Samochód w leasingu a koszty uzyskania przychodów

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i ograniczenia kwoty kosztów z tytułu eksploatacji samochodów do limitu tzw. kilometrówki nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu.

Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 lutego 2016 r., nr ITPB1/4511-1230/15/PSZ.

Z przedstawionego we wniosku o jej wydanie stanu faktycznego wynikało, że podatnik–przedsiębiorca zawarł umowę leasingu operacyjnego, której przedmiotem jest samochód osobowy. Samochód miał być używany wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Zawarta umowa spełniała definicję ustawową leasingu operacyjnego i w związku z tym comiesięczna rata leasingowa pomniejszona o możliwy do odliczenia podatek VAT miała być uwzględniana w kosztach uzyskania przychodu działalności gospodarczej.

Podatnik miał jednak wątpliwości, jak rozliczyć wstępną opłatę leasingową oraz czy będzie miał obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w leasingu operacyjnym i kontrolować limit wydatków wynikający z tej ewidencji w zakresie wydatków z tytułu rat leasingowych.

Istota leasingu

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyjaśnił w pierwszej kolejności, że kwestie dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z umowami leasingu zostały przez ustawodawcę uregulowane w art. 23a–23l ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT).

Wskazał, że myśl art. 23a pkt 1 ustawy o PIT przez umowę leasingu rozumie się umowę nazwaną w Kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej finansującym, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej korzystającym, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Leasing jako źródło kosztów uzyskania przychodów

Z art. 23b ust. 1 ustawy o PIT wynika natomiast, że opłaty ustalone w umowie leasingu, ponoszone przez korzystającego w podstawowym okresie umowy z tytułu używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią przychód finansującego i odpowiednio koszt uzyskania przychodów korzystającego, jeżeli:

1. umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym nie jest osoba wymieniona w pkt 2, została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości;
2. umowa leasingu, w przypadku gdy korzystającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, została zawarta na czas oznaczony;
3. suma ustalonych opłat w umowie leasingu, o której mowa w pkt 1 lub 2, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, a w razie zawarcia przez finansującego następnej umowy leasingu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej będących uprzednio przedmiotem takiej umowy odpowiada co najmniej jego wartości rynkowej z dnia zawarcia następnej umowy leasingu.

Moment naliczenia kosztów

Jak wskazał organ podatkowy, powołany przepis ustawy o PIT nie precyzuje jednak, w którym momencie korzystający powinien zaliczyć opłaty związane z leasingiem do kosztów uzyskania przychodów. Zatem rozstrzygając tę kwestię należy brać pod uwagę ogólne zasady potrącania kosztów przez podatników prowadzących księgi rachunkowe, uregulowane w art. 22 ust. 4–5d ustawy o PIT.

Dyrektor Izby Skarbowej wyjaśnił zatem, że stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zasady te mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale, w każdym roku podatkowym, księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Opłata wstępna i raty leasingowe

Zdaniem organu podatkowego wstępna opłata leasingowa oraz poszczególne raty wynikające ze wskazanej we wniosku umowy są tzw. kosztami pośrednimi, nie można ich bowiem bezpośrednio powiązać z konkretnymi przychodami osiąganymi przez podatnika. Na podstawie art. 22 ust. 5c ustawy o PIT tego rodzaju koszty są zatem potrącane w dacie poniesienia, a jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy roku podatkowego, stanowią koszty uzyskania przychodu proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Dyrektor Izby Skarbowej podkreślił dodatkowo, że opłata wstępna ma charakter opłaty samoistnej, bezzwrotnej, nieprzypisanej do poszczególnych rat leasingowych, a poniesienie jej jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy leasingu. Opłata ta jest wydatkiem jednorazowym związanym z zawarciem umowy leasingu, a w konsekwencji i wydaniem samego przedmiotu leasingu. Z tych względów opłaty wstępnej nie można uznać za wydatek przekraczający rok podatkowy, wobec czego powinna ona zostać zaliczona do kosztów jednorazowo, bez konieczności rozliczania jej w czasie.

Reasumując, organ podatkowy potwierdził, że wydatki związane z uiszczeniem wstępnej opłaty leasingowej wynikającej z wystawionej faktury, powinny zostać zaewidencjonowane w kosztach uzyskania przychodów jednorazowo – w dacie ich poniesienia.

Zaznaczył dodatkowo, że zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Czy potrzebna ewidencja przebiegu pojazdu?

Odnosząc się natomiast do kwestii obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, organ podatkowy przypomniał, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Dyrektor Izby Skarbowej stwierdził jednak, że zasada ta nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu. Odnosząc się do stanu faktycznego, organ podatkowy uznał zatem, że zgodnie z art. 23 ust. 3b ustawy o PIT podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu ustalenia limitu wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki związane z eksploatacją pojazdu używanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem ich zgodnego z prawem udokumentowania. Do kosztów uzyskania przychodów, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, można zaliczyć również raty leasingowe.

Krzysztof Koślicki