Składki ZUS: Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych

W sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. System ten, w odróżnieniu od tego przybierającego postać zwrotu zryczałtowanych kosztów, nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów - wyjaśnił ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku
Gdańsk, dnia 28 listopada 2014 r.
Sygn. DI 100000/43/1349/2014/

DECYZJA NR 448.

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 672 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za nieprawidłowe stanowisko zawarte we wniosku Pana ... prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą ... w ... złożonym w dniu 13 listopada 2014 r., dotyczącym podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

UZASADNIENIE

Dnia 13 listopada 2014 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę ... prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą ... w ... o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Wnioskodawca wskazał w treści wniosku o wydanie interpretacji, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług pocztowych zatrudnia pracowników/listonoszy, którzy na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych, korzystają z własnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Obecnie Wnioskodawca ma zamiar na podstawie powołanych umów pokrywać pracownikom koszty użycia do celów służbowych ich pojazdy do limitu 3000 km miesięcznie i według stawki za 1 kilometr 0,8358 zł dla pojazdów, których pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3 i 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3. Wartość zwrotu kosztów wykorzystywania pojazdu prywatnego pracownika do celów służbowych stanowić będzie przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 PDOF. Przychód ten jednak zdaniem wnioskodawcy będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 PDOF. W celu uchylenia wątpliwości w tym zakresie wnioskodawca ma zamiar zwrócić się do Ministra Finansów o wydanie indywidualnej interpretacji. Ilość faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów będzie dokumentowana w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

We własnym stanowisku w sprawie przedsiębiorca wskazuje, iż jego zdaniem w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do celów służbowych, zwrot kosztów według kilometrówki jest wolny od składek ZUS, do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, tj. do kwoty 0,8358 zł lub 0,5214 zł za kilometr i do limitu 3000 km.

Przedsiębiorca podkreśla, że zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z § 1 i § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu -określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść powołanych norm wskazuje m.in., że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy:

1. do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
2. do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, (kilometrówka).

Wnioskodawca ogranicza swoje zapytanie do tzw. kilometrówki, nie dokonując przy tym analizy ryczałtu pieniężnego. Przepisami regulującymi stawki za 1 km przebiegu pojazdu jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z §2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3, 0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3.

W związku z powyższym w przypadku wyboru kilometrówki, zwolnienie od składek ZUS zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy ograniczony jest, w opinii wnioskodawcy, tylko:

1. udokumentowaniem przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych,
2. maksymalną stawką za 1 km przebiegu samochodu osobowego wskazaną w § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Na zwolnienie od składek ZUS nie ma natomiast znaczenia zawarcie umowy cywilnoprawnej, czy też miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, gdyż zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, co oznacza, że odesłanie następuje, tylko co do stawek, a nie co do limitu kilometrów, czy też rodzaju zawartej umowy.

Reasumując wnioskodawca wskazuje, że wykorzystywanie pojazdu prywatnego przez pracownika do celów służbowych, według kilometrówki jest wolne od składek ZUS, do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, tj. do kwoty 0,8358 zł lub 0,5214zł za kilometr i do miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez strony.

Przedsiębiorca wnosi o potwierdzenie swojego stanowiska.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Stanowisko przedsiębiorcy zawarte we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji uznać należy za nieprawidłowe.

W myśl art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie.

Doprecyzowanie zakresu przedmiotowego spraw, w których przedsiębiorca może żądać od Zakładu wydania pisemnej interpretacji nastąpiło w art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. Zgodnie z tym przepisem Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie faktycznym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania organ nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechania przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez niego danego przepisu.

Odnosząc się do problematyki podniesionej w treści wniosku o wydanie pisemnej interpretacji wskazać należy, iż zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Zgodnie z § 1 i § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, późn. zm.) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników i osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepisami regulującymi kwoty ryczałtów z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

W myśl § 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracownikiem a pracodawcą, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w przepisach rozporządzenia.

W myśl zaś § 2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

• 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3,
• 0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3.

Z przepisów przywołanego rozporządzenia wynika, że pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędącego własnością pracodawcy bądź to : 1) w formie miesięcznego ryczałtu - w wysokości wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne; bądź też 2) na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu).

W sytuacji gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. System ten, w odróżnieniu od tego przybierającego postać zwrotu zryczałtowanych kosztów, nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów.

Wyłączenie wartości zwrotu takich należności z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe możliwe jest więc wówczas gdy:

• używanie pojazdu samochodowego przez pracownika (nie należącego do pracodawcy) wykonywane jest wyłącznie w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy;
• wysokość zwrotu nie przekracza kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z uwzględnieniem liczby faktycznie przejechanych kilometrów;
• przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji pojazdu prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• u pracodawcy nie obowiązuje system zwrotu poniesionych kosztów w formie ryczałtu.

W związku z tym, iż w ocenie przedsiębiorcy możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwoty zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), ograniczona jest limitem stawki 0,8358 zł lub 0,5214 zł za kilometr oraz limitem 3000 km uznać należy, iż stanowisko to nie jest prawidłowe. Zwrócić bowiem należy uwagę na to, iż przepis § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie zakłada limitu 3000 km. Limity kilometrów przebiegu pojazdu znajdują zastosowanie jednie w odniesieniu do tych sytuacji, gdy pracodawca wybiera metodę zryczałtowanego zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika. W sytuacji zaś, gdy zwrot kosztów następuje na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych, przez pracownika kilometrów (na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) brak jest maksymalnego limitu kilometrów przebiegu pojazdu.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Pouczenie

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do właściwego Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w ...

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzje łub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.