Podatki 2022: Kasa fiskalna w firmie

Istnieją różne rodzaje kas fiskalnych, służących do ewidencjonowania sprzedaży. Przeczytaj, czym się różnią, kto i kiedy musi mieć kasę fiskalną, a także jakie obowiązki są związane z jej posiadaniem.

• Co to jest kasa fiskalna
• Kogo dotyczą zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
• Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
• Jak obliczyć obrót
• Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym
• Kasy on-line
• Kasy wirtualne
• Ulga na zakup kasy fiskalnej
• Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną
• Jak zapoznać pracowników z zasadami używania kasy
• Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej
• Co zrobić, jeśli stracisz kasę fiskalną
• Awaria kasy fiskalnej
• Zawieszenie działalności gospodarczej
• Jak zlikwidować kasę fiskalną

Co to jest kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż.

Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:

• osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub
• rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.

Są cztery rodzaje kas:

• kasy on-line
• kasy z elektronicznym zapisem kopii
• kasy z papierowym zapisem kopii
• kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.

Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy, deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.

Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Ważne! Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Kogo dotyczą zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2023 roku i mogą dotyczyć:

• wybranych kategorii towarów lub usług
• całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł.

Ważne! Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między innymi:

• gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe
• usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Sprawdź:

• listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania - art. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
• które kategorie towarów lub usług są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania
• jak obliczyć obrót.

Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Szczegółowe warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są różne dla tych przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, i dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym.

Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

• W poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł i jednocześnie nie miałeś obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony.

• Twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.

Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, j eśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

• Przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy, i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys. zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Przykład 1

Limit przekroczyłeś 5 maja 2019 roku. Od 1 sierpnia 2019 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

Przykład 2

Limit przekroczyłeś 30 czerwca 2019 roku. Od 1 września 2019 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

• Po 31 grudnia 2018 roku zacząłeś sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolnikom ryczałtowym i przewidujesz, że przez pierwsze 6 miesięcy oraz za okres do końca roku (jeśli do końca roku pozostało mniej niż 6 miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.

Przykład 1

W 2019 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2019 roku twoje obroty wynosiły 40 000 zł – w tym: ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, a w pozostałym zakresie 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w twoim całkowitym obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.

Przykład 2

Od sierpnia 2019 roku zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. Przewidujesz, że do końca grudnia udział procentowy obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie 85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczy próg 80%.

Jak obliczyć obrót

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto.

Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

Przykład 1

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2018 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta od nowego roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu 20 000 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2018 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące działalności gospodarczej). Działalność została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie:

20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przedsiębiorca będzie musiał zainstalować kasę fiskalną w 2018 roku przy obrocie przekraczającym kwotę 1698,63 zł.

Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym

Kasy z zapisem elektronicznym

Te kasy pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (na przykład na karcie SD/SDHC). Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Możesz je kupić do 31 grudnia 2022 roku – tylko do tego czasu zachowuje moc potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że te kasy spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne (uzyskują je producenci lub importerzy kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii).

Kasy z zapisem papierowym

Te kasy drukują kopie generowanych dokumentów na tzw. drugiej rolce. Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy – nie będziesz już mógł jej wyczyścić.

Kasy on-line

Kasy on-line umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej.

Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Integracja z terminalem płatniczym

Od 1 lipca 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Oznacza to, że jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line i nie posiadasz terminala, nie będziesz musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten protokół.

Ważne! Przy zakupie terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi na ten cel.

Jeżeli nie wywiążesz się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie ci grozić kara 5 tys. zł.