Składki na ubezpieczenie OC komunikacyjne w PKPiR

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujęciu podlegają koszty uzyskania przychodu poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W firmach, w których na potrzeby działalności użytkowane są pojazdy samochodowe, jednym z takich kosztów jest obowiązkowe ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych. 

Zasady ewidencjonowania zdarzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie pkpir). Przepisy rozporządzenia określają katalog dokumentów, które mogą stanowić podstawę do zaksięgowania kosztu. Jednym z nich jest polisa. Dokument ten spełnia warunki określone w § 12 ust. 3 pkt 2 w związku z § 13 pkt 5 rozporządzenia pkpir.

Zgodnie z przepisami podstawą zapisów w księdze są dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, tj. dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Pojazdy ujęte w ewidencji środków trwałych

Kwoty wynikające z polisy ubezpieczeniowej powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 Pozostałe wydatki. W kolumnie tej zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia ujmuje się tzw. pozostałe koszty, czyli wydatki inne niż zakup towarów i materiałów, koszty uboczne zakupu czy koszty wynagrodzeń.

Wydatek powinien być ujęty w księdze w dacie wystawienia polisy bez względu na to, czy polisa jest w tym dniu uregulowana, czy też nie, a także bez względu na to, czy płatność ubezpieczenia będzie realizowana w ratach czy też jednorazowo. Również bez znaczenia jest fakt, na jaki okres została zawarta umowa ubezpieczenia. Innymi słowy, wydatek nie powinien być księgowany w dacie faktycznej zapłaty ubezpieczenia OC.

Przypomnijmy, że w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty można ewidencjonować w oparciu o dwie metody: uproszczoną i memoriałową. Przedsiębiorcy, którzy wybrali uproszczoną metodę ewidencjonowania kosztów, stosują art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Koszt podatkowy powstaje w tym przypadku w dacie wystawienia dokumentu. Uregulowanie zapłaty pozostaje tu bez znaczenia. Zgodnie bowiem z art. 22b ust 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Powyższe potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPB1-1.4511.296.2016.2.AN. W interpretacji czytamy, że podatnik:

(...) może rozpoznać koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie wystawienia polisy lub w dacie zawarcia polisy (w przypadku gdy polisa ubezpieczeniowa nie zawiera daty wystawienia polisy) oraz może do jednorazowego rozpoznania kosztów uzyskania przychodów zaliczyć w całości roczną składkę ubezpieczeniową w dacie wystawienia (zawarcia) polisy, niezależnie od tego, że płatność za polisę ubezpieczeniową nastąpi w ratach.

Pojazdy użytkowane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

W odniesieniu do samochodów, które są użytkowane w prowadzonej działalności gospodarczej, ale nie są środkami trwałymi – koszty ubezpieczenia OC rozliczane będą według tzw. kilometrówki.

Stosowane będą w tym przypadku przepisy z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Zgodnie z cytowanym przepisem w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku pojazdów, których podatkowe koszty eksploatacji rozliczane są w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu – dokument polisy stanowi podstawę wpisu do prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatek nie podlega ujęciu bezpośrednio w księdze. W praktyce księgowanie będzie polegało na ujęciu polisy w miesięcznym zestawieniu poniesionych wydatków. Koszty ubezpieczenia będą podlegały sumowaniu z innymi wydatkami eksploatacyjnymi, takimi jak paliwo, zakup części, naprawy itp. Finalnie w podatkowej księdze będzie zaksięgowana taka część wydatków, jaka odpowiada limitowi kilometrówki.

Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, czyli kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Dokumentem księgowym, który podlega ujęciu w księdze, jest miesięczne zestawienie poniesionych wydatków. Zestawienie podlega ujęciu w księdze po zakończeniu miesiąca. Jako datę zdarzenia gospodarczego należy podać ostatni dzień danego miesiąca, za który sporządzane jest zestawienie.

Red.