Przechowywanie faktur - w formie papierowej czy elektronicznej?

Otrzymujemy faktury w różnych formach - elektronicznej i tradycyjnej. Czy istnieje związek formy przechowywania otrzymanych faktur z formą, w jakiej weszliśmy w ich posiadanie?

Ministerstwo Finansów prezentuje stanowisko, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, a faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej.

Warunkiem jest, aby w obu tych przypadkach zachować warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem, że dane te pozostaną niezmienione. Pozwala to odbiorcy lub dostawcy usług działającemu na jego rzecz na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego system informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz z upływem czasu, zmian technologicznych.

Przepisy ujednolicają kwestie przechowywania i udostępniania faktur dla zapewnienia równego traktowania faktur papierowych i w formie elektronicznej. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur oraz ich duplikatów na terytorium kraju. W przypadku ww. podatników, faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju, jednakże wyłącznie w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wymienionych dokumentów, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Źródło: Ministerstwo Finansów