Samofakturowanie. Jak numerować faktury?

Pytanie: Czy faktury self-billingowe wystawiane w imieniu i na rzecz spółki przez jej kontrahentów, posiadające numer kolejny nadany zgodnie z numeracją przyjętą przez kontrahenta spółki, będą spełniać wymóg, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?

Osobowa spółka prawa handlowego z siedzibą w Polsce, będąca podatnikiem VAT czynnym, rozważa możliwość dokonania zmiany dotychczasowych zasad wystawiania faktur, poprzez przejście na system samofakturowania (dalej również jako „self-billing”), w których to austriacki kontrahent spółki będzie wystawiać faktury w jej imieniu i na jej rzecz. Self-billing będzie odbywać się na mocy zawartej przez spółkę z jej kontrahentem umowy, w której zostanie określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106d ust. 1 ustawy, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

1. dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2. których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
3. dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b

- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Jak wskazuje wyżej wskazany przepis art. 106e ust. 1 pkt 2, 3 i 5 ustawy faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, na fakturze powinny znajdować się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b.

Z powyższych przepisów wynika, że faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Zachowanie powyższych założeń ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

Przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Zasadne jest więc sięgnięcie do języka potocznego, gdzie „kolejny” pojmowany jest jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny (Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362).

Chodzi zatem o to, by kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym. Tym samym prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Sformułowanie „numer kolejny” oznacza bowiem numer większy o jeden w stosunku do poprzedniego. Pogląd taki został także wyrażony w piśmiennictwie (por. też A. Bartosiewicz, R. Kubacki, VAT. Komentarz, 4 wydanie, LEX, s. 1108).

Zatem, w świetle art. 106e ustawy, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Zgodne bowiem z literalnym brzmieniem ww. przepisu, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery - według prowadzonej przez podatnika ewidencji.

Analizując przedstawione okoliczności sprawy w kontekście przepisów ustawy VAT należy stwierdzić, że każda faktura wystawiona w imieniu i na rzecz spółki przez kontrahenta na podstawie zawartej umowy w której zostanie określona procedura zatwierdzenia poszczególnych faktur powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. będący kolejnym numerem w ramach jednej lub więcej serii wystawianych faktur. Wystawienie faktury w systemie self-billingu odbywa się u nabywcy z tego też względu elementy faktury (takie jak kolejność numerów) powinny być określane przez wystawcę tego dokumentu, tj. nabywcę. Bowiem w takim przypadku nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowość wystawienia faktury. Nabywca stosuje swoją numerację faktur. Nie istnieje bowiem możliwość aby numeracja faktur była identyczna u wystawcy tych faktur i jednocześnie u sprzedawcy.

Zatem faktury selfbillingowe wystawiane w imieniu i na rzecz spółki przez jej kontrahentów posiadające numer kolejny nadany zgodnie z numeracją przyjętą przez kontrahenta Spółki, będą spełniać wymóg określony w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT i będą zgodne z ustawą o VAT.

(Interpretacja indywidualna z 10 października 2016 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach)

Red.