Pracownik może składać pracodawcy PIT-2 elektronicznie

Jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń.

 

Pracodawca zatrudnia znaczną ilość pracowników. Praca jest wykonywana głównie zdalnie i w formie telepracy. Pracodawca zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym informacje o zmianie urzędu skarbowego, jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego stworzonego przez pracodawcę. W celu złożenia oświadczenia/wniosku/zmiany, pracownik byłby zobowiązany:

  1. zalogować się do wewnętrznej aplikacji przy użyciu unikalnego identyfikatora (email) i hasła,
  2. wybrać odpowiedni wzór oświadczenia/wniosku zamieszczonego w aplikacji lub wskazać zmianę urzędu skarbowego,
  3. wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje,
  4. powiadomienie o złożonym elektronicznie oświadczeniu/wniosku/zmianie trafia do działu personalnego, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników,
  5. dział personalny przygotowuje odpowiedni raport dla działu płac, celem uaktualnienia danych w aplikacji płacowej,
  6. elektroniczne oświadczenia/wnioski/zmiany US będą usuwane z aplikacji po okresie retencji.

Oświadczenia/wnioski/zmiany nie będą podpisywane przez pracowników kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany.

Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w aplikacji przez okres wynikający z odrębnych przepisów. Zapewniony zostanie jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek. Aplikacja zapewni funkcjonalność, która pozwoli na zagwarantowanie, że dane nie zostaną zmodyfikowane przez inną osobę niż sam pracownik. Treść wzorów oświadczeń/wniosków będzie aktualizowana stosownie do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.

Aplikacja zapewni możliwość wydruku złożonego oświadczenia/wniosku/zmiany zarówno przez samego pracownika, który taki dokument za pośrednictwem aplikacji złoży, jak i przez osobę upoważnioną ze strony pracodawcy. Dostęp do danych będą mieć tylko upoważnione osoby.

Oświadczenia/wnioski/zmiany, które pracodawca zamierza zbierać w formie elektronicznej to:

  • oświadczenia związane z Polskim Ładem: ulga na powrót, ulga na dzieci 4+, ulga senior, oświadczenie/rezygnacja z ulg, inne wprowadzone przez ustawodawcę;
  • oświadczenie PIT-2 (aktualizowany do obowiązującej wersji);
  • rezygnacja z PIT-2;
  • oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonkiem/dzieckiem;
  • oświadczenie dotyczące: stosowania podwyższonych kosztów, zastosowanie podwyższonych zaliczek, rezygnacja z ulgi dla osób do 26 lat, inne oświadczenia podatkowe wprowadzone przez ustawodawcę;
  • oświadczenia dotyczące rezydencji podatkowej;
  • zmiana urzędu skarbowego.

W związku z powyższym we wniosku o interpretację pracodawca zapytał, czy jest uprawniony do zbierania w postaci elektronicznej ww. dokumentów od pracowników. Jego zdaniem, przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w postaci elektronicznej na zasadach określonych powyżej będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy. Dodatkowo takie rozwiązanie pozwoli mu na uniknięcie kosztów związanych z wydrukiem oraz przesyłaniem wniosków i oświadczeń.

 

 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. W Wydanej interpretacji organ wskazał:

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone stanowi że deklaracje i podania mogą być opatrywane:

  1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
  2. podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
  3. podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
  4. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, jeżeli są przesyłane przez portal podatkowy, albo
  5. innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym zdefiniowano:

  1. podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
  2. bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który:
    1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
    2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
    3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

  1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
  2. zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
  3. kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej.

W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia w formie wskazanej przez pracodawcę będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń.

 

Interpretacja indywidualna z 28 października 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.574.2022.1.IR - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

 

Redakcja podatki.biz

 

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...