Podatnik wystawił fakturę na niewłaściwego kontrahenta

Przypadki wystawienia faktury na kontrahenta innego niż faktyczny nabywca nie są odosobnione. Najczęściej przyczyną są ludzkie błędy, ale mogą się też zdarzyć niedomagania systemów komputerowych. Bywa też iż nabywca zorientuje się, że zakup miał być fakturowany na siostrzaną firmę lecz nie podał sprzedawcy precyzyjnych danych skutkiem czego stało się wystawienie dokumentu sprzedażowego na niewłaściwy podmiot.

Faktura stanowi dokument bardzo sformalizowany, którego podstawowym celem jest udokumentowanie faktycznego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Wynika z tego, że nie jest prawidłowa faktura, która nie potwierdza zaistniałego w rzeczywistości faktu.

Jest kilka metod naprawy takiego błędu. Jedne z nich dostępne są dla sprzedawcy inne zaś dla nabywcy.

Anulowanie faktury

Dla sposobu naprawienia błędu jakim jest wystawienie faktury na niewłaściwego kontrahenta poprzez jej anulowanie bardzo istotne znaczenie ma pojęcie „wystawienie” lecz nie w znaczeniu czysto technicznym lecz fomalno-prawnym rodzącym skutki na gruncie ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W świetle interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lipca 2016 r., sygn. IPPP3/4512-340/16-2/KP, faktura VAT sporządzona lecz niewprowadzona do obrotu prawnego, nie jest fakturą wystawioną w rozumieniu ustawy o VAT. Za fakturę niewprowadzoną do obrotu prawnego – kierując się interpretacją ww. Dyrektora z 17 lutego 2011 r., sygn. IPPP3/443-1124/10-4/JF – uznać należy taką, której oryginał jak i kopia są w posiadaniu wystawcy. Dopuszczalność anulowania faktury niewprowadzonej do obrotu prawnego potwierdzają organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016 r., sygn. ITPP3/4512-307/16-2/AT. Przepisy milczą jednak w tej kwestii.

Aby zatem możliwe było anulowanie faktury muszą zostać łącznie spełnione dwa warunki:

• nie miała miejsca dostawa towaru lub wykonanie usługi,
• nie doszło do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego.

Dotyczy ono zatem tylko przypadków gdy faktura dokumentuje czynności niedokonane, np. faktura zaliczkowa, i nie została przekazana nabywcy.

Dokonać tego należy przekreślając trwale oba egzemplarze dokumentu opatrując dopiskiem „anulowano”, aby niemożliwe było późniejsze użycie takiego dokumentu. Nie zaszkodzi też całą sytuację opisać na jego odwrocie. Faktura anulowana nie podlega rzecz jasna ewidencjonowaniu.

Korekta faktury

Sporządzenie korekty faktury możliwe jest wyłącznie, gdy faktura pierwotna została wprowadzona do obrotu prawnego a więc przyjęta przez nabywcę a ponadto ujęta w jego rozliczeniach księgowych. Korekta nie jest możliwa w przypadku gdy pierwotna faktura została tylko wystawiona, lecz nie weszła do obrotu prawnego. Wystawienie faktury korygującej w takiej sytuacji nie wywoła skutków prawnych. Ponieważ wystawienie faktury na niewłaściwego kontrahenta oznacza, że otrzymał ją podmiot który w rzeczywistości nie był stroną transakcji otrzymany przez niego dokument nie stanowi potwierdzenia faktycznie dokonanej czynności. W takiej sytuacji sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą „do zera” do faktury zawierającej błędne dane nabywcy. Kolejnym krokiem winno być wystawienie faktury sprzedaży na właściwego nabywcę. Otrzymuje on nową (prawidłową) fakturę sprzedaży, natomiast podmiot błędnie określony na fakturze jako nabywca dostaje oryginał faktury korygującej transakcję „do zera”. Takie stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2015 r., sygn. IPPP2/4512-187/15-4/MAO.

Nota korygująca

Instytucja noty korygującej uregulowana została w art. 106k ustawy o VAT. Jest to specyficzny rodzaj faktury, do wystawienia którego uprawniony jest nabywca towaru lub usługi. Zgodnie z powołanym przepisem nota korygująca jest dokumentem służącym do poprawienia na otrzymanej fakturze wszelkich błędów poza pomyłkami rachunkowymi. Jednak organy podatkowe i sądownictwo administracyjne różnią się w ocenie prawa do zmiany nabywcy za pomocą takiego dokumentu. Można znaleźć wyroki zezwalające na poprawienie takiego błędu za pomocą noty korygującej, np. wyrok WSA w Poznaniu z 17 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Po 221/13. Sąd uznał w nim, że poprzez wystawienie faktury korygującej nie dochodzi do zmiany strony umowy sprzedaży ponieważ aby tak mogło być, konieczne byłoby wykazanie że wystawca noty nie jest stroną umowy leżącej u podstawy wystawienia faktury. Sąd nie znalazł podstawy prawnej do twierdzenia, że jakoby możliwość poprawy błędów notą korygującą dotyczyła jedynie „drobnych pomyłek”.

Przykładem odmiennego stanowiska może być wyrok tego samego sądu z 4 lutego 2016 r., sygn. akt I SA/Po 1270/15. Sąd stwierdził w nim, że za pomocą noty korygującej możliwe jest poprawienie pomyłek odnoszących się do konkretnego kontrahenta wymienionego w wystawionej fakturze, nie zaś całkowita zmiana podmiotu, na inny jako stronę transakcji. Skorygowanie błędu polegającego na niewłaściwym wskazaniu nabywcy powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej, na której jako przyczyna korekty podane zostanie nieprawidłowe określenie danych nabywcy.

Należy zwrócić uwagę, że ustawa o VAT nie zabrania wprost wystawienia noty korygującej w przypadku konieczności całkowitej zmiany danych nabywcy a więc gdy została ona wystawiona na niewłaściwy podmiot. Wobec tego uczynienie tego notą korygującą stanowiłoby najwygodniejsze rozwiązanie dla obydwu stron transakcji. Przyczyniłoby się to do minimalnego chociaż odbiurokratyzowania obsługi podatkowej prowadzonej działalności gospodarczej skutkującego zmniejszeniem ilości czasu przeznaczanego przez podatników na czynności administracyjne.

Korekta JPK_VAT

Wystawienie faktury na niewłaściwego kontrahenta, a właściwie poprawienie tego błędu i obciążenie fakturą sprzedażową właściwego podmiotu pociąga za sobą konsekwencje w zakresie JPK_VAT. Jest tak ponieważ nazwa kontrahenta, który dokonał dostawy towaru lub świadczenia usługi lub na rzecz którego podmiot wypełniający JPK_VAT dokonał tego rodzaju czynności jest obowiązkowym elementem tego pliku.

Dostawca ma obowiązek wykazać w informacji JPK_VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Sprzedawca jest obowiązany następnie wystawić fakturę korygującą (chyba, że wcześniej otrzymał notę korygującą od nabywcy). W przypadku gdy faktura korygująca wystawiona została po złożeniu informacji JPK_VAT, zaś w przekazanym pliku kontrolnym sprzedawca wykazał nieprawidłowe dane nabywcy wynikające z pierwotnej faktury obarczonej błędem konieczne jest złożenie korekty JPK_VAT. W poprawnie sporządzonej korekcie powinny zostać zawarte oba dokumenty, które zostały wystawione, a więc faktura pierwotna z błędnie określonym kontrahentem jak i faktura korygująca z poprawnymi jego danymi.

Jeden poprawny wpis kontrahenta może nastąpić tylko pod warunkiem, że faktura pierwotna i korygująca zostały wystawione w tym samym okresie rozliczeniowym, jeszcze przed przesłaniem JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Jeżeli wyżej opisana zmiana dotycząca danych nabywcy miała miejsce po złożeniu JPK_VAT konieczne będzie wykazanie dwóch dokumentów.

Adam Okonkwo

Przeczytaj także:

Zmiana nabywcy - nota korygująca czy faktura korygująca?