Podróże służbowe: Ryczałt na przejazdy w dni wolne od pracy a PIT

Pytanie: Czy w ramach podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju wypłacany ryczałt na pokrycie kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej w dni wolne od pracy korzysta ze zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT?

Odpowiedź:

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W świetle powyższego, do przychodów ze stosunku pracy (stosunku służbowego) zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Każdy przypadek, w którym pracownik uzyska realną korzyść majątkową, skutkować będzie zwiększeniem jego przychodu. Wyjątkiem będą tu świadczenia wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochody, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należności z tytułu podróży służbowej bez PIT

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ryczałt na przejazdy komunikacją miejską

W myśl § 17 ust. 1 rozporządzenia ws. podróży służbowych, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Natomiast na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej (§ 17 ust. 3 ww. rozporządzenia). Przy czym, jak stanowi przepis § 17 ust. 4 rozporządzenia, ryczałty, o których mowa w ust. 1-3 (dot. m.in. ryczałtu na przejazdy), nie przysługują, jeżeli pracownik:

1. odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2. ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3. nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W świetle powyższego, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika poza granicami kraju zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. Zwolnienie to przysługuje pod warunkiem, że pracownik odbędzie podróż służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, tj. wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki zwolnienia z podatku

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ww. ustawy, zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Należy tu zaznaczyć, że powyższe ograniczenia dotyczą wyłącznie diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Ryczał na przejazdy w dni wolne również bez PIT

Podsumowując, jeżeli pracownik będący w zagranicznej podróży służbowej:

1. nie odbywa podróży zagranicznej służbowym lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem;
2. nie ma zapewnionych bezpłatnych dojazdów;
3. ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

przysługuje mu ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ryczałt ten jest zwolniony z PIT, bez względu na to w jakim dniu tygodnia odbywały się przejazdy komunikacją. Jak bowiem stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 3 września 2014 r., sygn. IPTPB1/415-309/14-2/AG:

(...) zwolnieniem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z zastrzeżeniem przesłanek wskazanych w art. 17 ust. 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, został objęty zwrot koszty przejazdów środkami komunikacji miejscowej pracownika podczas odbywania zagranicznej podróży służbowej, a więc również w dni wolne od pracy. W konsekwencji, w przypadku zwrócenia pracownikowi kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej za dni wolne od pracy na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Red.