Praca zdalna: Kiedy ekwiwalent za sprzęt jest bez PIT?

Spółka w celu zrekompensowania kosztów stałej pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników planuje wprowadzić wypłatę tym pracownikom dodatkowego świadczenia pieniężnego w postaci jednorazowego zryczałtowanego ekwiwalentu. Czy spółka będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych ekwiwalentów?

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy będą w sposób stały pracować zdalnie, i którzy na stałe muszą przystosować swoje stanowisko pracy do bezpiecznego i stałego wykonywania pracy. W szczególności, ryczałt będzie przeznaczony na pokrycie wydatków z następującego koszyka:

• zakup drobnego sprzętu elektronicznego: monitor, podstawy pod monitor, przedłużacze, okablowanie i inne narzędzie elektroniczne służące do pracy biurowej,
• zakup elementów umeblowania domowego biura: biurko, krzesło do biurka, elementy ergonomiczne związane z miejscem pracy zdalnej, oświetlenie powierzchni roboczej, osłony do okablowania i inne zapewniające bezpieczne środowisko zgodne z zasadami BHP i ergonomii,
• zwiększone koszty mediów: prąd, woda, ogrzewanie, gaz i inne media wykorzystywane w godzinach pracy,
• koszty utrzymania bądź ulepszenia dostępu do Internetu w stopniu zapewniającym właściwą przepustowość odpowiednią dla wymaganej pracy zdalnej,
• zakup elementów eksploatacyjnych: tusze, papier, notatniki - jeśli są wymagane charakterem pracy.

Spółka nie będzie wymagać od pracowników przedstawiania faktur dokumentujących poniesienie powyższych kosztów, pozostawiając w ich gestii dokładny sposób wydatkowania ryczałtu. Jednakże, opierając się na własnych doświadczeniach i analizach (np. opartych na znajomości kosztów umeblowania biurowego, znajomości kosztów zapewnienia dostępu do szybkiego Internetu), spółka planuje, że wskazany ekwiwalent wypłacany będzie w formie pieniężnej w kwocie do około 1000 PLN, jednorazowo (kwota ta może ulegać zmianie, w wyniku inflacji, zmieniających się potrzeb organizacji stanowiska pracy ale metoda jej ustalenia pozostanie podobna).

Odpowiedź:

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie z art. 11 ust. 2a cytowanej ustawy wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2. jeżeli...