Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

27.07.2015

Rachunkowość. Zmiana systemu finansowo-księgowego w ciągu roku

Ustawa o rachunkowości nie zawiera ograniczeń w zakresie dokonywania zmian systemów FK w ciągu roku obrotowego. Pomocniczo odwołajmy się zatem do stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości. Zobaczmy, czy taka zmiana w ciągu roku jest w ogóle możliwa, a jeśli tak, to jak ją przeprowadzić, by zapisy księgowe wciąż były poprawne i wiarygodne.

Zasady dokonywania zmian wyjaśnione zostały w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pełna jego treść opublikowana została w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 24 czerwca 2010 r., nr 6, poz. 26.

Komitet Standardów Rachunkowości podkreśla, że zadaniem systemu finansowo-księgowego jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich części, zgodnie z wymogami ustawy, na podstawie zakładowego planu kont. Przypomina, że system FK powinien dostarczać informacji o aktualnych saldach i obrotach wszystkich kont księgi głównej i saldach kont ksiąg pomocniczych, dając tym samym podstawę do sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

Brak regulacji ustawowych

Ustawa nie zawiera ograniczeń co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK i zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK.

Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje zatem, że kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK, to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.

Zasady (polityka) rachunkowości bez zmian

Jak zaznaczono w stanowisku, zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby:

  • odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
  • opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Potencjalnie zmiany zasad (polityki) rachunkowości mogą natomiast wynikać ze stosowania różnych algorytmów wyliczania wartości w dotychczasowym i nowym systemie FK (przykład: amortyzacja, wycena zapasów itp.) lub też z zastąpienia wyliczeń dokonywanych poza systemem przez algorytm wbudowany w system FK.

Konieczne zachowanie ciągłości

Komitet Standardów Rachunkowości przypomina również, że zmiany algorytmów w ciągu roku obrotowego, jako naruszające zasadę ciągłości, nie są dopuszczalne, dlatego na etapie wdrożenia nowego systemu FK potwierdzenia wymaga, poprzez stosowne testy, że rezultaty otrzymywane w wyniku stosowania zmienionych algorytmów objętych nowym systemem FK są zgodne z rezultatami uzyskiwanymi poprzednio.

Dokumentację testowania algorytmów włącza się do testów warunkujących wdrożenie do stosowania nowego systemu FK. Zatwierdza je kierownik jednostki. Jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym (do końca bieżącego roku obrotowego) konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych.

Alternatywne rozwiązanie – w razie zmiany systemu FK – polega na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. W przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.

Porównywalność danych

W razie zmiany systemu FK w ciągu roku obrotowego problemem technicznym jest zapewnienie prezentacji porównywalnych danych narastająco od początku roku obrotowego. Dlatego konieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu. Dane z dotychczasowego systemu FK mogą być przeniesione do nowego systemu FK za pomocą:

  • zapisów szczegółowych,
  • obrotów lub
  • sald.

Przeniesienie wszystkich zapisów szczegółowych zapewnia prezentację danych w sposób ciągły, ale jest rzadko stosowane (gdy zmiana systemu FK wiąże się ze zmianą planu kont, to przeniesienie zapisów szczegółowych nie jest zazwyczaj możliwe). Na ogół przeniesienie danych z okresu poprzedzającego zmianę do nowego systemu FK następuje w formie zagregowanej (obrotów albo sald).

Przy przenoszeniu danych w formie zagregowanej kluczowy problem stanowi udokumentowanie powiązań pomiędzy zapisami szczegółowymi (w dotychczasowym systemie) a zapisami zagregowanymi (w nowym systemie). W tym celu niezbędne jest, aby:

  1. przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych, dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia; dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK;
  2. sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK;
  3. dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Po przeniesieniu danych dotychczasowy system FK powinien zapewnić dostęp do historycznych danych oraz dowodów i zapisów księgowych (art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Na koniec podkreślmy jeszcze, że zmiana dotychczasowego systemu FK na nowy wymaga upewnienia się, że:

  • nowy system umożliwia odpowiednie zabezpieczenie zarówno samych danych, jak i oprogramowania,
  • planowana struktura uprawnień dotyczących nowego systemu jest odpowiednia.

Dane pomocnicze wykorzystywane podczas przenoszenia danych muszą być archiwizowane na trwałym nośniku i zabezpieczone przed utratą (archiwizowane) na ogólnych zasadach.

Krzysztof Koślicki

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz