Przechowywanie e-faktur

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Pomijając nie najszczęśliwsze z punktu widzenia logicznego wyjaśnienie pojęcia (skonstruowane wbrew zasadzie logiki niedopuszczającej wyjaśniania pojęcia przez nie samo: idem per idem), chwała ustawodawcy, że nie określił jako faktury elektronicznej dokumentu opatrzonego np. jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu między innymi ten sposób dokumentowania transakcji może się rozwijać bez skrępowania ramami prawnymi.

Najistotniejsze zalety faktur elektronicznych to:

1. prosta archiwizacja generująca niskie koszty,
2. łatwiejszy i szybki proces wystawiania i dostarczania dokumentów,
3. możliwość wydruku w każdej chwili,
4. możliwość obioru dokumentu w każdym miejscu zapewniającym dostęp do internetu,
5. mniejsze zużycie papieru.

Należy pamiętać, że faktury elektroniczne mają ten sam co papierowe okres przedawnienia, czyli 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatem przez cały ten czas podatnik zobowiązany jest do przechowywania takich dokumentów.

Autentyczność, integralność i czytelność

W myśl art. 106m ww. ustawy podatnik ma obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Za autentyczność pochodzenia faktury uważa się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, integralność przejawia się tym, że na fakturze nie nastąpiła zmiana danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność podatnik zapewnić może za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, ustalających wiarygodny sposób audytu drogi od dostawcy bądź usługobiorcy do dokumentu przez niego wystawionego i w takiej samej formie przekazanego nabywcy. Pojęcie „kontroli biznesowej” pojawiło się w polskim systemie VAT na podstawie nieobowiązującego już rozporządzenia z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zasady te są wspólne dla faktur papierowych i elektronicznych.

W art. 106m ust. 5 powołanej ustawy wyłącznie dla faktur elektronicznych ustawodawca wskazał, że autentyczność i integralność treści takiego dokumentu są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Termin „w szczególności” wskazuje wyraźnie, że stosowanie takich modeli nie jest bezwzględnie wymagane, o ile autentyczność i integralność treści faktur elektronicznych podatnik zapewni poprzez wykorzystanie „zwykłych” kontroli biznesowych (kontroli wewnętrznych). Faktury elektroniczne mogą zostać odbiorcy udostępnione lub dostarczone. W przypadku tych pierwszych kontrola biznesowa zostaje zrealizowana dzięki loginowi i hasłu do systemu, np. chmury danych, z którego odbiorca ma możliwość pobrania wygenerowanej dla niego faktury. Login i hasło nabywca otrzymuje po zaakceptowaniu (zgodnie z wymogiem ustawy o VAT) możliwości otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Gdy faktura zostaje dostarczona (chodzi o drogę mailową), kontrola biznesowa powinna polegać na identyfikacji adresu mailowego, z którego dokument został otrzymany. Słuszne jest umieszczenie tego adresu na dokumencie, w którym podatnik wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. Podstawą do ustalenia integralności faktury mogą być powiązane z nią dokumenty, a więc umowy handlowe czy dowody otrzymania zamówionego towaru.

E-faktura w postaci wydruku

Żaden przepis ustawy o VAT nie nakazuje podatnikowi, aby faktura musiała być przechowywana w tej samej formie, w jakiej została otrzymana. Nie ma więc przeszkód, aby otrzymane faktury elektroniczne były drukowane i przechowywane również w takiej postaci. Na zagadnienie braku zachowania identyczności postaci przechowywanych dokumentów zakupu zwrócił uwagę NSA w wyroku z 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 376/11. Sąd podkreślił, że przechowywana faktura ma posiadać oryginalną postać, to zaś oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością treści oraz czytelnością, niekoniecznie natomiast identycznością formy.

Nieco inaczej zagadnienie to uregulowane zostało w art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347/1). Zgodnie z tym przepisem państwo członkowskie UE może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, a więc w takiej, w jakiej zostały doręczone lub udostępnione, co dotyczy zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. Dyrektor łódzkiej Izby Skarbowej w interpretacji z 20 listopada 2014 r., nr IPTPP443-632/14-2/UNR, wskazał, że aktualnie obowiązujące regulacje w zakresie VAT takiego obowiązku nie nakładają na podatników. Dopuszczalne jest nawet zniszczenie faktury otrzymanej w formie papierowej po jej zamianie na dokument elektroniczny, czyli zeskanowaniu. Możliwość taka potwierdzona została w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2016 r., nr IPPP2/4512-1101/15-2/MAO.

Uprawnienie do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, również gdy wystawione (sprzedaż) lub otrzymane (zakup) zostały w formie papierowej, jest prawidłowe zdaniem Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej (interpretacja indywidualna z 21 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG). Takie podejście jest zgodne z regułami wykładni językowej, gdyż jak wcześniej podkreślono, ustawa o VAT nie zawiera wymogu co do formy faktury, mówi jedynie o jej otrzymaniu i przechowywaniu. Ponadto odpowiada ono zasadzie proporcjonalności i równości wynikających z regulacji unijnych i konstytucji. Zasady te mówią, że interpretacja przepisów dotyczących formalnych obowiązków powinna uwzględniać zmiany zachodzące w życiu gospodarczym oraz dostosowywać treść tych obowiązków do praktyki rynkowej. W myśl zasady proporcjonalności obowiązki formalne nie mogą być zbyt restrykcyjne, jeżeli ich cel został osiągnięty. Zgodnie z zasadą równości nie mogą być one stosowane tak, aby powodowały odmienne skutki podatkowe w takiej samej sytuacji gospodarczej. Dlatego bez znaczenia jest fakt, w jakiej formie faktura została otrzymana. Wszystkie cele regulacji podatkowych zostaną osiągnięte bez względu na formę przechowywania otrzymanej faktury. Forma faktury nie utrudnia z kolei organom podatkowym kontroli wywiązywania się vatowca z obowiązków podatkowych.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury elektroniczne przechowywane były za granicą (w praktyce na serwerze znajdującym się poza granicami kraju). Podatnik musi wówczas zapewnić do nich dostęp online.

Podatnicy muszą pamiętać o treści art. 112a ustawy o VAT wymagającego przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający prosty dostęp do nich i ich odszukanie.

Adam Okonkwo