Składki ZUS od wypłacanego pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Pracodawca nie opłaca składek od ekwiwalentu, czyli od równowartości faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży. Jeśli natomiast pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem.

We wniosku o wydanie interpretacji przedsiębiorca wskazał, że zgodnie z art. 237(9) Kodeksu pracy, pracownikom przydzielane są nieodpłatnie odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Ze względu na brak zapewnienia przez pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej, czynności te wykonywane są przez samych pracowników. Z tego tytułu wypłacany jest pracownikom ekwiwalent pieniężny, który stanowi rekompensatę poniesionych kosztów. Wysokość ekwiwalentu jest stała i przypisana konkretnym stanowiskom pracownikom zatrudnionym w magazynie. Zasady wypłacania ekwiwalentu ujęte są w regulaminie pracy. Za czynność prania i konserwowania odzieży przez pracownika wypłacany jest ekwiwalent w kwocie ... zł brutto za każdy miesiąc, w którym pracownik przepracował (pozostawał w stosunku pracy) chociaż jeden dzień, niezależnie od wymiaru i etatu zatrudnienia.

Przedsiębiorca chciał wiedzieć czy wartość ekwiwalentu pieniężnego stanowiącego rekompensatę poniesionych kosztów prania odzieży roboczej jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jego zdaniem, ekwiwalent ten nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu a tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie zgodził się z przedsiębiorcą. W wydanej interpretacji stwierdził:

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulują przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe(t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

W myśl natomiast art. 237(9) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.) - Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (§ 1). Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (§ 2). Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (§ 3).

Z powyższego wynika, że pracodawca nie opłaca składek od ekwiwalentu, czyli od równowartości faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży. Jeśli natomiast pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem. Zgodnie z językową wykładnią pod pojęciem „ekwiwalent” należy rozumieć „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy”, „rzecz równą innej wartością”. Ponadto, zgodnie ze słownikową definicją, „ryczałt” jest to „kwota o ustalonej z góry wysokości przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje”.

Ekwiwalent nie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli pracodawca ustalił go w kwocie, która odpowiada:

• rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach - w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;
• kwocie wskazanej na rachunku z pralni przedkładanego pracodawcy;
• skalkulowanym wydatkom za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużyte sprzętu - w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Przedsiębiorca wyraził stanowisko, iż ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom, z tytułu rekompensaty poniesionych kosztów prania odzieży roboczej nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu a tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. ZUS takiego stanowiska nie podzielił. Ustalony dla pracowników w równej kwocie ...  zł ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów prania odzieży poniesionych przez pracownika.

(Interpretacja indywidualna z 3 marca 2021 r., sygn. WPI/200000/43/118/2021 (decyzja nr 118/2021) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie)

Redakcja podatki.biz