Skan faktury VAT jako dowód księgowy

Obecnie dopuszcza się otrzymywanie faktur w formie obrazu (np. w formacie PDF), które mają postać skanu. Taka forma otrzymania dokumentu zakupu jest równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej jeżeli zostaną zachowane warunki wymienione w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług, tj. zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Zagadnienie dowodów księgowych uregulowane zostało w art. 20 oraz 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z powyższymi przepisami podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe, będące potwierdzeniem dokonanej operacji gospodarczej. Dowody te dzielą się na dwie kategorie, a mianowicie dowody zewnętrzne, czyli takie które jednostka otrzymała oraz wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z ww. ustawą, księgi rachunkowe, opierające się na wpisywanych do nich dowodach księgowych, powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Transakcje natomiast muszą zostać udokumentowane dowodami księgowymi rzetelnymi, które są z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

Regulacje ustawy o rachunkowości są ograniczone w zakresie podmiotowym do jednostek gospodarczych, które osiągnęły obrót powyżej określonego pułapu. Jednakże odpowiadające im rozwiązania w zakresie dowodów księgowych, ich ewidencjonowania zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zatem stwierdzić należy, iż regulacje te mają charakter powszechny.

Pojęcie „skan faktury” nie zostało przez ustawodawcę użyte w regulacjach ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jej art. 106m mówi natomiast o autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tego rodzaju dokumentu. Zadanie zapewnienia jej tych cech spoczywa na podatniku. Ustawodawca nie wskazuje jakimi sposobami ma on zapewnić osiągnięcie tego celu.

Przykład
Podatnik otrzymał od kontrahenta fakturę w formie zeskanowanego pierwotnego dokumentu. Strony nie uzgadniały, iż tego rodzaju dokumenty traktować będą jak fakturę elektroniczną, które zgodnie z art. 106n ustawy o VAT wymagają akceptacji odbiorcy.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy bądź wystawcy faktury. Integralność natomiast jest to stan, który oznacza że na fakturze nie zmieniono danych, które powinien zawierać tego rodzaju dokument.

Jeżeli zatem podatnik zapewnić ma aby otrzymana przez niego faktura spełniała tego rodzaju wymogi ma prawo do skorzystania ze swego podstawowego prawa. Ma możliwość odliczenia naliczonego w niej podatku. Musi jednak wziąć pod uwagę za...