Prawo do wydawania paragonów niezawierających NIP

Czy z uwagi na to, że program aplikacyjny wykorzystywany przez spółkę nie będzie posiadał funkcjonalności umożliwiającej wydruk paragonów fiskalnych ze wskazanym numerem NIP nabywcy, i w związku z czym spółka nie będzie miała technicznych możliwości na wystawienie takiego paragonu, spółka może wydawać paragony niezawierające danych wskazanych w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia Ministra Finansów?

W myśl przepisu art. 111 ust. 1 ustawy o VAT – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem kryterium decydującym o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy towarów lub wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Natomiast z ust. 9 pkt 1 powyższego przepisu wskazuje, iż minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu.

Wskazać należy, iż w myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. z 2013 r., poz. 1076), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kryteriów i warunków technicznych, rozporządzenie określa szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

Ustawodawca w § 4 powyższego rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, dokonał podziału kas ze względu na ich konstrukcję. W pkt 2 tego przepisu wskazano kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalne) – kasy sterowane poprzez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które nie zawierają bazy danych o towarach lub usługach, ale zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatkowych przypisanych do nazw tych towarów lub usług.

W myśl § 10 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, kasa musi umożliwiać wydruk paragonu fiskalnego zawierającego numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Stosownie do § 2 pkt 12 rozporządzenia przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Jak wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
2. numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
3. numer kolejny wydruku;
4. datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
5. oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
6. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
7. cenę jednostkową towaru lub usługi;
8. ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
9. wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
10. wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
11. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
12. łączną kwotę podatku;
13. łączną kwotę sprzedaży brutto;
14. oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
15. kolejny numer paragonu fiskalnego;
16. numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
17. numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;
18. logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji (…) – art. 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Jednocześnie przepisy przejściowe zawarte w ww. rozporządzeniu z dnia 14 marca 2013 r. wprowadzają terminy umożliwiające stosowanie kas na dotychczasowych warunkach i umożliwiają podatnikom dostosowanie się do wymogów określonych tym rozporządzeniem.

Zgodnie z przepisem przejściowym § 35 ww. rozporządzenia podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:

1. decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania;
2. potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po dniu 1 września 2011 r.

- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

Zgodnie natomiast z § 36 ww. rozporządzenia podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach (Dz. U. Nr 64, poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 (rozdział ten obejmuje m. in. § 8 oraz § 9 tego rozporządzenia) stosują te przepisy odpowiednio.

Zgodnie z § 37 ww. rozporządzenia do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy, obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.

W świetle ww. przepisów podatnicy:

1. mogli do dnia 30 września 2013 r. stosować dotychczasowe zasady prowadzenia ewidencji;
2. po dniu 30 września 2013 r. obligatoryjnie stosują zasady określone w rozporządzeniu z dnia 14 marca 2013 r., z uwzględnieniem jednak możliwości technicznych użytkowanych kas; oznacza to, że jeżeli kasa rejestrująca nie ma możliwości drukowania na paragonie, na żądanie nabywcy, numeru identyfikacji podatkowej nabywcy, to podatnik po 30 września 2013 r. będzie mógł stosować tę kasę (drukowane przez podatnika paragony fiskalne nie będą jednak zawierać NIP nabywcy).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa Wnioskodawcy do wydawania paragonów niezawierających danych wskazanych w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących ze względu na fakt, że program aplikacyjny wykorzystywany przez Spółkę nie będzie posiadał funkcjonalności umożliwiającej wydruk paragonów fiskalnych ze wskazanym numerem NIP nabywcy i w związku z czym Spółka nie będzie miała technicznych możliwości na wystawienie takiego paragonu.

Zatem, skoro spółka będzie korzystała z drukarek fiskalnych z zaprogramowaną możliwością wprowadzenia do treści paragonu fiskalnego numeru NIP nabywcy, tj. kas, które będą technicznie dostosowane do wymogów wyrażonych w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, to na żądanie kontrahenta powinna wydać nabywcy paragon zawierający jego numer NIP. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, iż spółka posiada program aplikacyjny, który w połączeniu z drukarką fiskalną nie obsługuje opcji wskazania NIP na paragonie. Podkreślenia wymaga, iż powyższe przepisy odnoszą się do kas rejestrujących, nie zaś do programów aplikacyjnych obsługujących drukarki fiskalne. Tym samym jeżeli posiadana przez spółkę kasa (drukarka fiskalna) spełnia warunki, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, to na spółce spoczywa obowiązek wyboru odpowiedniego programu aplikacyjnego, który będzie w sposób kompatybilny współpracował z pracą drukarki fiskalnej umożliwiający spełnienie wymagań określonych w ustawie i aktach wykonawczych.

Reasumując, spółka będzie zobowiązany do umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym w każdym przypadku, gdy nabywca tego zażąda. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, iż program aplikacyjny wybrany przez spółkę nie będzie posiadał funkcjonalności umożliwiającej wydruk paragonów fiskalnych ze wskazanym numerem NIP. To do obowiązków spółki należy wybór takiego oprogramowania (programów aplikacyjnych) do kas w postaci drukarek fiskalnych, by nie zawężał ich funkcjonalności wymaganej przez ustawodawcę przepisami prawa.

(Interpretacja indywidualna z 6 października 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.273.2017.1.ISK - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej)

Red.