18.12.2015

Święta za pasem. W większości biur stoją już choinki i inne okolicznościowe dekoracje. Warto pamiętać, że wydatki poniesione na wystrój firmy mogą być kosztem uzyskania przychodu. Trzeba jednak spełnić kilka warunków. 

Zaznaczmy na początek, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Identyczną zasadę wprowadza ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT).

Koszty uzyskania przychodów

Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Podkreślmy, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy.

Wyłączenie kosztów reprezentacji

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) do katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o CIT nie definiuje jednakże terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Zaznaczmy, że przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” – Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Wydatki na wystrój biur

W przypadku zakupu przez firmy kwiatów doniczkowych, ciętych, różnego rodzaju kompozycji kwiatowych, jak też elementów dekoracyjnych (np. bombek, stroików, choinek) w celu wystroju pomieszczeń biurowych trzeba odpowiedzieć na pytanie, czy wydatki te nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której dana firma prowadzi działalność. Jeśli nie, wydatki ponoszone przez firmę należy traktować jak koszty związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile oczywiście są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami.

Prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów potwierdzają liczne interpretacje podatkowe. Tytułem przykładu wskażmy pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 kwietnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-39/14/ESZ. Potwierdza ono, że wydatki poniesione na zakup dekoracji do poczekalni i recepcji mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 13 lutego 2008 r., nr ILPB3/423-235/07-2/MC, stwierdza, że wydatki na zakup kwiatów ciętych, dekoracji świątecznych i okolicznościowych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, mając na uwadze fakt, że wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów. Uznać zatem należy, że wydatki te nie wyczerpują wskazanej definicji reprezentacji. Potwierdza to również interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-253/09-2/KK.

Uwaga na wystawność choinki

Wskazany wyżej organ podatkowy zwrócił jednak uwagę, że gdyby okazało się, że kupione dekoracje przekraczają zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, są nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiają znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz są umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących firmę), wtedy zastosowanie znajdzie przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). W takim przypadku wydatki na wystawne dekoracje nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Z wydanych interpretacji podatkowych płynie ponadto wniosek, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem.

Trzeba także pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Przedsiębiorca, który prowadzi swoją działalność np. we własnym mieszkaniu, pracuje przy komputerze i nie zaprasza do domu żadnych klientów, wydatków na zakup choinki czy innych dekoracji z oczywistych względów nie powinien zaliczać do kosztów podatkowych.

Krzysztof Koślicki