Podatki 2023: Zasady składania oświadczeń i wniosków mających wpływ na obliczenie zaliczki

Od 1 stycznia 2023 roku ujednolicono zasady składania oświadczeń i wniosków oraz zasady uwzględniania ich przez płatników. 

Zasady składania oświadczeń i wniosków

Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki podatnicy będą mogli składać płatnikom (np.: pracodawcom, zleceniodawcom):

• na piśmie albo
• w inny sposób przyjęty u danego płatnika.

Zasady składania oświadczeń może wskazać płatnik, przy czym podatnik może skorzystać:

• ze wzoru określonego i udostępnionego przez Ministra Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej lub
• z formy określonej przez płatnika (np. z systemu kadrowo-płacowego funkcjonującego u tego płatnika).

Wzory oświadczeń i wniosków

Według ustalonego wzoru można składać oświadczenia i wnioski dotyczące:

1. stosowania przez płatnika kwoty zmniejszającej podatek,
2. spełnienia warunku do stosowania przez płatnika podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów,
3. informacji o łącznym opodatkowaniu dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dzieci,
4. obliczania zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, tzw. ulgi dla młodych,
5. obliczania zaliczek bez stosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów,
6. rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.

Uwzględnienie oświadczenia lub wniosku przez płatnika

Oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

Jedynie dla organów rentowych przewidziano dłuższy, dwumiesięczny okres na uwzględnienie złożonego oświadczenia lub wniosku mającego wpływ na obliczenie zaliczki.

Obowiązywanie złożonych oświadczeń lub wniosków

Raz złożone oświadczenie lub wniosek mają zastosowanie również w kolejnych latach – co do zasady nie muszą być ponawiane. Wyjątki od tej zasady są określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, np. wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym płatnik uwzględnia tylko w roku, w którym ten wniosek został złożony.

W przypadku zaistnienia zmian podatnik jest obowiązany zmienić lub wycofać złożone oświadczenie lub wniosek.

Jeżeli podatnik chce zaktualizować podane wcześniej informacje wpływające na obliczenie zaliczki, wystarczy, że złoży nowe, aktualne oświadczenie lub wniosek, które automatycznie wycofa i zmieni wcześniej złożone oświadczenie lub wniosek.

Obowiązywanie złożonych oświadczeń po ustaniu stosunku prawnego

Po ustaniu stosunku prawnego (np.: rozwiązaniu umowy o pracę, wygaśnięciu umowy zlecenia) płatnik przestaje stosować się do oświadczeń lub wniosków złożonych przez podatnika, z wyjątkiem wniosków dotyczących:

• obliczania zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, tzw. ulgi dla młodych;
• tzw. pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (standardowych i podwyższonych);
• rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.

Oświadczenia w sprawie ulg podatkowych

Płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem:

• ulgi na powrót,
• ulgi dla rodzin 4+,
• ulgi dla pracujących seniorów,

jeżeli podatnik złoży oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień oraz zawrze klauzulę o świadomości dotyczącej odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. W przypadku ulgi na powrót podatnik w oświadczeniu wskazuje dodatkowo również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika.

Warto wiedzieć

W przypadku ulgi dla młodych podatnik nie musi składać wniosku o stosowanie tego zwolnienia, chyba że otrzymuje zasiłek macierzyński, który wypłaca organ rentowy. W tym przypadku dla zastosowania zwolnienia przez organ rentowy podatnik musi złożyć wniosek o obliczanie zaliczek z uwzględnieniem ulgi dla młodych.

Wyłączenie odpowiedzialności płatnika

Płatnik nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe pobranie zaliczki, spowodowane zastosowaniem się do złożonego przez podatnika oświadczenia lub wniosku.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Jestem zatrudniony na umowę o pracę, rok temu złożyłem PIT-2. Czy teraz po zmianach muszę ponownie złożyć to oświadczenie?

Nie musisz składać nowego oświadczenia, jeżeli nie uległ zmianie stan faktyczny i chcesz, aby płatnik nadal stosował 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (czyli 300 zł).

Czy oświadczenie lub ewentualne inne wnioski wpływające na wysokość zaliczki muszą być złożone na papierze i przeze mnie podpisane, czy mogę je też złożyć w innej formie?

Oświadczenia mogą być składane zarówno w wersji papierowej, elektronicznej, jak i w systemie kadrowo-płacowym funkcjonującym u Twojego płatnika. Zapytaj płatnika o przyjęty u niego sposób składania wniosków i oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki.

W trakcie roku zmieniłem miejsce zamieszkania i obecnie nie dojeżdżam do zakładu pracy z innej miejscowości. Czy muszę odwołać złożone oświadczenie o stosownie przez płatnika podwyższonych kosztów uzyskania przychodu?

Tak, musisz wycofać złożone oświadczenie, gdyż uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

Planuję w 2023 roku złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek, gdyż moje dochody w roku nie przekroczą 30 000 zł. Czy w przyszłym roku będę musiała ponownie złożyć ten wniosek?

Tak, wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym należy składać odrębnie dla każdego roku.

W ubiegłym roku korzystałam z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W tym roku przeprowadziłam się do miasta, w którym pracuję, i dodatkowo podjęłam pracę na drugim etacie. Planuję zrezygnować ze stosowania kosztów uzyskania przychodów u pierwszego pracodawcy, gdyż nie chcę ewentualnie dopłacać podatku wynikającego z zeznania. Czy powinnam złożyć dwa odrębne wnioski, tj. o rezygnację z podwyższonych kosztów i o rezygnację z kosztów podstawowych?

W takiej sytuacji wystarczy, że złożysz do pierwszego pracodawcy jeden wniosek – o niestosowanie kosztów uzyskania przychodów. Ten wniosek „z automatu” anuluje (wycofa) również wcześniej złożone oświadczenie o stosowanie przez pracodawcę kosztów podwyższonych.

W ubiegłym roku złożyłam u pracodawcy PIT-2. W tym roku urodziłam dziecko i wychowuję je jako samotna matka. Pracodawca zna moją sytuację. Czy będzie mi „automatycznie” stosował podwójną kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek, czy muszę złożyć odrębne oświadczenie?

Nie, pracodawca nie będzie stosował podwójnej kwoty „automatycznie”. Aby zastosował podwójną kwotę zmniejszającą podatek, musisz złożyć płatnikowi oświadczenie, że za dany rok podatkowy zamierzasz rozliczyć się jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

Jestem zatrudniona na umowę o pracę i dodatkowo u innego zleceniodawcy na umowę o dzieło. U pracodawcy złożyłam wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu. Teraz odchodzę na emeryturę, jednak dalej będę uzyskiwać przychody z umowy o dzieło. Wiem, że od pracodawcy przez jakiś czas będę miała jeszcze wypłacane należności z tytułu praw autorskich. Czy po rozwiązaniu umowy o pracę muszę złożyć nowy wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów?

Nie, wyjątkowo wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów złożony w czasie, kiedy pracowałaś, ma zastosowanie również po rozwiązaniu umowy o pracę.

Z końcem czerwca 2022 roku odchodzę z pracy. Czy przy wypłacie wynagrodzenia, która nastąpi w lipcu (po rozwiązaniu umowy o pracę), płatnik zastosuje kwotę zmniejszającą podatek, jak do tej pory?

Nie, Twój były pracodawca nie pomniejszy zaliczki o kwotę zmniejszającą. Po rozwiązaniu stosunku pracy płatnik pomija wcześniej złożone oświadczenia o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek.

W lipcu złożyłem u pracodawcy wniosek o niepobieranie zaliczki w bieżącym roku podatkowym. Czy przy obliczaniu wypłaty za lipiec pracodawca uwzględni już ten wniosek?

Pracodawca musi uwzględnić Twój wniosek najpóźniej od następnego miesiąca, tj. od sierpnia.

Mam wątpliwości, czy wniosek złożony przez mojego pracownika w sprawie stosowania podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodu jest zgodny z prawdą. Czy jak uwzględnię ten wniosek przy obliczaniu zaliczki na podatek, a okaże się, że pracownikowi nie przysługują takie koszty, to czy jako płatnik poniosę z tego tytułu odpowiedzialność?

Nie poniesiesz z tego powodu odpowiedzialności. Jeżeli zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynika bowiem ze złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, to płatnik nie ponosi odpowiedzialności. Do Twoich obowiązków jako płatnika nie należy weryfikacja zgodności z prawdą podanych przez pracownika informacji w składanych przez niego wnioskach i oświadczeniach mających wpływ na obliczenie zaliczki.

źródło: www.podatki.gov.pl