Składanie dokumentów finansowych – zmiany dotyczące digitalizacji

W połowie marca br. wprowadzono obowiązek składania przez internet do sądu rejestrowego kompletu elektronicznych dokumentów dotyczących zamknięcia roku obrotowego. Wcześniej trzeba było składać papierowe dokumenty oryginałów. Jak tłumaczą eksperci firmy doradczej PwC, zmiana ta wiąże się z kilkoma nowościami istotnymi dla spółek.

Obowiązek składania dokumentów przez internet dotyczy przede wszystkim standardowych dokumentów, w tym m.in. sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności oraz odpisów uchwał. Równocześnie jednak spółki mają składać oświadczenia, że składane dokumenty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości.

Bez zmian pozostały zasady podpisywania papierowych egzemplarzy poszczególnych dokumentów.

Zgodnie z przepisami wprowadzonymi 15 marca br., podpisane w tradycyjny sposób dokumenty trzeba zeskanować i wgrać do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości. Co istotne, dokumenty przesłać powinien tzw. e-reprezentant, czyli osoba fizyczna działająca w imieniu danej spółki, której dane (obowiązkowo PESEL) ujawniane są w rejestrze przedsiębiorców KRS.

„Poprawne wgranie dokumentów wymaga utworzenia przez co najmniej jednego e-reprezentanta indywidualnego konta w tym systemie. W tym celu, e-reprezentant musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP” – wskazują eksperci PwC.

Z początkiem października 2018 r. wejdą w życie kolejne zmiany. Następny etap digitalizacji procesu zakłada, że wszyscy członkowie zarządu danej spółki będą musieli m.in. posiadać e-podpis albo podpis ePUAP.

Zmiany wprowadziła ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398).

Nowe przepisy weszły w życie 15 marca 2018 r.

Z nowelizacją można się zapoznać tutaj.

mp