Przechowywanie kopii paragonów fiskalnych

Pytanie podatnika: Czy Spółka zobowiązana jest do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 1 lutego 2012r. (data wpływu 06.02.2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 lutego 2012r. wpłynął do Izby Skarbowej w Warszawie, Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna (dalej „Spółka”) jest operatorem kin wielosalowych w Polsce, świadczącym usługi projekcji filmów. Spółka prowadzi również działalność gospodarczą w innych segmentach związanych z kinem, w tym w zakresie reklamy kinowej i sprzedaży towarów w barach kinowych. Sprzedaż dokonywana jest zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.
Spółka ewidencjonuje sprzedaż usług i towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej „Klienci”) przy użyciu kas rejestrujących. Oryginały oraz kopie dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży usługi lub towaru drukowane są przez kasy rejestrujące Spółki na taśmie papierowej. Oryginały dokumentów potwierdzających każdą z dokonanych transakcji sprzedaży usługi lub towarów na rzecz Klientów są po oddarciu od taśmy papierowej przekazywane Klientom. Natomiast kopie dokumentów przechowywane są na zwiniętych taśmach papierowych.
Na nośnikach papierowych znajdują się również kopie wszystkich innych dokumentów emitowanych przez kasy rejestrujące, np. dobowe raporty fiskalne, miesięczne raporty fiskalne itd., do wydruku których Spółka zobowiązana jest na podstawie obowiązujących przepisów.
Papierowe kopie dokumentów kasowych przechowywane są obecnie przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług. Ze względu na znaczne ilości kopii dokumentów przechowywanych na zwiniętych taśmach papierowych, ich magazynowanie jest problematyczne i kosztowne. W rezultacie jest to także ekonomicznie nieuzasadnione.
Mając powyższe na uwadze, Spółka rozważa dokonanie zniszczenia kopii paragonów fiskalnych wydrukowanych przez kasy fiskalne Spółki na taśmach papierowych dotyczących sprzedaży dokonanej zarówno przed 1 grudnia 2008 r. jak i po tej dacie, ale przed dniem 31 grudnia 2009 r. Ponadto, Spółka planuje, że w przyszłości będzie dokonywać zniszczenia kopii paragonów fiskalnych (dokumentujących sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2012 roku) po upływie dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna jest następcą prawnym spółki Sp. z o.o. (w dniu 30 września 2011 roku zostało zarejestrowane przekształcenie spółki Sp. z o.o. w spółkę komandytowo-akcyjną).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka zobowiązana jest do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (również w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym)...
Zdaniem Wnioskodawcy, 
Spółka jest zobowiązana do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (również w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym).
W rezultacie Spółka może dokonać zniszczenia kopii tych paragonów w momencie, gdy upłyną dwa lata licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej. Powyższe oznacza, że na dzień złożenia niniejszego wniosku Spółka ma prawo zniszczyć kopie paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2009 roku.
Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

• Okres przechowywania dokumentów kasowych

W myśl art. 111 ust. 1 Ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zgodnie z art. 112 Ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, „podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.
Natomiast zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z póź. zm., dalej „Ustawa o rachunkowości”) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
W świetle powyższego należy stwierdzić, że generalną zasadą jest przechowywanie kopii dokumentów kasowych (kopii paragonów fiskalnych) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Jednakże szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz okresu przechowywania dokumentów kasowych zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów.
Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ustawie VAT oraz Ordynacji podatkowej zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie o rachunkowości.
Natomiast w myśl § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów kopie dokumentów kasowych sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów).
Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę dokonują wydruku kopii paragonów fiskalnych na taśmach papierowych (nośniku papierowym). W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.
Treść unormowania § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów jasno wskazuje, iż dotyczy ono kopii dokumentów kasowych sporządzanych na nośniku papierowym. W ocenie Spółki § 19 Rozporządzenia Ministra Finansów modyfikuje zatem ogólne zasady przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów. W związku z powyższym, przepis § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów (wprowadzony jako przepis przejściowy) pełni funkcje lex specialis w odniesieniu do ogólnych zasad przechowywania dokumentów kasowych, do których odwołuje się § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów. Dlatego też, w ocenie Spółki, powołana wyżej regulacja § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym. W rezultacie § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów nie znajduje więc zastosowania w przedmiotowej sprawie. Nie odnosi się on bowiem do kopii par...