21.06.2016

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Dokument ten powinien być cyklicznie weryfikowany i aktualizowany. Trzeba jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

Jednostki podlegające przepisom ustawy o rachunkowości zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Zasady (polityka) rachunkowości

Artykuł 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) określa, że w dokumencie opisującym zasady rachunkowości danej jednostki w języku polskim powinny się znaleźć przede wszystkim informacje dotyczące:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
  • zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
  • wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
  • opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podkreślmy w tym miejscu, że za dokumentację zawierającą powyższe informacje odpowiada kierownik jednostki. Warto dodać, że odpowiedzialność ta obejmuje również dokonywanie aktualizacji informacji. Dokument ten musi być bowiem cały czas aktualizowany.

Ciągłość stosowania zasad jest konieczna

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym bądź prawnym.

Informacje w polityce rachunkowości

Przyjęta przez jednostkę polityka rachunkowości powinna zawierać wskazanie wszystkich zasad i informacji, które umożliwią prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przede wszystkim powinna zatem zawierać informacje dotyczące m.in.:

1. wskazania przez jednostkę daty rozpoczęcia roku sprawozdawczego,
2. określenia długości okresu sprawozdawczego (miesiąc, kwartał, rok),
3. określenia rodzaju działalności z wyszczególnieniem działalności podstawowej i pomocniczej,
4. określenia sposobu prowadzenia rachunku kosztów (w układzie rodzajowym czy w układzie według typów działalności),
5. określenia wybranego sposobu opracowywania rachunku zysków i strat (wariant porównawczy lub wariant kalkulacyjny),
6. przyjętego i stosowanego przez jednostkę zakładowego planu kont,
7. zasad prowadzenia ewidencji analitycznej, ewidencji zapasów, materiałów, produktów,
8. przyjętych zasad amortyzacji środków trwałych,
9. wskazania momentów, w których będą tworzone rezerwy,
10. określenia zasad stosowania dokumentów zastępczych,
11. opisu księgowego systemu przetwarzania danych wraz z wykazem i charakterystyką wykorzystywanych programów finansowo-księgowych.

Aktualizowanie polityki rachunkowości

Zaznaczmy, że w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą.

Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Uproszczenia w rachunkowości

Zwróćmy jeszcze uwagę na Krajowy Standard Rachunkowości nr 7. Pod koniec 2015 roku został on znowelizowany. Jego uaktualniona wersja ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2016 roku, z możliwością jego wcześniejszego zastosowania. Standard został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 2016 r. poz. 2.

KSR nr 7 zakłada, że jednostka może w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości zastosować uproszczenia dopuszczone przepisami o rachunkowości, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

KRS nr 7 precyzuje, że w szczególności uproszczenia mogą polegać na:

• w przypadku wszystkich jednostek:
  • ustaleniu granicy ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której jednostka dokonuje (nie wcześniej niż w momencie oddania do używania) jednorazowego odpisu wartości tego rodzaju składników aktywów,
  • wycenie materiałów i towarów w cenie zakupu zamiast w cenie nabycia, a produkcji w toku – o przewidywanym czasie wykonania krótszym niż 3 miesiące – w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź niewycenianiu jej w ogóle,
  • nierozliczaniu przychodów i kosztów z tytułu wykonywanych długoterminowych niezakończonych usług, zgodnie z art. 34a i 34b ustawy o rachunkowości, jeżeli udział przychodów z niezakończonych usług na dzień bilansowy nie jest istotny w całości przychodów operacyjnych okresu sprawozdawczego.

Na koniec dodajmy jeszcze, że zgodnie z KSR nr 7 nie stanowią zmian przyjętych zasad (polityki) rachunkowości m.in.:

1. przyjęcie w odniesieniu do nowych zdarzeń i transakcji zasad (polityki) rachunkowości różniących się od poprzednio stosowanych do podobnych, ale nie identycznych zdarzeń i transakcji,
2. przyjęcie nowej zasady w odniesieniu do zdarzeń, które uprzednio nie występowały lub występowały, ale były nieistotne, a stały się istotne,
3. zmiany wysokości wartości szacunkowych.

Krzysztof Koślicki