Podatki 2017: Zmiany w prowadzeniu ewidencji VAT

Pytanie: Do rejestru sprzedaży wprowadzam faktury za usługi transportowe oraz dokumentujące sprzedaż pojazdów, całą sprzedaż fiskalną zapisem z wydruków miesięcznych, sprzedaż udokumentowaną fakturami VAT, niezarejestrowaną w systemie fiskalnym tj. faktury na odwrócony VAT dla osób prowadzących działalność - każdą fakturę odrębnie. Nie wprowadzam do rejestru sprzedaży faktur VAT, które zostały zarejestrowane na kasach fiskalnych, tj. z podpiętymi paragonami fiskalnymi, niezależnie czy dotyczy to osób prowadzących działalność czy klientów indywidualnych, gdyż ujmowanie takich faktur byłoby dublowaniem sprzedaży. Czy zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r. będę mógł sporządzać rejestr sprzedaży jak dotychczas?

Jestem czynnym podatnikiem VAT i składam miesięczne deklaracje. W ramach działalności prowadzę sklep z materiałami budowlanymi. Ponadto zajmuje się także transportem drogowym towarów oraz handlem pojazdami samochodowymi.

Całość sprzedaży materiałów budowlanych ewidencjonowana jest na urządzeniach fiskalnych. Klientowi wydawane są paragony fiskalne. Faktury VAT wystawiane są wszystkim osobom prowadzącym działalność gospodarczą, a pozostałym na życzenie klienta. Faktury VAT wystawiane są po zwróceniu przez klienta paragonu fiskalnego. Większość klientów żąda faktur VAT i wystawiane są im faktury. Od tej zasady odstępstwem jest sprzedaż stali na tzw. odwrócony VAT dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Z uwagi na to, że (wg oświadczenia serwisanta kas fiskalnych) na paragonach nie można zaewidencjonować takiej sprzedaży, to w przypadku jej wystąpienia wystawiane są tylko faktury VAT. Sprzedaż stali dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, ewidencjonowana i opodatkowana jest tak jak każda sprzedaż (fiskalizowana ze stawką 23%).

Usługi transportowe świadczę sporadycznie tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą i faktury wystawiam oddzielnie (wypisuje ręcznie), do tych faktur nie wystawiam paragonów fiskalnych. Natomiast, pojazdy samochodowe sprzedawałem dotychczas tylko dla przedsiębiorców i ewidencjonowałem analogicznie jak usługi transportowe.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi ust. 3 art. 106b na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (ust. 2).

Ponadto, zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c i art. 133.

Kwestię ewidencji reguluje art. 109 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ustawodawca przepisem art. 109 ust. 3 ustawy, nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, obejmującej m.in. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku należnego. Wprawdzie ustawodawca nie określił formy w jakiej ewidencja powinna być prowadzona, ale istotne jest aby zawierała wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy.

Ewidencja jest odzwierciedleniem stanu rzeczywistego, powinna zatem obejmować wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji podatkowej składanej w urzędzie skarbowym stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów VAT.

W świetle art. 109 ust. 3 ustawy, jest Pan zobowiązany prowadzić ewidencję dotyczącą podatku od towarów i usług w taki sposób, aby ewidencja ta zawierała wszystkie dane niezbędne do poprawnego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Zmiany od 1 stycznia 2017 r.

Stosownie do treści przepisu art. 109 ust. 3 nadanej ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846), która wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Konstrukcja przepisu art. 109 ust. 3 w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2017 r. nie zawiera wyszczególnienia przypadków określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138, w których podatnik prowadzący ewidencję dla potrzeb VAT powinien uwzględnić dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Jednakże w każdym ze wskazanych wyżej przepisów zawarto regulacje odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT, w tym odniesienie do regulacji art. 109 ust. 3 lub innego rodzaju ewidencji. Tak więc pominięcie w treści przepisu art. 109 ust. 3 przypadków wymienionych w przepisach art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 i art. 138 nie oznacza, że podatnicy, do których te regulacje mają zastosowanie są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji w celu rozliczenia podatku VAT. Zarówno w obecnie obowiązującej jak i wersji, która wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. treści przepisu art. 109 ust. 3 sformułowano obowiązek prowadzenia przez podatników ewidencji służącej prawidłowemu rozliczeniu podatku należnego i naliczonego, skutkiem czego będzie dokonanie tego rozliczenia w postaci deklaracji dla podatku VAT.

Należy jednakże zauważyć, że przepis art. 109 ust. 3 ustawy obowiązujący od 1 stycznia 2017 r. obliguje podatników do uwzględnia w prowadzonej ewidencji także innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Stosownie do postanowienia art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ww. ustawy podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Jednocześnie podatnicy dokonujący sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do przestrzegania zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363).

Stosownie do § 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

• dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (pkt 1);
• paragonie fiskalnym - rozumie się wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (pkt 12);
• raporcie fiskalnym (dobowym, okresowym, w tym miesięcznym, oraz rozliczeniowym) - rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (pkt 19).

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1, 3, 7 i 8 rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję:

1. wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;

3. sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

7. dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;

8. przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących stanowi dowód, co do wysokości obrotu oraz kwot podatku należnego od dokonanych przez podatnika transakcji sprzedaży.

Zatem dokonane transakcje sprzedaży towarów/usług powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie potwierdzającym ich przeprowadzenie. W związku z tym paragony fiskalne a zarazem raporty fiskalne muszą odzwierciedlać wartość sprzedaży i potwierdzać faktyczny przebieg operacji gospodarczej.

W rozpatrywanej sprawie należy wskazać, że zobowiązania w podatku od towarów i usług powstają na mocy samego prawa. Jednocześnie w zakresie rozliczania się z podatku znajduje zastosowanie mechanizm samoobliczenia podatku, co następuje poprzez wypełnienie i złożenie deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. W związku z tak przyjętym modelem powstawania zobowiązań podatkowych w podatku od towarów i usług, a także przyjętym sposobem rozliczania się z podatku, szczególnej wagi nabiera obowiązek odpowiedniego utrwalania wszelkich danych mających znaczenie dla wymiaru podatku. Ustawa przyjmuje zasadę utrwalania tych danych w ramach ewidencji prowadzonych przez podatnika, których obowiązek prowadzenia nakłada na podatnika przywołany powyżej art. 109 ust. 3 ustawy zarówno w brzmieniu obecnym, jak i wchodzącym w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.

Jednakże, nowa treść przepisu art. 109 ust. 3 ustawy nakłada na podatników VAT oprócz danych dotyczących rozliczenia podatku należnego i naliczonego także obowiązek uwzględnienia danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Tak więc w przypadku transakcji, których stroną będzie kontrahent prowadzący działalność gospodarczą w kraju lub za granicą z dniem 1 stycznia 2017 r. konieczne będzie przedstawienie w prowadzonej ewidencji dla potrzeb podatku VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów identyfikacji podatkowej, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze. W związku z tym będzie Pan zobligowany do zmiany sposobu prowadzonej ewidencji stosownie do treści art. 109 ust. 3 ustawy, a mianowicie będzie zobowiązany w prowadzonej ewidencji wpisywać odrębnie wszystkie faktury dokumentujące transakcje zawierane z podmiotami gospodarczymi wraz z podaniem ich numeru identyfikacyjnego nadanego dla potrzeb rozliczenia podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.

(Interpretacja indywidualna z 24 listopada 2016 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.689.2016.1.IZ - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie)

Red.