Przychody z dotacji. Ujęcie w księgach rachunkowych

Do przychodów netto ze sprzedaży zalicza się również dotacje, dopłaty i subwencje do cen sprzedaży produktów i towarów, otrzymane z budżetu centralnego, samorządowego lub z innych źródeł.

Do ewidencji przychodów z tytułu dotacji, dopłat i subwencji stosuje się metodę kasową, rozliczając środki rzeczywiście otrzymane. Trzeba pamiętać, że sama decyzja o przyznaniu środków nie jest jeszcze równoznaczna z ich wpływem na konto jednostki. Podmioty finansujące bardzo często wycofują się z przyznania dotacji.

Moment rozliczenia dotacji

Podkreślmy, że ustalając zasady (politykę) rachunkowości, w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych, jednostka stosując ustawę o rachunkowości, powinna mieć na uwadze przepis art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy. Regulacja ta zawiera definicję przychodów. Wynika z niej konieczność uprawdopodobnienia korzyści ekonomicznych związanych z dotacją unijną. Biorąc pod uwagę zdarzenia, jakie mają miejsce w jednostce, momentem uprawdopodobnienia otrzymanej dotacji może być np.: moment podpisania umowy lub dopiero moment faktycznego przekazania środków dotacji na rachunek beneficjenta.

Pamiętajmy jednak, że w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w trakcie realizacji dotacji lub wykrytych w trakcie kontroli jednostka będzie musiała zwrócić część lub wszystkie otrzymane środki z dotacji unijnej. Można więc stwierdzić, że dopiero ostateczne rozliczenie i zatwierdzenie dotacji jest właściwym momentem do ujęcia środków w dotacji jako przychodu. Stanowisko to zgodne jest z zapisami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

Postanowienia MSR

Zwróćmy zatem uwagę, że Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 20 reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych dotacji rządowych. Wyjaśnia on, że jako dotacja rządowa traktowane jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, które zostały lub dopiero zostaną spełnione. Przepisy MSR 20 regulują ujęcie dotacji rządowych w księgach rachunkowych w momencie gdy istnieje „dostateczna pewność”, że jednostka spełni warunki uzyskania dotacji. Problemem może być jednak stwierdzenie, co należy rozumieć przez „dostateczną pewność” spełnienia warunków dotacji. Oczywistym wydaje się, że z pewnością nie będzie to moment przyznania dotacji (podpisanie umowy). W niektórych skrajnych przypadkach wątpliwym może być nawet fakt przekazania środków dotacji na rachunek bankowy beneficjenta, bo żadne z tych zdarzeń nie daje pewności, że warunki otrzymania dotacji określone umową zostaną spełnione. Analizując przepisy MSR 20 można dojść do wniosku, że nawet ostateczne rozliczenie dotacji nie daje takiej pewności. Zwróćmy bowiem uwagę, że ostateczny termin badania wydatkowanych środków i związanej z tym dokumentacji upływa dopiero w 2020 roku. Wykrycie nieprawidłowości podczas kontroli może skutkować obowiązkiem zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Biorąc pod uwagę powyższe, jednostka w przyjętej polityce (zasadach) rachunkowości powinna określić, którym zapisem będzie się posługiwała przy rozliczaniu dotacji. Czy będzie to pochodzące z ustawy o rachunkowości „uprawdopodobnienie”, czy też „dostateczna pewność”?

Ewidencja dotacji w księgach rachunkowych

Jeśli w momencie podpisania umowy o dotacje zadania określone w projekcie zostały już wykonane, to znana jest dokładnie wartość dotacji, a jednostka posiada pewność otrzymania środków. Otrzymana dotacja będzie związana z bieżącą działalnością jednostki w danym roku. Powyższe zdarzenie można zaewidencjonować na następujących kontach:

• strona Wn konta 227-Inne rozrachunki publicznoprawne (w analityce np. Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji),
• strona Ma konta 762-Pozostałe przychody operacyjne -Otrzymane dotacje, subwencje, dopłaty.

W chwili wpływu dotacji na rachunek bankowy jednostka dokona księgowania:

• strona Wn konta 131-Rachunek bankowy,
• strona Ma konto 227-Inne rozrachunki publicznoprawne (w analityce np. Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji).

Może zdarzyć się również, że w momencie podpisania umowy o dotację znana jest wartość dotacji, ale będzie ona realizowana w kilku okresach sprawozdawczych, to jednostka może dokonać następujących księgowań:

• strona Wn konta 220-Pozostałe rozrachunki publicznoprawne (w analityce np. Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji),
• strona Ma konta 840-Rozliczenia międzyokresowe przychodów.

W momencie wpływu dotacji na wyodrębniony rachunek bankowy jednostka dokona następujących księgowań:

• strona Wn konto 131-Rachunek bankowy,
• strona Ma konta 227-Inne rozrachunki publicznoprawne (w analityce np. Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji).

Ponieważ istnieje prawdopodobieństwo graniczące z pewnością, że warunek uzyskania dotacji zostanie spełniony, jednostka może dokonać równoległego księgowania:

• strona Wn konta 840-Rozliczenia międzyokresowe przychodów,
• strona Ma konta 762-Pozostałe przychody operacyjne – Dotacje, subwencje, dopłaty.

W kolejnym z możliwych rozwiązań w momencie podpisania umowy o dotację jednostka dokładnie zna jej wartość i posiada pewność, że dotację otrzyma. Wartość dotacji jest jednak niewielka i stosując zasadę istotności jednostka może nie dokonywać żadnych zapisów w ewidencji księgowej w momencie podpisania umowy, lecz dopiero w momencie wpływu dotacji na rachunek bankowy następującym zapisem księgowym:

• strona Wn konta 131-Rachunek bankowy,
• strona Ma konta 762-Pozostałe przychody operacyjne – Dotacje, subwencje, dopłaty.

Krzysztof Koślicki