Przekazanie pracownikom kart Benefit poza kasą fiskalną

Pytanie: Celem zwiększenia motywacji i zaangażowania w pracę, spółka, w ramach prowadzonej polityki socjalnej, nabywa od podmiotu trzeciego i przekazuje swoim pracownikom karty Benefit, które dają możliwość korzystania z usług podmiotów trzecich takich, jak m.in. zajęcia fitness, siłownia itp. (pełnią rolę karnetu/wejściówki). Część kosztów zakupu kart pokrywana jest z ZFŚS, zaś pozostała część jest potrącana z wynagrodzenia pracowników. Czy przekazanie kart pracownikom, jako działalność związana z ZFŚS, w całości nie podlega VAT i w związku z tym nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej w części finansowanej przez pracowników?

Odpowiedź:

Zdaniem spółki, przekazanie kart pracownikom, jako działalność związana z ZFŚS, w całości nie podlega opodatkowaniu VAT i w związku z tym nie powinna być ewidencjonowana na kasie w części finansowanej przez pracowników.

Czynności podlegające opodatkowaniu VAT

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2. wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z kolei, jak wynika z art. 8 ust. 2 ww. ustawy, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1. użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;
2. nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

W konsekwencji, można stwierdzić, że opodatkowaniu VAT, zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, co do zasady podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towarów lub odpłatne świadczenie usług, a także, w przypadkach opisanych powyżej, nieodpłatna dostawa towarów oraz nieodpłatne świadczenie usług.

Niemniej jednak, należy zauważyć, że zgodnie z podstawowymi cechami konstrukcyjnymi podatku VAT, opodatkowaniu mogą podlegać transakcje dokonane wyłącznie przez podatników VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Tym samym, warunkiem opodatkowania danej czynności jest, aby wykonał ją podmiot, który dla tej właśnie czynności będzie działał jako podatnik VAT.

W niniejszej sprawie należy zatem przeanalizować, czy spółka oferując pracownikom karty finansowane częściowo ze środków ZFŚS, a częściowo przez nich samych (w postaci potrącenia z wynagrodzenia za pracę), występować będzie w roli podatnika VAT.

Zgodnie z art. 10 i art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS, środkami tego funduszu administruje pracodawca i gromadzi je na odrębnym rachunku bankowym. Tym samym, w przypadku, gdy pracodawca dokonuje zakupu usług i towarów, finansując lub współfinansując wydatki z ZFŚS, działa jedynie jako swego rodzaju pośrednik, a jego czynności związane są ściśle z rolą administratora ZFŚS. Tym samym w takich sytuacjach pracodawca realizuje swoje zadania socjalne wobec pracowników i nie jest w tym zakresie podatnikiem VAT.

Zdaniem spółki, powyższej konkluzji nie zmienia fakt częściowego partycypowania w kosztach nabytych usług lub towarów obcych przez pracownika (poprzez potrącenie odpowiedniej kwoty z wynagrodzenia za pracę). Trudno bowiem uznać, że odpłatność dokonywana przez pracownika lub pokrywany przez niego koszt ma charakter wynagrodzenia za dostawę towarów lub świadczenie usług dokonywane przez pracodawcę - odpłatność ta ma ścisły związek z rolą pracodawcy jako administratora ZFŚS i nie stanowi wynagrodzenia pracodawcy za czynności podejmowane w charakterze podatnika VAT. W szczególności, nie można uznać, iż część którą pokrywa pracownik z własnych środków, została przez spółkę nabyta w celu odsprzedaży na rzecz pracowników.

Należy podkreślić, że powyższe stanowisko zostało wielokrotnie potwierdzone w pismach organów podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej o sygn. ILPP1/443- 1127/14-2/AS z 6 marca 2015 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził m.in., że:

Zatem, dokonując analizy powołanych powyżej przepisów tut. Organ stwierdza, że w przypadku, gdy pracodawca dokonuje zakupu usług finansując wydatki w całości z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz w sytuacji, w której dany wydatek jest częściowo finansowany przez pracownika, pracodawca odbierając i przekazując określone środki poza rachunkiem Funduszu, działa jedynie jako swego rodzaju pośrednik, a jego czynności związane są ściśle z rolą administratora ZFŚS.
Tym samym, w takich sytuacjach, w których pracodawca najczęściej realizuje swoje zadania socjalne poprzez zakup finansowanych z ZFŚS towarów i usług od podmiotów trzecich, jak np.: zakup usług objętych programem Karta A. - występuje jedynie jako podmiot administrujący środkami Funduszu i nie jest w tym zakresie podatnikiem podatku od towarów i usług. Tak więc, działalność w zakresie administrowania funduszem socjalnym nie podlega opodatkowaniu VAT.

Powyższe potwierdził także Minister Finansów w interpretacji ogólnej o sygn. PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859 z 27 maja 2013 r., w której stwierdził m.in., że:

Mając na uwadze powyższe należy zauważyć, że działania pracodawcy polegające wyłącznie na dokonaniu zakupów od osób trzecich, których nabycie w całości następuje ze środków Funduszu (...) w celu udostępnienia ich osobom uprawnionym na zasadach wymienionych w ww. ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych podejmowane są poza sferą prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej (poza sferą jego aktywności jako przedsiębiorcy). Tym samym czynności te nie są podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika podatku od towarów i usług. W konsekwencji należy stwierdzić, że w tym zakresie pracodawca nie jest podatnikiem tego podatku.
Powyższe odnosi się również do sytuacji, gdy nabyte w ww. sposób świadczenia współfinansuje beneficjent, tj. osoba uprawniona do korzystania z Funduszu, albowiem sam sposób finansowania nie zmienia charakteru rzeczonych świadczeń.
Zatem, gdy pracodawca działa jako administrator Funduszu i dokonuje zakupów towarów i usług, które następnie przekazuje nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie pracownikom albo innym osobom upoważnionym do korzystania z Funduszu, czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W konsekwencji, spółka, przekazując karty swoim pracownikom nie będzie działała w charakterze podatnika VAT.

Tym samym, przekazania kart nie będą podlegały opodatkowaniu VAT, zarówno w części finansowanej ze środków ZFŚS, jak i w części finansowanej przez pracowników.

Ewidencja przekazań kart na kasie rejestrującej

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W świetle powyższego, co do zasady, sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (takich jak pracownicy spółki), powinna być ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Niemniej jednak, jak wskazano powyżej, przekazując karty swoim pracownikom w przedstawionych okolicznościach, spółka nie będzie działała w charakterze podatnika VAT, nie będzie więc wykonywała czynności opodatkowanych takich jak sprzedaż. W konsekwencji, przekazywanie kart pracownikom nie będzie podlegało obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zarówno w części finansowanej w części z ZFŚS, jak i w części finansowanej przez pracowników.

Dodatkowo, należy podkreślić, że brak obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej w przedmiotowej sprawie wynika wprost z przepisów ustawy o VAT, a nie z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544).

W konsekwencji, ograniczenie z § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania nie dotyczy podatników, którzy przed dniem 1 stycznia 2015 r. rozpoczęli ewidencjonowanie określonych czynności (spółka rozpoczęła ewidencjonowanie sprzedaży dokonywanej na rzecz pracowników na kasach rejestrujących przed ww. datą), nie będzie miało żadnego znaczenia w niniejszej sprawie.

Reasumując, zdaniem spółki, przekazanie kart pracownikom, jako działalność związana z ZFŚS, w całości nie podlega opodatkowaniu VAT i w związku z tym nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej (także w części finansowanej przez pracowników).

Organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem spółki.

(Interpretacja indywidualna z 13 września 2016 r., sygn. IPPP2/4512-536/16-2/RR - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie)

Red.