Raporty fiskalne. Kto i kiedy musi je sporządzać?

Podatnicy mający obowiązek stosowania kas rejestrujących sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Zobaczmy, w jakich sytuacjach nie trzeba przygotowywać raportu.

Wyjaśnia to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2015 r., nr ITPP1/4512-92/15/AJ. Wątpliwości podatnika dotyczyły obowiązku sporządzania raportów fiskalnych w sytuacji, gdy w danym dniu lub miesiącu nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Obowiązek stosowania kas rejestrujących

Dyrektor Izby Skarbowej wyjaśnił w pierwszej kolejności, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 2 pkt 22).

Ewidencje i dokumenty fiskalne dla potrzeb VAT

Organ podatkowy wskazał, że kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej i dokumentów fiskalnych regulują aktualnie przepisy rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363).

Wyjaśnił, że zgodnie z przepisami rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny. Z kolei przez raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 19).

Raporty fiskalne w przepisach rozporządzenia

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 3 wskazanego wyżej rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, m.in. sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Stosownie zaś do § 6 ust. 1 pkt 4 podatnicy, prowadząc ewidencję, sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Organ podatkowy podkreślił, że podatnicy, prowadząc ewidencję, dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej. Mówi o tym § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia.

Liczy się sprzedaż

Zdaniem organu podatkowego obowiązek sporządzania fiskalnych raportów uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży podlegającej obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej. Raporty fiskalne dobowe są sporządzane po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i dokumentują obrót z tego tytułu oraz wskazują kwoty podatku należnego za daną dobę. Dyrektor Izby Skarbowej podkreślił, że brak sprzedaży oznacza, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową. Dane o sumarycznym obrocie zostaną wykazane w raporcie fiskalnym miesięcznym. Wobec powyższego nie ma potrzeby ani prawnego obowiązku sporządzania raportów dobowych w dniach, w których nie zaewidencjonowano żadnej sprzedaży na kasie rejestrującej.

Organ podatkowy dodał, że raporty fiskalne za okres miesięczny należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, jeżeli w miesiącu tym wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Podsumowując, podatnik nie ma obowiązku sporządzenia raportów fiskalnych dobowych w dniach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. Nie ma on także obowiązku sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych w miesiącach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jak podkreślił jednak organ podatkowy, w przypadku gdy w danym miesiącu podatnik dokona sprzedaży nawet w sytuacji, kiedy sprzedaż ta wystąpi sporadycznie – nie w każdym dniu miesiąca, to ma on obowiązek sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych za ten okres.

Jacek Kotowski