Rachunkowość 2015. Kto musi prowadzić pełną księgowość?

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez każdą jednostkę. Ustawa dopuszcza jednak możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych innym podmiotom. Sprawdźmy na początek, które jednostki będą miały obowiązek stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, a tym samym obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2015 roku.

Stosowanie przepisów ustawy o rachunkowości

Zgodnie z zapisem zawartym w samej ustawie (art. 2 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) regulacje ustawy o rachunkowości stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
2. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro,
3. jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
4. gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:
   • państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
   • gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,
5. jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2 (m.in. spółek handlowych i spółek osób fizycznych),
6. oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
7. jednostek niewymienionych wyżej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje albo subwencje zostały im przyznane.

Ważny limit 1 200 000 euro

Podkreślmy, że osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe od równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro. W tym przypadku osoby te lub ich wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zwróćmy zatem uwagę, że w odniesieniu do osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych ustawa o rachunkowości wprowadza zwolnienie z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ze zwolnienia można jednak skorzystać pod warunkiem, że przychody netto tych jednostek ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie wyniosły więcej niż 1 200 000 euro.

Wartość limitu wyrażoną w euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Obliczając limit przychodów obowiązujący w roku 2015, jego wyrażoną w euro wartość należy przeliczyć na złote polskie w oparciu o kurs NBP z 30 września 2014 r. Tego dnia średni kurs euro wyniósł 4,1755 zł. Oznacza to, że limit przychodów, przekroczenie którego spowoduje obowiązek otwarcia i prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyniesie 5 010 600 zł. Wartość ta jest niższa od obowiązującej w 2014 roku o niemal 49 000 zł.

Powierzenie prowadzenia ksiąg innym podmiotom

Co do zasady księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości dopuszcza jednak możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych innym podmiotom. Artykuł 11 ust. 2 ustawy wskazuje, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotom uprawnionym do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego.

Trzeba jednak pamiętać, że w sytuacji, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Kierownik jednostki ma również obowiązek zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu bądź w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Co zawierają księgi?

Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Tworzą je:

• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgowość przy użyciu komputera

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Na zakończenie podkreślmy jeszcze, że księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy dodatkowo zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Krzysztof Koślicki