Składki ZUS: Ryczałt na dojazdy prywatnym samochodem do pracy

Składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu jaki pracownik uzyskuje korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub transportu organizowanego przez pracodawcę. Zatem, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie można wyłączyć (tj. za korzyść materialną nie może być uważany) ryczałt pieniężny jaki pracownik otrzymuje celem zrekompensowania kosztów dojazdu do pracy i z pracy prywatnym środkiem transportu.

Spółka zamierza wypłacać pracownikom ryczałtowe świadczenia pieniężne z tytułu dojazdów z domu do pracy i z pracy do domu własnymi środkami transportu (dalej jako „ryczałty”). Zasady wypłaty ryczałtów zostaną określone w wewnętrznym regulaminie wynagradzania. Ryczałty mają przysługiwać wszystkim pracownikom nieposiadającym samochodów służbowych, które za zgodą spółki mogą być wykorzystywane również do celów prywatnych, a w konsekwencji muszą dojeżdżać do pracy i z pracy na koszt własny. W przypadku osób dojeżdżających jednym samochodem (np. małżeństwa lub rodzeństwa) będzie przysługiwał tylko jeden ryczałt na samochód.

Wartość dziennego ryczałtu będzie kalkulowana jako iloczyn stawki za km wynoszącej 0,8358 PLN oraz dwukrotności liczby kilometrów pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy. Jednocześnie spółka zamierza określić limit dojazdu w jedną stronę na 40 km. A zatem,jeżeli pracownik posiada miejsce zamieszkania w odległości mniejszej niż 40 km od miejsca wykonywania pracy, będzie otrzymywał kwotę ryczałtu obliczoną przy uwzględnieniu faktycznej odległości. W przypadku natomiast, gdy odległość między miejscem zamieszkania a miejscem pracy będzie przekraczała 40 km, ryczałt będzie obliczony z uwzględnieniem maksymalnej ilości 40 km. Odległość między miejscem pracy, a miejscem zamieszkania pracownika będzie określana przez spółkę przy pomocy aplikacji google maps, z wykorzystaniem opcji „najkrótsza trasa". Ryczałty będą przysługiwały pracownikom za każdy dzień faktycznej obecności w miejscu pracy. Nie będą naliczane za dni urlopowe, święta, dni przebywania na chorobowym oraz za dni pracy zdalnej. Ryczałty będą wypłacane pracownikom raz w miesiącu, razem z wynagrodzeniem za pracę.

We wniosku o interpretację spółka zadała pytanie: czy wypłacane pracownikom ww. ryczałty za dojazdy do pracy i z pracy własnymi środkami transportu, będą podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W ocenie spółki - tak.

ZUS nie zgodził się ze spółką:

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zgodnie zaś z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Należy mieć jednak na uwadze, iż wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, określonych kategorii przychodów zawarte w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi wyjątek od ogólnej zasady, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód, dlatego też przepisy te muszą być interpretowane ściśle.

Istotnym jest również to, że ustawodawca w wyżej cytowanym rozporządzeniu szczegółowo różnicuje przychody, które podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli więc racjonalny ustawodawca określił szczegółowo katalog zróżnicowanych świadczeń, które podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, to dlatego, że świadczenia te mają odmienny od siebie charakter i przyznawane są w odmiennych okolicznościach. O wyłączeniu określonego świadczenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie stosownego przepisu ww. rozporządzenia decyduję więc charakter tego świadczenia.

W przeciwnym wypadku dochodziłoby do sytuacji, gdzie dowolne świadczenie podlegałoby wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na podstawie dowolnego przepisu.

Zgodnie z przywołanym przez wnioskodawcę § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Z literalnego brzmienia § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia wynika, iż z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne korzystają jedynie te przychody, które:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych, niż detaliczne lub formę usługi).

W świetle powyższego składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Pracownik uzyska efekt, o którym mowa w przepisie rozporządzenia wówczas, gdy pracodawca dokona zakupu towarów, przedmiotów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik zobowiązany byłby w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr. Jednakże trzeba zauważyć, iż ww. przepis § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia posługuje się sformułowaniem niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, dlatego też nie każde świadczenie może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w oparciu o ten przepis.

Jak wynika z treści wniosku spółka zamierza wypłacać pracownikom ryczałtowe świadczenia pieniężne z tytułu dojazdów z domu do pracy i z pracy do domu własnymi środkami transportu.

Wynika z tego, iż pracownicy spółki otrzymywać będą ekwiwalent pieniężny, który jako świadczenie o charakterze pieniężnym nie może korzystać zgodnie z dyspozycją treści § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Ponadto, na podstawie powołanego przepisu rozporządzenia, składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu jaki pracownik uzyskuje korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub transportu organizowanego przez pracodawcę. Na podstawie powołanego przepisu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie można wyłączyć (tj. za korzyść materialną nie może być uważany) ryczałt pieniężny jaki pracownik otrzymuje celem zrekompensowania kosztów dojazdu do pracy i z pracy prywatnym środkiem transportu.

W świetle powyższego stanowisko przedsiębiorcy wskazujące, iż ryczałty pieniężne za dojazdy do pracy i z pracy prywatnymi środkami transportu, które zamierza wypłacać pracownikom, nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w myśl § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie można uznać za prawidłowe.

(Interpretacja indywidualna z 8 kwietnia 2021 r., sygn. DI/100000/43/99/2021, decyzja nr 172 - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku)

Redakcja podatki.biz