Pracownicy za granicą - problemy z ustaleniem rodzaju wyjazdu

W przypadku, w którym pracownik zostaje przez pracodawcę wysłany za granicę powstaje trudność w ustaleniu, czy będzie to dla niego podróż służbowa czy też oddelegowanie, które podróżą służbową nie jest. Obie te formy wyjazdu pracownika przynoszą odrębne skutki, nakładają bowiem na pracodawcę inne obowiązki.

Z podróżą służbową wiąże się obowiązek wypłacania diet i pozostałych świadczeń. Natomiast w oddelegowaniu niebędącym podróżą służbową pracodawca nie jest zobligowany do wypłacania dodatkowych świadczeń, a jeżeli takie świadczenia pracownikowi zapewnia, to najczęściej podlegają one opodatkowaniu i składkom ubezpieczeniowym. Obie formy wywołują więc odmienne skutki na gruncie przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych.

Dla rozróżnienia obu form oddelegowania przyjmijmy, że oddelegowanie niebędące podróżą służbową będziemy nazywali „odesłaniem”. Pozwoli nam to uniknąć nieporozumień związanych z pojęciem „oddelegowania”, ponieważ jest ono dość niejednoznaczne – oddelegowanie wiąże się z „delegacją”, a ta, jak wiadomo, oznacza „podróż służbową”.

Pojęcie „odesłanie” nie jest pojęciem prawnym, ale dość dobrze oddaje sens tej formy oddelegowania. Używane jest też niekiedy w literaturze.

Obie formy, mimo że wywołują odmienne skutki, w praktyce są dość słabo rozróżniane przez przepisy. Zacznijmy od tego, że polskie prawo nie definiuje „oddelegowania”. Pojęciem tym posługują się niektóre ustawy regulujące warunki pracy pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku służbowego (np. funkcjonariuszy służby więziennej, policji, biura ochrony rządu) – choć go nie definiują.

Podobnie pojęciem „podróż służbowa” posługują się przepisy prawa pracy (Kodeks pracy oraz rozporządzenia wydawane na jego podstawie), choć również nie zawierają jego definicji. Kodeks pracy wskazuje, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepis nie jest wystarczająco jednoznaczny, bo nie definiuje pojęcia „zadanie służbowe”.

Przykład:

Firma zamierza otworzyć oddział w Rumunii i w związku z tym chce wysłać na rok do Bukaresztu pracownika, który będzie odpowiedzialny za utworzenie tego oddziału.

W myśl powyższego przepisu Kodeksu pracy można by przypuszczać, że pracownikowi temu będą przysługiwały należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, bo utworzenie zagranicznego oddziału jest dla niego zadaniem służbowym. Obawiamy się jednak, że organy podatkowe i ZUS mogłyby mieć w tej kwestii zdanie odrębne.

Można przyjąć, że przez „oddelegowanie” rozumie się przejściowe wykonywanie pracy/określonych zadań przez pracownika poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy.

W tak sformułowanej definicji zawiera się jednak zarówno „podróż służbowa”, jak i „odesłanie”.

Nadal więc nie wiemy, jak te pojęcia odróżnić.

Najprostszym i właściwie jedynym sposobem jest przyjęcie, że „podróż służbowa” to wykonywanie pracy poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy. Tak więc najważniejszą wskazówką będzie ustalenie, jak zdefiniowano „miejsce pracy” w umowie o pracę.

Przykład:

Pracownik w umowie o pracę ma wskazane jako miejsce pracy „Warszawa”. W poniedziałek kierownik wydał pracownikowi polecenie udania się samochodem służbowym do Wołomina w celu odebrania dokumentów od kontrahenta. Pracownik zadanie wykonał i jeszcze przed końcem dnia pracy wrócił do siedziby firmy.

Jest to przykład podróży służbowej. W tym przypadku nie będą się z tą podróżą wiązały dodatkowe świadczenia dla pracownika (ponieważ czas jej trwania nie przekroczył 8 godzin, a pracownik nie musiał ponieść żadnych wydatków), lecz tak czy inaczej była to podróż służbowa.

Przykład:

Inny pracownik ma w umowie o pracę wskazane „województwo mazowieckie”.

Wyjazd tego pracownika do Wołomina nie będzie podróżą służbową, ponieważ pracownik cały czas wykonywał pracę na terenie wskazanym w umowie o pracę.

Jak wspomnieliśmy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa z reguły wiąże się dla pracownika z ponoszeniem kosztów, których nie musi ponosić, gdy wykonuje pracę w stałym miejscu pracy. Dlatego też przepisy nakazują pracodawcom „rekompensować” pracownikom koszty i inne „niedogodności” podróży.

Wspomnieliśmy już, że jedynym kryterium różniącym podróż służbową od odesłania jest ustalenie, czy wyjazd pracownika oznacza wykonywanie pracy poza miejscem pracy, czy też pracownik będzie wykonywał pracę w miejscu bądź na terytorium wskazanym jako miejsce pracy.

Pozornie to kryterium dość łatwe do zweryfikowania. Problemem jest jednak to, że przepisy dopuszczają pewną elastyczność w określaniu miejsca pracy. Nie zawsze musi to być miejsce ściśle zdefiniowane, np. adres siedziby pracodawcy. Dopuszcza się określanie miejsca pracy w sposób terytorialny, np. teren powiatu, województwa. W związku z tym pojawia się pytanie: jak duże terytorium może być miejscem pracy?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale inspekcja pracy radzi kierować się kryterium czasu i rodzaju pracy. Oznacza to, że miejsce pracy powinno być tak określone, by pracownik w ramach umówionego czasu i rodzaju pracy miał możliwość wykonywania pracy, na którą się umówił. Przejazdy po terytorium wskazanym jako miejsce pracy nie powinny się generalnie odbywać kosztem czasu pracy.

Przykład:

Pan Janusz jest pracownikiem firmy zajmującej się montażem i demontażem rusztowań na budowach. W umowie o pracę wskazano, że jego miejscem pracy są „budowy prowadzone przez pracodawcę na terenie Polski”. W efekcie pan Janusz z 40 godzin tygodniowego czasu pracy średnio 10 godzin spędza, podróżując pomiędzy miejscami pracy.

Taka okoliczność dla inspekcji pracy może oznaczać, że jedynym powodem, dla którego pracodawca określił miejsce pracy tak szeroko, była chęć uniknięcia ponoszenia kosztów diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi.

Z drugiej strony organy podatkowe czy ZUS zazwyczaj patrzą na tę kwestię odwrotnie i wyjazd, który pracodawca potraktował jako podróż służbową, próbują uznać za odesłanie i twierdzą, że wypłacone diety i inne świadczenia powinny zostać opodatkowane i oskładkowane.

Pewnym argumentem w sporach z fiskusem czy ZUS może być stanowisko, które podzielają sądy administracyjne:

„(…) organy podatkowe i ZUS nie są instytucjami uprawnionymi do interpretowania przepisów prawa pracy, takie kompetencje posiada inspekcja pracy”.

Odesłanie

Odesłanie jest oddelegowaniem pracownika do pracy w jednym z miejsc wskazanych w umowie o pracę. W razie gdy miejsce pracy poza granicami kraju wynika z zapisów umowy o pracę, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania dodatkowych świadczeń poza umówionym wynagrodzeniem.

Jeśli strony umowy ustalą jako stałe miejsce pracy pewien obszar terytorialny (geograficznie czy sferę objętą działalnością pracodawcy), to przemieszczanie się pracownika w jego granicach nie będzie podróżą służbową (pamiętajmy jednak o zastrzeżeniach wskazanych wyżej).

Podróżą służbową nie jest także stałe wykonywanie działań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy, oczywiście również z powyższym zastrzeżeniem dotyczącym czasu dojazdu i normy czasu pracy.

Generalnie odesłanie pracowników do innego państwa następuje w trzech przypadkach:

1. w celu wykonywania w tym kraju umowy zawartej między pracodawcą a odbiorcą usług, o ile istnieje stosunek pracy między odsyłanym pracownikiem a odsyłającym go pracodawcą,
2. do położonego w tym kraju zakładu lub przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw, o ile istnieje stosunek pracy między odsyłanym pracownikiem a odsyłającym go pracodawcą,
3. pracowników wynajmowanych w celu wykonywania pracy w tym państwie przez upoważnione agencje zatrudnienia, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy odsyłanym pracownikiem a odsyłającym go pracodawcą.

Redakcja podatki.biz

30.05.2018 r. rozpoczynamy kolejną edycję e-kursu: Pracownicy za granicą - podatki, formalności, ubezpieczenia

Artykuł powstał z wykorzystaniem fragmentów pierwszej lekcji e-kursu. Lekcję tę w całości można pobrać tutaj (plik pdf) - dzięki temu będziecie mogli się przekonać, czy ta forma kształcenia Wam odpowiada.

Zapraszamy!