Pracownik może składać pracodawcy PIT-2 elektronicznie

Jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń.

Pracodawca zatrudnia znaczną ilość pracowników. Praca jest wykonywana głównie zdalnie i w formie telepracy. Pracodawca zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym informacje o zmianie urzędu skarbowego, jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego stworzonego przez pracodawcę. W celu złożenia oświadczenia/wniosku/zmiany, pracownik byłby zobowiązany:

1. zalogować się do wewnętrznej aplikacji przy użyciu unikalnego identyfikatora (email) i hasła,
2. wybrać odpowiedni wzór oświadczenia/wniosku zamieszczonego w aplikacji lub wskazać zmianę urzędu skarbowego,
3. wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje,
4. powiadomienie o złożonym elektronicznie oświadczeniu/wniosku/zmianie trafia do działu personalnego, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników,
5. dział personalny przygotowuje odpowiedni raport dla działu płac, celem uaktualnienia danych w aplikacji płacowej,
6. elektroniczne oświadczenia/wnioski/zmiany US będą usuwane z aplikacji po okresie retencji.

Oświadczenia/wnioski/zmiany nie będą podpisywane przez pracowników kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany.

Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w aplikacji przez okres wynikający z odrębnych przepisów. Zapewniony zostanie jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek. Aplikacja zapewni funkcjonalność, która pozwoli na zagwarantowanie, że dane nie zostaną zmodyfikowane przez inną osobę niż sam pracownik. Treść wzorów oświadczeń/wniosków będzie aktualizowana stosownie do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.

Aplikacja zapewni możliwość wydruku złożonego oświadczenia/wniosku/zmiany zarówno przez samego pracownika, który taki dokument za pośrednictwem aplikacji złoży, jak i przez osobę upoważnioną ze strony pracodawcy. Dostęp do danych będą mieć tylko upoważnione osoby.

Oświadczenia/wnioski/zmiany, które pracodawca zamierza zbierać w formie elektronicznej to:

• oświadczenia związane z Polskim Ładem: ulga na powrót, ulga na dzieci 4+, ulga senior, oświadczenie/rezygnacja z ulg, inne wprowadzone przez ustawodawcę;
• oświadczenie PIT-2 (aktualizowany do obowiązującej wersji);
• rezygnacja z PIT-2;
• oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonkiem/dzieckiem;
• oświadczenie dotyczące: stosowania podwyższonych kosztów, zastosowanie podwyższonych zaliczek, rezygnacja z ulgi dla osób do 26 lat, inne oświadczenia podatkowe wp...