Potwierdzenie odbioru faktury korygującej w formie elektronicznej

Pytanie podatnika: Czy w przypadku faktur korygujących, zgodnie z którymi podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu, otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę jest wystarczającym dowodem, który uprawnia do obniżenia podstawy opodatkowania, a w przypadku braku otrzymania elektronicznego potwierdzenia odbioru czy wystarczające jest posiadanie elektronicznego potwierdzenia doręczenia faktury korygującej na skrzynkę mailową kontrahenta wraz z elektronicznym potwierdzeniem doręczenia wiadomości mailowej zawierającej prośbę o potwierdzenie odbioru faktury oraz posiadanie potwierdzenia dokonania zwrotu na rachunek bankowy odbiorcy kwoty wynikającej z faktury korekty bądź wyciągu z rachunku bankowego, z którego wynika, że kontrahent dokonał potrącenia kwoty wynikającej z faktury korekty?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 28 listopada 2013 r. (data wpływu 9 grudnia 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 26 lutego 2014 r. (data wpływu 5 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzania odbioru faktury korygującej w formie elektronicznej, uprawniającego do obniżenia podstawy opodatkowania - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 grudnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzania odbioru faktury korygującej w formie elektronicznej, uprawniającego do obniżenia podstawy opodatkowania. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 26 lutego 2014 r. (data wpływu 5 marca 2014 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka, zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje sprzedaży i zakupów towarów i usług. Przedmiotowe transakcje dokumentowane są fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej. W celu usprawnienia przesyłu faktur, Spółka oraz jej kontrahenci rozważają w 2014 r. zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej z linkiem do adresu strony www, na której faktury są udostępnione kontrahentom w formacie PDF.

W związku z dostawą towarów i świadczeniem usług przez Spółkę, faktury sprzedaży wystawiane będą w systemie finansowo-księgowym przez uprawnionych pracowników Spółki, a następnie automatycznie generowane do pliku PDF. Pracownicy wystawiający faktury zobligowani będą na mocy odpowiednich regulacji obowiązujących w Spółce do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich do systemu finansowo-księgowego. Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia uprzedniej zgody przez odbiorców na taki sposób otrzymywania faktur. W treści zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych wskazane zostaną adresy e-mail Spółki (z wykorzystaniem tego adresu będzie przesyłana faktura przez Spółkę) jak i adresy e-mail nabywców towarów i usług (na ten adres będzie wyłącznie wysyłana wiadomość zawierająca faktury w formie elektronicznej). Korespondencja za pośrednictwem tych adresów obsługiwana będzie wyłącznie przez osoby wytypowane po stronie Spółki i jej kontrahentów. Wystawione faktury zostaną automatycznie przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik do wiadomości, na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej. Wiadomość - e-mail wraz z załącznikiem w postaci faktury w formacie PDF - będzie automatycznie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur i przechowywana w tym archiwum do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy działu księgowego oraz pracownicy działu IT Spółki, odpowiedzialni za techniczną obsługę systemu. Dowodem dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę sprzedaży na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej, będzie automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy nabywcy. Potwierdzenie to będzie automatycznie zapisywane w archiwum elektronicznym Spółki. Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony dostęp do faktur oraz ich pobór.

Faktury sprzedaży wystawiane będą w systemie księgowym przez Spółkę na podstawie utworzonego w nim zlecenia sprzedaży. Z kolei zlecenie sprzedaży zostanie utworzone w oparciu o zawartą z kontrahentem umowę, w niektórych przypadkach na podstawie złożonego przez kontrahenta zamówienia. Po dokonaniu przez kontrahenta płatności wynikającej z faktury, możliwe jest dotarcie poprzez system finansowo-księgowy do księgowego dokumentu rozliczeniowego (dotyczącego płatności) bezpośrednio z pozycji dokumentu księgowego dotyczącego danej faktury.

Spółka zamierza również przesyłać w formie elektronicznej faktury korygujące do faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług. Zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur korygujących będą identyczne jak omówione powyżej. W szczególności, dowodem otrzymania wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będzie automatyczne potwierdzenie otrzymania/przeczytania wiadomości za pomocą komunikatu e-mailowego, wysłanego po kliknięciu przez kontrahenta w okno z żądaniem potwierdzenia. Komunikaty z potwierdzeniem otrzymania/przeczytania wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej, będą automatycznie archiwizowane w archiwum elektronicznym faktur. W przypadku, gdy kontrahent nie potwierdzi otrzymania/przeczytania wiadomości elektronicznej zawierającej fakturę korygującą, Spółka mailowo będzie zwracać się z prośbą o potwierdzenie odbioru danej faktury korygującej. Wiadomość mailowa z potwierdzeniem otrzymania faktury korekty również będzie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur.

W zakresie faktur dokumentujących dokonany przez Spółkę zakup towarów i usług, Spółka i jej kontrahenci ustalą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które), wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury zakupu w formacie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www, przez którą kontrahent udostępnia faktury. Forma otrzymywania faktur w formie elektronicznej od danego kontrahenta zostanie zaakceptowana przez Spółkę. Każdorazowo, po otrzymaniu wiadomości mailowej wraz z załącznikiem w postaci faktury w formie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www, przez którą kontrahent udostępnia faktury w formacie PDF, dokonywana będzie automatyczna weryfikacja poprawności adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Otrzymane faktury lub też faktury pobrane ze strony www zakupu będą automatycznie zapisywane w archiwum elektronicznym w formacie PDF. Dowodem otrzymania wiadomości zawierającej fakturę (link do strony www, na której udostępniana jest faktura) zakupu na wskazany przez Spółkę adres mailowy będzie zarchiwizowana wiadomość otrzymana od kontrahenta.

Faktury elektroniczne dotyczące zakupionych towarów i usług przechowywane będą w archiwum elektronicznym w podziale na okresy rozliczeniowe. Dostęp do nich oraz ich pobór będzie zapewniony na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli pracownicy Spółki uprawnieni do obsługi faktur oraz dział IT Spółki, odpowiedzialny za techniczną obsługę systemu. Na mocy odpowiednich regulacji wewnętrznych, pracownicy zobligowani będą do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich do systemu finansowo-księgowego.

Zasady otrzymywania i przechowywania faktur korygujących będą identyczne jak omówione powyżej.

Księgowanie faktur dotyczących zakupionych towarów i usług dla potrzeb VAT jest uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru/wykonania usługi, przy czym w zależności od wariantu owo potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone jest:

1. albo w systemie finansowo-księgowym (wariant 1),
2. albo w odrębnym systemie, który dedykowany jest dla organizacji logistyki dostaw niektórych kategorii towarów, dostarczanych w oparciu o harmonogram określony w umowie (wariant 2),
3. albo w formie papierowej z autoryzacją osób odpowiedzialnych merytorycznie za odbiór towaru/usługi, którego scan w PDF stanowi integralną część dokumentu księgowego (wariant 3).

W przypadku wariantu 2, potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone w systemie finansowo-księgowym następuje na podstawie potwierdzenia realizacji dostawy/wykonania usługi utworzonego w tym odrębnym systemie. W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę (wariant 1, 2, 3) możliwym zatem będzie zestawienie otrzymanej faktury co najmniej z potwierdzeniem wykonania usługi/dostarczenia towaru. Zestawienie tych dwóch dokumentów pozwala na ocenę, czy dane dotyczące transakcji uwidocznione na fakturze są zgodne pod kątem przedmiotowym i podmiotowym z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonania usługi.

Uzgodniona z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonaniem usługi faktura jest księgowana, a następnie jest podstawą do realizacji przelewu. Po dokonaniu na rzecz kontrahenta płatności wynikającej z faktury, możliwe jest też dotarcie poprzez system finansowo-księgowy do dokumentu rozliczeniowego (dotyczącego płatności) bezpośrednio z pozycji dokumentu księgowego dotyczącego danej faktury.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że nabywane przez nią towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W ocenie Spółki, opisany sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formacie PDF zapewnia autentyczność, integralność i czytelność tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku faktur korygujących, zgodnie z którymi podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w fakturze dokumentującej odpłatną dostawę i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę jest wystarczającym dowodem, który uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania, a w przypadku braku otrzymania elektronicznego potwierdzenia odbioru faktury korygującej czy wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania jest posiadanie elektronicznego potwierdzenia doręczenia faktury korygującej na skrzynkę mailową kontrahenta wraz z elektronicznym potwierdzeniem doręczenia wiadomości mailowej zawierającej prośbę o potwierdzenie odbioru faktury korygującej oraz posiadanie potwierdzenia dokonania zwrotu na rachunek bankowy odbiorcy kwoty wynikającej z faktury korekty bądź wyciągu z rachunku bankowego, z którego wynika, że kontrahent dokonał potrącenia kwoty wynikającej z faktury korekty?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym to potwierdzenie uzyskano.

Ustawodawca nie sprecyzował więc, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Zatem potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie. Istotne jest tylko posiadanie informacji, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą.

Zdaniem Spółki, elektroniczne potwierdzenie otrzymania/przeczytania wiadomości za pomocą komunikatu e-mailowego wysłane automatycznie po kliknięciu przez kontrahenta w okno z żądaniem potwierdzenia odbioru wiadomości, a w przypadku jego braku uzyskane od kontrahenta potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w formie maila, spełniają ten warunek.

Wyjątkiem, który dopuszcza możliwość obniżenia podstawy opodatkowania mimo braku posiadania w jakiejkolwiek formie potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest m.in. sytuacja, o której mowa w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy. Zgodnie z przywołanym przepisem, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowania próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Spółka stoi na stanowisku, że posiadanie elektronicznego potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej załącznik w postaci faktury korygującej oraz elektronicznego potwierdzenia dostarczenia wiadomości, w której to zwrócono się z prośbą o potwierdzenie odbioru danej faktury korygującej będzie równoznaczne z udokumentowaniem próby doręczenia faktury korygującej. Natomiast obowiązek posiadania dokumentacji, z której wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej zostanie spełniony, jeżeli Spółka dokona zwrotu kwoty wynikającej z faktury korekty, bądź też gdy kontrahent regulując swoje zobowiązanie wobec Spółki dokona potrącenia kwoty wynikającej z faktury korygującej.

W takiej sytuacji, w opinii Spółki prawo do obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do pod...