Podatki 2014: Ewidencja przebiegu pojazdu a odliczenie VAT

Tak jak należało się tego spodziewać, Senat w błyskawicznym tempie zajął się ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, która z dniem 1 kwietnia 2014 r. zmieni podatnikom zasady odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Nie zostały wniesione żadne poprawki do tekstu ustawy uchwalonej przez Sejm. Oznacza to, że podatnicy użytkujący pojazdy samochodowe wyłącznie do celów działalności gospodarczej będą musieli zaprowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów, aby móc skorzystać z pełnego prawa do odliczenia VAT nie tylko z tytułu nabycia tych pojazdów, ale również z tytułu ponoszonych wydatków na ich użytkowanie (w tym oczywiście wydatków ponoszonych na zakup paliwa).

Jak już wspomnieliśmy, od 1 kwietnia 2014 r. podatnicy albo nie będą mieli prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z ponoszenia wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, albo nabędą to prawo w 50%, albo też będą uprawnieni do odliczenia podatku naliczonego w całości. Ta ostatnia sytuacja będzie miała miejsce wtedy, gdy pojazd samochodowy (czyli co do zasady pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej mniejszej lub równej 3,5 tony) będzie wykorzystywany przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej.

Ustawa o VAT wskaże w swojej treści, kiedy będziemy mogli mówić o pojeździe wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej. Będzie tak m.in. wtedy, gdy sposób wykorzystywania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, będzie wykluczać jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zatem ustawa o VAT w brzmieniu, które wejdzie w życie 1 kwietnia 2014 r., będzie kładła nacisk na dwie kwestie. Po pierwsze, aby mówić o pojeździe samochodowym jako wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, konieczne będzie ustalenie zasad jego używania. Po drugie, ustalone zasady używania pojazdu (w praktyce sprowadzi się to do wskazania, które z pojazdów mogą być wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej) będą musiały być potwierdzone prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Zaprowadzenie ewidencji przebiegu

Zgodnie z zaplanowanymi zmianami do ustawy ewidencja przebiegu pojazdu będzie musiała być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Obowiązek ten dotyczyć będzie oczywiście podatników, którzy z dniem 1 kwietnia 2014 r. nabędą pojazd samochodowy z zamiarem wykorzystywania go wyłącznie do działalności gospodarczej.

W przypadku pojazdów nabytych, importowanych lub wytworzonych przez podatnika albo używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze przed 1 kwietnia 2014 r. ewidencję podatnicy będą musieli prowadzić od dnia, w którym poniesiony zostanie pierwszy, licząc od 1 kwietnia 2014 r., wydatek związany z tymi pojazdami.

Co będzie musiała zawierać ewidencja przebiegu?

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   1. kolejny numer wpisu,
   2. datę i cel wyjazdu,
   3. opis trasy (skąd – dokąd),
   4. liczbę przejechanych kilometrów,
   5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Okres rozliczeniowy, o którym mowa, ustalany będzie przez podatnika. Jego ustalenie będzie wiązało się z koniecznością porównania stanu licznika z liczbą przejechanych kilometrów oraz kontrolą autentyczności wpisów dokonanych przez kierującego pojazdem, jeśli kierującym będzie pracownik podatnika.

W razie natomiast gdy pojazd samochodowy będzie udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis do ewidencji będzie musiał zostać dokonany przez osobę, która udostępni pojazd, i obejmować powinien:

1. kolejny numer wpisu,
2. datę i cel udostępnienia pojazdu,
3. stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
4. liczbę przejechanych kilometrów,
5. stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
6. imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Kiedy ewidencja nie będzie konieczna?

Ustawa przewiduje również przypadki, w których prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów samochodowych nie będzie wymagane od podatników. Podatnicy będą zwolnieni z tego obowiązku ewidencyjnego głównie z uwagi na przeznaczenie pojazdów samochodowych (co do zasady wykluczają one wykorzystywanie pojazdu do celów innych niż działalność gospodarcza).

Zatem zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji będzie miało miejsce w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

• odprzedaży,
• sprzedaży w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowić będą przedmiot działalności podatnika.

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji będzie miało także zastosowanie do pojazdów, w odniesieniu do których:

1. podatnik uprawniony będzie do odliczenia 50% wartości podatku naliczonego z tytułu ponoszonych wydatków związanych z pojazdem samochodowym lub
2. podatnikowi nie będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Należy też wspomnieć, że podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których będą obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, będą mieli obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. O zasadach sporządzania oraz aktualizacji tych informacji napiszemy w jednym z kolejnych opracowań.

Krzysztof Kaźmierski