Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

29.09.2020

Pracownik może składać pracodawcy elektronicznie oświadczenia podatkowe

Jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej.

Z wnioskiem o interpretację zwrócił się pracodawca, który zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego.

W celu złożenia oświadczenia lub wniosku, pracownik byłby obowiązany:

  1. zalogować się na wykorzystywanej przez siebie w pracy stacji roboczej (komputer), przy użyciu unikalnego identyfikatora i hasła,
  2. zalogować się na swoje indywidualne konto w aplikacji,
  3. wybrać odpowiedni wzór oświadczenia lub wniosku zamieszczonego w aplikacji,
  4. wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje,
  5. wysłać elektronicznie wypełniony wniosek do działu, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników.

W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany. Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w formacie „pdf” przez okres wynikający z odrębnych przepisów, zapewniając jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek.

Pracodawca miał wątpliwości czy przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych w formie elektronicznej na ww. zasadach będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika. W jego opinii - tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z pracodawcą. W wydanej interpretacji wyjaśnił:

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 grudnia 2019 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń. Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a stosownie do § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Zgodnie natomiast z art. 74 § 1 ww. ustawy, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

W myśl art. 78 § 1 ustawy Kodeks cywilny, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Stosownie do art. 781 § 1 ww. ustawy, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak, także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych.

Zgodnie z tym przepisem deklaracje i podania mogą być opatrywane:

  1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
  2. podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
  3. podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
  4. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, jeżeli są przesyłane przez portal podatkowy, albo
  5. innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 obowiązującej do dnia 7 października 2016 r. ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym zdefiniowano:

  1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
  2. bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:
    1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
    2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
    3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

  1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
  2. zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
  3. kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej.

W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli jak wskazał pracodawca złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia w formie wskazanej przez pracodawcę będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń.

W konsekwencji, opisany przez pracodawcę elektroniczny sposób składania oświadczeń pracowników dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych jest prawidłowy.

Interpretacja indywidualna z 16 września 2020 r., sygn. 0113-KDWPT.4011.135.2020.1.MG - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz