03.07.2018

W przypadku gdy przedsiębiorca nie ma możliwości korzystania z samochodu używanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – a powodem zwykle jest konieczność dokonania jakiejś poważniejszej naprawy tego pojazdu – rozwiązaniem jest wzięcie samochodu zastępczego. Niekiedy taki samochód bezpłatnie udostępnia warsztat dokonujący naprawy, czasem prawo do takiego auta przysługuje w ramach zawartej polisy OC lub AC. Zdarzają się także sytuacje, gdy przedsiębiorca potrzebujący samochodu zastępczego musi go wynająć na własny koszt. Niezależnie od tego, które z tych rozwiązań będzie miało miejsce, z wykorzystywaniem samochodu zastępczego wiąże się także konieczność ponoszenia kosztów eksploatacyjnych, np. wydatków na paliwo.

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu zastępczego, tj. zarówno czynsz jego najmu, jak i wydatki eksploatacyjne będą mogły być kosztem uzyskania przychodów, pod warunkiem że będą właściwie udokumentowane, a ponadto że zostaną łącznie spełnione warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) lub art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT), tj.:

1. będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
2. nie będą znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Rozliczenie kosztów używania samochodu zastępczego

Z wyżej wskazanych zasad dotyczących zaliczania wydatków ponoszonych w związku z wykorzystywaniem samochodu zastępczego do kosztów uzyskania przychodów, a dokładniej z art. 22 ust. 1 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT (z art. 15 ust. 1 w związku z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT) wynika, że:

• nie stanowią takich kosztów wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, wynoszącej 0,5214 zł/km w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm³, a w przypadku samochodów o wyższej pojemności silnika – 0,8358 zł/km, i jednocześnie:
• w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

Podkreślić należy, że w przepisie tym jest mowa o „wydatkach z tytułu używania samochodu osobowego”. To zaś, jaki samochód jest uważany za samochód osobowy, jest zdefiniowane w art. 5a pkt 19a ustawy o PIT (art. 4a pkt 9a ustawy o CIT). Tym samym ograniczenie to nie ma zastosowania do wydatków ponoszonych w związku z używaniem pozostałych pojazdów. Oznacza to, że w przypadku gdy tylko samochód zastępczy nie jest samochodem osobowym w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym, podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a ponoszone wydatki może ujmować bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.

Czynsz najmu samochodu zastępczego

Powyżej przedstawiony sposób rozliczania wydatków z tytułu używania samochodu zastępczego dotyczy tylko tzw. kosztów eksploatacyjnych. Nie ma zaś zastosowania do wydatków na czynsz najmu takiego pojazdu. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005 z 8 listopada 2013 r. w sprawie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 20 listopada 2013 r., poz. 41:

Mając na uwadze powyższe oraz kierując się wykładnią językową art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT, uznać należy, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w tych przepisach. Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się bowiem w kategorii wydatków, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne.

Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.

Red.