Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku

Najbliższe szkolenia podatki.biz:

REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

19.10.2016

Rozliczanie kosztów podatkowych. Przechowywanie dokumentów kosztowych

Kwestia przechowywania faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej analizowana jest zazwyczaj z punktu widzenia przepisów o VAT i możliwości odliczenia podatku. Czy w taki sam sposób należy przechowywać dokumenty dla celów podatku dochodowego? Czy skan faktury jest podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów? Zobaczmy.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Dokumentowanie wydatków

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 6 października 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB, ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie do dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.

Wskazany przepis prawa nie określa sposobu, w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.

Wymagana ewidencja rachunkowa

Organ podatkowy podkreślił, że art. 9 ustawy o CIT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów, spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047).

Odwołanie do przepisów rachunkowych

Przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywanie faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Organ podatkowy wskazał, że art. 20, 21 i 22 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Wyjaśnił, że w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

  • zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
  • zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
  • wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie zaś do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Co więcej, w świetle art. 22 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Dowód księgowy również dokumentem podatkowym?

Jak potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej, z powyżej przywołanych regulacji prawnych wynika, że forma przechowywania faktur, rachunków i innych podobnych dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Zatem każdy wydatek poniesiony przez podatnika, spełniający łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika,
  • odzwierciedla rzeczywistość,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT,

będzie stanowił podstawę do zaliczenia w koszty uzyskania osiągniętych przez podatnika przychodów.

Zdaniem organu podatkowego niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.

Podsumowanie

Organ podatkowy przyznał rację podatnikowi, że wraz z rozwojem nowoczesnych technologii przesyłanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej stopniowo wypiera dotychczasową tradycyjną formę papierową. Jego zdaniem ta tendencja znajduje także odzwierciedlenie w polskim ustawodawstwie, czego przykładem mogą być przepisy o Jednolitym Pliku Kontrolnym. Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej w razie prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Skoro stosownie do treści powyższego przepisu organ podatkowy może żądać przekazania dokumentów w formie elektronicznej, to również nie ma uzasadnienia do tego, by dokumenty te podatnik musiał przechowywać w formie papierowej.

Krzysztof Koślicki

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz