług celem wysłania potwierdzenia odbioru oraz (...) dowody zapłaty lub przedłożenie dokumentów księgowych umożliwiających określenie kwoty rzeczywiście zapłaconej na rzecz podatnika z tytułu danej transakcji przez nabywce towarów lub usług”.

Zatem z wniosków płynących z przytoczonego orzeczenia wyraźnie wynika, że podatnik winien podejmować działania mające na celu uzyskanie potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury korygującej. Dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to Wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.

W uzasadnieniu własnego stanowiska Wnioskodawca wskazał dokumentację, jaka w jego ocenie może służyć jako dowód, że nabywca towaru lub usługobiorca dysponuje wiedzą, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, mianowicie: zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienie obrotów będących podstawą wystawienia bonusów w formie faktur korygujących; zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zawierające obniżenie cen; zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zwrotów wadliwych produktów; zaakceptowane przez pracowników Spółki i pracowników kontrahenta zgodnie z przyjętą linią akceptacji zestawienia zwrotów niewykorzystanych części; rozliczenie faktur korygujących w ramach kompensaty; uwzględnienie faktury korygującej na potwierdzeniu sald.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że bezskuteczna próba potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahenta będzie dokumentowana za pomocą wydrukowanej informacji z systemu usługodawcy pocztowego (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych), że klient nie odebrał przesyłki pocztowej, albo za pomocą oryginału zwróconej korespondencji (koperta z informacją o braku możliwości doręczenia na adres wskazany w aktualnym KRS na moment wysłania listu poleconego); za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient nie odebrał przesyłki kurierskiej albo za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, ze klient nie odebrał przesyłki kurierskiej.

Należy wskazać, że powołane przepisy oraz orzeczenie TSUE nie wskazują jaką dokumentację należy posiadać, aby potwierdzała ona dochowanie należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca posiada wiedzę w zakresie wystawionej faktury korygującej. Dopuszczalne są zatem wszelkie formy, które jednoznacznie będą potwierdzały te okoliczności.

W świetle art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej - za dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zgodnie z treścią art. 14h Ordynacji podatkowej w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 126, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165 § 3b, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. Zatem nie stosuje się przepisów rozdziału 11 - Dowody - działu IV Ordynacji podatkowej.

Uwypuklenia wymaga fakt, że ciężar odpowiedzialności w zakresie wykazania ww. okoliczności uzasadniających obniżenie podatku należnego spoczywa na podatniku. Posiadane przez podatnika dokumenty i dowody mają potwierdzić określony stan faktyczny. Weryfikacja jednak zgodności informacji zgromadzonej dokumentacji, w tym dokumentów wymienionych przez Wnioskodawcę, potwierdzających spełnienie warunków wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiających obniżenie podatku należnego bez posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, a zatem ocena dowodów przedłożonych w sprawie będzie dokonywana w ramach postępowania podatkowego i kontrolnego.

W konsekwencji należy wskazać, że przepisy podatkowe nie narzucają środków dowodowych dla wykazania określonej okoliczności faktycznej. Tym samym jako dowód może służyć dokumentacja opisana przez Wnioskodawcę w uzasadnieniu własnego stanowiska.

Zatem w przypadku, gdy w wyjątkowych sytuacjach, tj. nabywca nie odbiera korespondencji papierowej, mimo doręczenia na adres wskazany w aktualnym KRS, Wnioskodawca mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nie będzie posiadał potwierdzenia odbioru faktury korygującej, jednakże z posiadanej dokumentacji wynikać będzie, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania.

W odniesieniu do okresu przechowywania dowodów wskazanych w niniejszym wniosku należy wskazać, że stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem dowody wskazane w niniejszym wniosku Wnioskodawca jest obowiązany przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 - rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, że tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Postępowanie o udzielenie interpretacji ma zaś na celu wyjaśnienie wątpliwości co do sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego do określonego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, co do którego można wydać interpretację indywidualną. Należy podkreślić, iż w postępowaniu tym organ może opierać się jedynie na brzmieniu przepisów i nie może prowadzić postępowania dowodowego, które prowadzone może być jedynie w postępowaniu podatkowym, w którym możliwa jest jednoznaczna ocena czy posiadane przez Wnioskodawcę dowody świadczą o tym, iż dochował należytej staranności w celu otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez adresata.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 12 sierpnia 2014 r., sygn. IPPP1/443-575/14-2/AS - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Hasła tematyczne: faktury korygujące, podstawa opodatkowania, potwierdzenie odbioru, przechowywanie dokumentów

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...