Potwierdzenie odbioru faktury korygującej

Podstawą prawną do wystawienia faktury korygującej jest art. 106j ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług określający przypadki, w których podatnik zobowiązany jest wystawić taki dokument. 

Ustawodawca nie nałożył na podatników obowiązku uzyskania od kontrahenta potwierdzenia otrzymania faktur korygujących pierwszej grupy. Korekta wartości sprzedaży podwyższająca podstawę opodatkowania powinna być zatem wykazana niezależnie od tego, czy nabywca potwierdził jej otrzymanie.

Korekta in minus tylko z potwierdzeniem odbioru

Inaczej sprawa przedstawia się w przypadku faktury korygującej pomniejszającej podstawę opodatkowania oraz VAT. Zgodnie z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT zasadą jest, że w celu umożliwienia uwzględnienia w rozliczeniach tego rodzaju dokumentu konieczne jest posiadanie potwierdzenia odebrania go przez nabywcę. Jeżeli podatnik nie będzie dysponował potwierdzeniem odbioru faktury korygującej in minus, nie będzie miał prawa skorygować należnego podatku. Potwierdzenie to odgrywa więc bardzo istotną rolę w systemie VAT opartym przecież na metodzie fakturowej. Zapobiega ono bowiem obniżeniu podstawy opodatkowania u dostawcy bez należytego uzasadnienia.

Przepis art. 29a ust. 13 ustawy o VAT wskazuje warunek obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem. Jest nim posiadanie przez wystawcę uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania jej przez nabywcę, dla którego fakturę wystawiono. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie uzyskano.

Zdaniem TS UE

Wymóg posiadania potwierdzenia doręczenia odbioru faktury korygującej in minus wynika nie tylko z ustawy o VAT. Został on ponadto potwierdzony wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości UE z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Ministerstwo Finansów vs. Kraft Foods Polska SA. Wyrok wydany został w trybie prejudycjalnym na wniosek NSA. Dotyczył wyjaśnienia sposobu interpretowania art. 90 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347/1) na gruncie ustawy o VAT w zakresie zgodności z nią obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nałożonego tą regulacją.

Na zadane pytanie Trybunał odpowiedział następująco:

• wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług zgodny jest z warunkami, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy 112; przepis ten daje bowiem państwom unijnym swobodę określenia warunków, jakie podatnik powinien spełnić, aby mógł obniżyć podstawę opodatkowania po anulowaniu transakcji, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, niewywiązaniu się przez kontrahenta z płatności bądź obniżeniu ceny po dokonaniu dostawy;
• nie została naruszona zasada neutralności ani proporcjonalności, ponieważ wymóg uzyskania potwierdzenia nie stoi w sprzeczności z nimi; jeżeli jednak uzyskanie przez podatnika, który jest dostawcą towarów lub usług, takiego potwierdzenia nie jest możliwe w rozsądnym terminie bądź jest nadmiernie utrudnione, nie można odmówić wykazania przed organami podatkowymi przy użyciu innych środków dochowania należytej staranności w okolicznościach danej sprawy w celu upewnienia się, że nabywca towarów lub usług znajduje się w posiadaniu korekty faktury i zapoznał się z nią, jak również że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w tej korekcie faktury.

Zgodnie ze stanowiskiem Trybunału obowiązkiem podatnika jest podejmować działania zmierzające do uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obniżenie podatku należnego bez posiadania potwierdzenia możliwe jest jedynie w przypadku, gdy jego uzyskanie w rozsądnym terminie jest niemożliwe bądź nadmiernie utrudnione. Wówczas podatnik musi wykazać, że dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca dokument korygujący posiada i zapoznał się z nim, a transakcja została w rzeczywistości wykonana na warunkach określonych w korekcie.

Opinię taką wyraził też Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2016 r., nr IPPP2/4512-1044/15-2/JO. Dyrektor wskazał ponadto, że ani przepisy regulujące zagadnienie potwierdzenia odbioru faktury korygującej, ani ww. wyrok Trybunału nie regulują, jaką dokumentacją dysponować powinien podatnik, aby możliwe było uznanie, iż dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca posiada fakturę korygującą. Jego zdaniem dopuścić należy wszelkie formy jednoznacznie potwierdzające taką okoliczność, ciężar dowodu zaś spoczywa na zainteresowanym podatniku.

Sposoby potwierdzania odbioru faktury korygującej

Organy skarbowe akceptują bardzo różne sposoby potwierdzenia i można przyjąć, że każda zmaterializowana jego forma jednoznacznie wskazująca, że kupujący otrzymał fakturę i się z nią zapoznał, jest uznawana. Są to w szczególności:

1. odesłanie kopii faktury korygującej z podpisem i datą odbioru – najpowszechniejsza forma potwierdzenia,
2. zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego,
3. faks potwierdzający odbiór faktury korygującej – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r., nr IPTPP4/443-822/14-4/BM,
4. skan lub zdjęcie podpisanego egzemplarza faktury korygującej – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., nr IPPP2/4512-326/15-2/RR,
5. oświadczenie nabywcy o otrzymaniu korekty zawierające wszystkie informacje niezbędne do właściwego ujęcia faktury korygującej w rejestrze VAT – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 kwietnia 2009 r., nr IBPP1/443-37/09/AW,
6. złożenie sprzedawcy propozycji potrącenia należności – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., nr ILPP2/443-720/14-2/MN,
7. przyjęcie propozycji sprzedawcy potrącenia wzajemnych należności – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., nr ILPP2/443-719/14-2/AK,
8. potwierdzenie odebrania przesyłki od firmy kurierskiej – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., nr IPPP2/4512-326/15-2/RR,
9. wyciąg bankowy – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., nr IPPP2/4512-326/15-2/RR,
10. potwierdzenie dostarczenia wiadomości elektronicznej – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., nr IPPP2/4512-326/15-2/RR.

Adam Okonkwo