24.04.2014: Podatek VAT i akcyza - zagadnienia ogólne

Podatki dochodowe: Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych były przedmiotem interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 28 marca 2014 r., nr IPTPB1/415-773/13-5/KSU.

Koszty uzyskania przychodów. Konieczne udokumentowanie

Zaznaczmy na początek, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
  • być właściwie udokumentowany.

Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany powyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Prowadzenie dokumentacji podatkowej lub rachunkowej

Dyrektor IS w interpretacji zwrócił uwagę, że w myśl art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Tymi odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym wyżej przepisie, są przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

  1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
  2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
  3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 20 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  2. korygujące poprzednie zapisy,
  3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Dokumentowanie zakupów od rolnika ryczałtowego

Zdaniem organu podatkowego zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych powinien być ewidencjonowany fakturą VAT-RR, którą wystawia nabywca produktów, przekazujący zbywcy oryginał tej faktury. Zgodnie bowiem z art. 116 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Jak podkreślił dyrektor IS, powyższa faktura jest zatem w świetle cytowanych powyżej przepisów zewnętrznym dowodem własnym.

Jeżeli zakupy produktów rolnych dokonywane będą od rolników ryczałtowych, wówczas podatnik, nabywając te produkty, zobowiązany będzie do wystawienia faktury VAT-RR i przekazania zbywcy oryginału tej faktury. W konsekwencji w przypadku nieujawnienia przez zbywcę produktów rolnych danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT-RR zakup tych produktów nie może zostać udokumentowany przez ich nabywcę dowodem zastępczym. Organ podatkowy podkreślił bowiem, że możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Co więcej, powyższe dowody powinny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.
 
Natomiast minimum wymagań stawianych wobec dokumentów księgowych zawiera art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub technik dokumentowania zapisów księgowych.

Dokumentowanie zakupów od ludności

Zdaniem organu podatkowego dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników nieryczałtowych (ludności), którzy nie udostępniają danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatków. Takie bowiem dowody wewnętrzne nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdyż nie zawierają takich danych, jak określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument do dowodów księgowych.

Reasumując, dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że zakup od rolników ryczałtowych produktów rolnych może zostać ujęty w księgach rachunkowych jedynie na podstawie faktury VAT RR, gdyż możliwość wystawienia dowodów zastępczych może dotyczyć wyłącznie zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników niebędących rolnikami ryczałtowymi (ludności), którzy nie udostępniają danych osobowych, również nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, ponieważ nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W związku z powyższym wydatki potwierdzone dowodami wewnętrznymi, niezawierającymi określenia stron dokonujących operacji gospodarczej, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. W świetle art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody wewnętrzne nie będą stanowiły źródłowego dokumentu księgowego.

Krzysztof Koślicki

Hasła tematyczne: koszty uzyskania przychodów, dowód księgowy, kup, księgowanie, faktura, dokumentowanie, ewidencja, transakcja, operacja gospodarcza

 

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...