21.08.2012: Interpretacje podatkowe, interpelacje poselskie, wyjaśnienia MF

Raport ECOD jako potwierdzenie odbioru korekty faktury

Pytanie podatnika: Czy raport ECOD w postaci wydruku statusu transportowego ze strony internetowej ECOD lub zapisanie go w formacie „pdf”, generowanego przez system EDI, stanowi wystarczającą formę potwierdzenia, że kontrahent otrzymał korektę faktury i tym samym daje Spółce prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11.05.2012 r. (data wpływu 17.05.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania raportu ECOD generowanego przez system EDI za wystarczającą formę potwierdzenia odbioru faktury korygującej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17.05.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania raportu ECOD generowanego przez system EDI za wystarczającą formę potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka jest podmiotem prowadzącym na polskim rynku działalność hurtową w zakresie dystrybucji zabawek. Spółka dostarcza towary zarówno do hurtowni oraz sieci marketów. Spółka zamierza wystawiać, przesyłać i archiwizować faktury VAT w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej faktur, będzie zagwarantowana poprzez odpowiednie mechanizmy informatyczne zaimplementowane w systemie EDI (z ang. EDI - Electronic Data Interchange Elektroniczna Wymiana Danych, opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych - Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994.). Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana, jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. C. ECOD jako operator EDI udostępni Spółce platformę umożliwiającą kontrolę transmisji wymienianych dokumentów z partnerami handlowymi. C. ECOD zapewni stałą kontrolę przesyłanych dokumentów poprzez rejestrację w systemie odpowiedniego jego statusu m.in. potwierdzenia dostarczenia dokumentu do odbiorcy (kontrahenta). Możliwość sprawdzenia na bieżąco statusu danego dokumentu następować będzie poprzez zalogowanie się przez uprawionego pracownika Spółki na stronie internetowej C. ECOD. W praktyce zdarzać się będą z pewnością sytuacje, w których po dokonaniu sprzedaży i po wystawieniu faktury VAT w systemie elektronicznym, Spółka będzie musiała dokonać korekty wartości sprzedaży poprzez wystawienie faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania. Faktury korygujące mogą być np. wystawiane w następujących przypadkach:

  • Zwrot towaru od odbiorcy na skutek reklamacji lub dostarczenia towaru do odbiorcy w ilościach niezgodnych z zamówieniem;
  • Braku towaru w dostawie (towar wykazany na fakturze nie został dostarczony do odbiorcy);
  • Korekta ceny, gdy w fakturze pierwotnej wskazano cenę za dany towar wyższą od uzgodnionej wcześniej z odbiorcą;
  • Potransakcyjne obniżenia ceny.

C. ECOD poprzez stronę WWW zapewni m.in. dostęp do informacji o dokładnej dacie dla każdego etapu przetwarzania danej faktury korygującej. System przewiduje kilka kategorii statusów przetwarzania:

  • status przetwarzania (czy dokument został otrzymany przez Platformę C. ECOD, czy został przeprocesowany poprawnie lub zatrzymany z powodu błędu);
  • status transportowy informujący, czy dokument dotarł do odbiorcy;
  • status aplikacyjny informujący o stanie dokumentu po stronie odbiorcy (czy został zaimportowany do jego systemu, zweryfikowany, zaksięgowany itp.).

Zgodnie z informacją otrzymaną od operatora EDI C. ECOD status transportowy dokumentu elektronicznego informuje o dostarczeniu bądź nie dostarczeniu dokumentu do odbiorcy. Status ten jest widoczny w „skrzynce nadawczej” strony ECOD Web 2.0 po wysłaniu dokumentu. Dodatkowo podana jest data i godzina wysłania danej faktury.
Status transportowy podaje dokładną datę oraz godzinę wysłania dokumentu do kontrahenta. Do 60 dni wstecz istnieje możliwość wydrukowania takiego statusu ze strony internetowej ECOD lub zapisanie go w formacie „pdf”. Ponadto wydruk statusu transportowego ze strony internetowej ECOD Web 2.0 będzie zawierał: datę dokumentu, numer dokumentu, typ dokumentu, nazwę nadawcy i odbiorcy oraz opis. Data ta jest równoznaczna z datą dostarczenia. Zgodnie z informacją od operatora EDI, problemy z transmisją występują bardzo rzadko. Nawet jeżeli wystąpią, data i godzina na statusie transportowym informuje o dostarczeniu dokumentu do kontrahenta. Przez problemy techniczne okres od momentu wysłania do wystąpienia statusu transportowego może się przedłużyć.
Niektórzy odbiorcy spółki (sieci handlowe) będą wysyłać dodatkowo tzw. „status aplikacyjny” - potwierdzenie przyjęcia faktury ze swojego systemu. 
I tak na przykład:
Sieć (M) ma własny system raportowania przyjęć faktury korygujących. Dostawca może otrzymać raport potwierdzający odbiór faktury korekty w postaci maila bądź może mieć dostęp do aplikacji WWW, gdzie takie statusy dostarczeń są widoczne. W ECOD Archiwum jest „status dostarczenia” faktur korekt. Na podglądzie faktury korekty widać na przykład:
Status dostarczenia: Prawidłowy 
Data dostarczenia: 05-08-2008 12:02 
Data wysłania: 05-08-2008 09:43.
W sieci (A) potwierdzeniem otrzymania korekty faktury są odpowiednie statusy aplikacyjne generowane przez system sieci.
Statusy aplikacyjne faktur przesłanych do (A) w skrzynce nadawczej ECOD należy interpretować następująco:

  • Faktura wczytana - jest to pierwszy status po poprawnym przetworzeniu faktury przez ECOD;
  • Faktura oczekuje - jest to okres oczekiwania faktury na księgowanie;
  • Faktura przetworzona - ten status oznacza zaksięgowanie dokumentu w systemie i jest w przypadku sieci (A) jednoznaczny z potwierdzeniem odbioru korekty.

W sieci (C) potwierdzeniem otrzymania korekty jest status aplikacyjny „faktura zaksięgowana”.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, raport ECOD w postaci wydruku statusu transportowego ze strony internetowej ECOD lub zapisanie go w formacie „pdf”, generowanego przez system EDI, zawierającego m.in. datę faktury korygującej, numer faktury korygującej, typ dokumentu, nazwę nadawcy i odbiorcy oraz datę i godzinę dostarczenia stanowi wystarczającą formę potwierdzenia, że kontrahent otrzymał korektę faktury i tym samym daje Spółce prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z tej korekty za okres rozliczeniowy zgodny z datą dostarczenia widniejącą na wydruku lub w dokumencie zapisanym w formacie „pdf” statusu transportowego...
Stanowisko Wnioskodawcy: 
Zgodnie z treścią art. 29 ust 4a ustawy o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.
Pojęcie "otrzymania" nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. Odwołując się do wykładni językowej należy przyjąć, iż przez pojęcie "otrzymać” rozumie się: stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś. Otrzymanie faktury jest sytuacją, w której podmiot może zapoznać się z jego treścią. Stąd też, momentem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę będzie moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury, na jego urządzeniach informatycznych.
Spółka wskazuje, że potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może być np. status generowany automatycznie z systemu EDI, informujący o dokładnej dacie dostarczenia korekty faktury na skrzynkę odbiorczą/komunikacyjną w systemie EDI.
Z powołanych powyżej przepisów wynika, że podatnik może zmniejszyć podstawę opodatkowania VAT w oparciu o fakturę korygującą zmniejszającą pod warunkiem, że posiada potwierdzenie odbioru korekty przez kontrahenta. Niemniej należy zauważyć, iż ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W związku z tym, że przepisy dotyczące podatku VAT nie narzucają formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktur korygujących ma być dokonane, to w ocenie Spółki, istnieje swoboda wyboru metody tego potwierdzenia. Wobec powyższego, potwierdzenie może mieć dowolną formę, która pozwoli na jednoznaczne stwierdzenie, iż konkretny odbiorca otrzymał korektę faktury. W szczególności, Spółka stoi na stanowisku, że w odniesieniu do faktur korygujących wystawionych w systemie EDI, przedmiotowe potwierdzenie może mieć formę informacji zawartej w wygenerowanym z systemu wydruku statusu transportowego ze strony internetowej ECOD lub pliku zapisanego w formacie „pdf”, generowanego przez system EDI, na który składają się m.in. następujące dane: nazwa kontrahenta, numer faktury (w tym faktury korygującej), data i godzina dostarczenia.
Zdaniem Spółki, z punktu widzenia prawidłowego ustalenia momentu uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, o ile Spółka posiadać będzie wydruk prawidłowego statusu transportowego opisanego powyżej, nieistotny jest fakt późniejszego otrzymania ewentualnych „potwierdzeń statusów aplikacyjnych” wysyłanych dodatkowo przez niektórych odbiorców potwierdzających przyjęcie faktury do swojego systemu lub jego zaksięgowanie.
Spółka pragnie również wskazać na brzmienie art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60, dalej: „Ordynacja podatkowa”), który wskazuje, co może stanowić dowód w postępowaniu podatkowym.
Zgodnie z powoływanym przepisem Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Przepis ten przyjmuje zasadę otwartego katalogu dowodów w postępowaniu podatkowym i dopuszcza każdy rodzaj dowodu. Granice dowodzenia wyznacza jedynie przyczynienie się danego środka dowodowego do wyjaśnienia sprawy oraz brak sprzeczności z prawem.
Spółka pragnie wskazać, iż kwestia formy potwierdzenia odbioru przez kontrahenta faktur korygujących zmniejszających wystawionych w formie elektronicznej, w tym z wykorzystaniem EDI, była przedmiotem licznych interpretacji podatkowych. W interpretacjach tych organy podatkowe uznawały za prawidłowe wszelkie formy potwierdzeń oparte na wygenerowanej przez system informacji, że korekta została otrzymana przez system kontrahenta. 
W tym zakresie należy wskazać m.in. następujące interpretacje:

  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2011 r. sygn. IPPP1-443-824/11-4/BS;
  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 kwietnia 2010 r. sygn. IPPP1-443-387/10-2/IGo;
  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 stycznia 2010 r. sygn. IPPP2/443- 1103/09-4/AN/KOM;
  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 października 2009 r. sygn. ITPP3/443-137b/09/ZG;
  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 maja 2008 r. sygn. ITPP3/443-30A/08/AO. 

Podsumowując Spółka stoi na stanowisku, że raport ECOD w postaci wydruku statusu transportowego ze strony internetowej ECOD lub zapisany w formacie „pdf”, generowany przez system EDI, zawierający m.in. datę faktury korygującej, numer faktury korygującej, typ dokumentu, nazwę nadawcy i odbiorcy oraz datę i godzinę dostarczenia, stanowi wystarczającą formę potwierdzenia, że kontrahent otrzymał korektę faktury i tym samym daje Spółce prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z tej korekty za okres rozliczeniowy zgodny z datą dostarczenia widniejącą na wydruku lub w dokumencie zapisanym w formacie „pdf” statusu transportowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 26 lipca 2012 r. nr IPPP2/443-465/12-2/KOM - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Hasła tematyczne: vat, potwierdzenie odbioru, faktura, faktura elektroniczna, korekta, edi, ecod

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...