Przekazywanie pracownikom PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Pytanie: Czy sposób przesłania przez Wnioskodawcę pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2018 r. (data wpływu 5 listopada 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej:

• na wskazany przez Pracownika adres e-mail, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym – jest prawidłowe,
• poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany przez Pracownika adres e-mail, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność w formie spółki komandytowej.

W związku z prowadzoną działalnością, Wnioskodawca zatrudnia pracowników, wobec których pełni obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej: „płatnik PIT”). Ponadto Wnioskodawca pełni funkcje płatnika PIT w stosunku do osób świadczących na jego rzecz usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (w dalszej części wniosku pracownicy Wnioskodawcy oraz usługodawcy są określani łącznie jako: „Pracownicy”).

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT Wnioskodawca, jako płatnik PIT, jest zobowiązany m.in. do sporządzenia i przesłania Pracownikom informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, tj. informacji PIT-11.

Mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych Pracowników, Wnioskodawca rozważa przesyłanie Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Rozważane rozwiązanie ma przede wszystkim na celu oszczędność kosztów i czasu związanych ze sporządzeniem i przesłaniem informacji PIT-11, wiąże się więc z korzyścią zarówno dla Wnioskodawcy, jak i dla Pracowników, którzy otrzymają możliwość szybszego dysponowania informacjami niezbędnymi do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego. Planowany sposób przesyłania informacji PIT-11, jako bardziej proekologiczny, wpisuje się również w szereg podejmowanych przez Wnioskodawcę działań, mających na celu utrwalenie jego wizerunku, jako firmy przyjaznej środowisku naturalnemu.

W tym kontekście, Wnioskodawca rozważa implementację jednego z dwóch alternatywnych mechanizmów przesyłania Pracownikom informacji PIT-11 w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (dalej: „bezpieczny podpis elektroniczny”):

1. Wysyłka informacji PIT-11 załączonej do wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany przez Pracownika. W tym przypadku Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Pracownika, ale nie będzie posiadał potwierdzenia dostarczenia e-maila do Pracownika albo
2. Udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

Wnioskodawca podkreśla, że przesyłane lub udostępniane informacje PIT-11 będą przygotowane zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów i zostaną podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Pracownik zainteresowany otrzymaniem informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w jeden ze sposobów wskazanych powyżej, będzie musiał wyrazić zgodę na taki sposób przesłania tej informacji. W przypadku braku zgody pracownika, przesłanie deklaracji nastąpi w dotychczasowy sposób, tj. poprzez wręczenie deklaracji osobiście w miejscu pracy lub poprzez wysłanie jej pocztą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?
2. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym alternatywny sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu, do którego będzie on miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania pierwszego, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

W odniesieniu do pytania drugiego, zdaniem Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym alternatywny sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu, do którego będzie on miał dostęp po podaniu loginu i/ lub hasła, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W świetle powołanego przepisu, płatnicy PIT obowiązani są zarówno do sporządzenia, jak i przesłania urzędowi skarbowemu i podatnikowi sporządzonej według ustalonego wzoru imiennej informacji PIT-11.

Ustalony wzór informacji rocznej PIT-11 określony jest w odrębnych przepisach. Obecnie obowiązujący wzór informacji PIT-11 określony jest w rozporządzeniu Ministra Finansów i Rozwoju z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2352 - dalej: „Rozporządzenie”). Zatem płatnik PIT zobowiązany jest do sporządzenia informacji rocznej PIT-11 według aktualnego wzoru, który obecnie określony jest w Rozporządzeniu.

Ani w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, ani w Rozporządzeniu nie określono, w jaki sposób, a w szczególności w jakiej formie należy przesłać podatnikowi informację PIT-11. Przepisy ustawy o PIT nie zawierają przepisów szczególnych w tym zakresie.

W przepisach prawa podatkowego uregulowano jedynie zasady dotyczące składania organom podatkowym niektórych deklaracji i informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, przez deklarację rozumie się również zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. W świetle powyższego, pojęcie „deklaracji”, na gruncie Ordynacji podatkowej obejmuje również informację PIT- 11.

Zgodnie z art. 3a § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Z kolei, zgodnie z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej, deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

1. dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach;
2. jeden podpis elektroniczny.

Natomiast, zgodnie z art. 3b § 2 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań. Na mocy wskazanej delegacji ustawowej, Minister Rozwoju i Finansów wydał rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r., poz. 1802).

W ww. rozporządzeniu uregulowano sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków ...