Rozpoczęcie sprzedaży na aukcjach internetowych - jak dokumentować zakupy?

Pytanie: Mam zamiar zając się skupem od znajomych i ich znajomych niepotrzebnych im elementów wyposażenia, mebli, książek itp., i sprzedażą zakupionych przedmiotów na aukcjach internetowych. Rozliczać się będę najczęściej gotówką, nie będę miał wobec tego bankowego potwierdzenia przelewu za kupiony towar. W jaki sposób powinienem udokumentować te zakupy, żeby mieć koszty? Będę w pierwszym roku działalności płacił podatek wg. skali podatkowej i prowadził książkę przychodów i rozchodów.

Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów wiąże się z koniecznością spełnienia kilku różnych warunków, a część z nich musi być spełniona łącznie:

• wydatek musi być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

• wydatek nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• wydatek musi być właściwie udokumentowany.

Dokonując zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania pamiętajmy, że w razie sporu to my będziemy musieli wykazać, że wymienione przed chwilą warunki są spełnione. W przypadku zakupionych dla celów aukcyjnych przedmiotów pierwsze dwa warunki będą spełnione, a kolejnym, będącym konsekwencją konieczności prawidłowego udokumentowania wydatku, jest właściwe ewidencjonowanie wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR), którą zobowiązani są prowadzić przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych, nie prowadzący tzw. pełnej księgowości. Właściwe w tym przypadku oznacza zgodne z rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia PKPiR - i tam właśnie znajdziemy odpowiedź na zadanie pytanie.

Wśród dowodów księgowych, które spełniają wymogi rozporządzenia wymieniono:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. inne dowody, wymienione w par 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

   - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wspomniany par. 13 wskazuje jako dowody księgowe również:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

• dowody przesunięć;

• dowody opłat pocztowych i bankowych;

• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, które wymieniliśmy wyżej pod lit. a-d.

Par. 14 rozporządzenia pozwala z kolei na udokumentowanie zapisów w PKPiR, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), przez sporządzane we własnym zakresie dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Ale rozporządzenie wymienia ściśle ograniczony katalog wydatków, który można w ten sposób dokumentować. Do prawidłowego udokumentowania wydatku będziemy mogli użyć dowodów, dotyczących wyłącznie:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8. opłat sądowych i notarialnych;
9. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
10. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Wskazane przed chwilą przepisy dają więc przedsiębiorcy możliwość prawidłowego udokumentowania transakcji z osobą fizyczną praktycznie bez ograniczeń. Jeśli wydatek należy do katalogu wydatków wskazanych wyżej w punktach 1-10, udokumentujemy go dowodem wewnętrznym. W przeciwnym wypadku sporządzimy dokument, zawierający dane, które wymieniliśmy wyżej w punktach a-d. Tym dokumentem może być np. umowa, pokwitowanie opisujące transakcję, dowód przekazania towaru za opłatą itp., w razie potrzeby uzupełnione dokumentami towarzyszącymi, które mogą okazać się przydatne w razie ew. sporu z administracją podatkową.

Redakcja podatki.biz