Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

17.11.2015

PIT. Wyżywienie w delegacji a przychód pracownika

Jeśli pracodawca pokrywa koszty wyżywienia pracownika w podróży służbowej na podstawie faktur przedstawionych przez pracownika, to nie powstaje przychód dla pracownika nawet, gdy koszty wyżywienia pracownika przekraczają limit diet.

Podróże służbowe często wiążą się dla pracowników z niedogodnościami – męczącymi dojazdami, czasem, noclegami i posiłkami poza domem. Nie stanowią one przywileju pracownika, lecz oznaczają wykonywanie obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy. Ponieważ są odbywane w imieniu, na rzecz i w interesie pracodawcy, naturalne wydaje się, żeby pracodawca pokrywał koszty tego rodzaju podróży.

Dieta cud Ministra

Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: Rozporządzenie). Jeżeli w przedsiębiorstwie nie wprowadzi się szczególnych zasad rozliczania podróży służbowych, to zapisy Rozporządzenia obowiązują – wbrew temu, co sugeruje jego nazwa – również sektor prywatny.

W myśl § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej lub zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejscową, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę.

W Rozporządzeniu wskazano kwoty diet za dobę podróży w poszczególnych krajach. W przypadku podróży krajowej dieta wynosi 30 zł na dobę (jeżeli podróż trwa min. 12 h). Zwrot kosztów wydatków wymienionych w pkt 2 odbywa się natomiast poprzez rozliczenie kosztów podróży, do którego pracownik załącza dokumenty (np. faktury czy rachunki) potwierdzające dokonane wydatki.

Minister wprowadził zatem niezrozumiałe dla wielu osób rozróżnienie między kosztami posiłków (co do których wprowadził limit w postaci diety) a wszystkimi innymi kosztami związanymi z podróżą służbową (które mogą być pracownikowi zwracane bez względu na ich wysokość). Rozwiązanie to jest tym bardziej niekorzystne, że wysokość diety (30 zł na dobę podróży krajowej) jest niewspółmierna do faktycznych kosztów wyżywienia w podróży służbowej.

Co ma dieta do podatków?

Dieta i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT), jednak tylko do wysokości wskazanej w Rozporządzeniu. A co, jeśli pracownik wycenia swój apetyt na więcej niż 30 zł na dobę, a pracodawca jest skłonny sfinansować tę „zachciankę”?

Dotychczas Minister Finansów w wydawanych przez siebie interpretacjach (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 sierpnia 2015 r. sygn. IBPB-2-1/4511-318/15/BD, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 kwietnia 2014 r. sygn. ILPB2/415-73/14-4/WM) utrzymywał, że w takim przypadku koszt wyżywienia pracownika w podróży służbowej w wysokości przekraczającej limit z Rozporządzenia stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. W myśl tych interpretacji pracodawca był zatem zobowiązany doliczyć tę kwotę do przychodu pracownika i pobrać z tego tytułu zaliczkę na PIT.

Przychód na diecie

Wydane w 2015 r. przełomowe wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 listopada 2015 r. (sygn. III SA/Wa 3985/14) oraz z dnia 23 stycznia 2015 r. (sygn. III SA/Wa 1111/14) pozwalają „odchudzić” przychód pracowników z tytułu wyżywienia w podróży służbowej. Jak? W przytoczonych wyrokach WSA wskazał na wyraźną różnicę między rozliczeniem podróży służbowych opartym na dietach a tym polegającym na zwrocie kosztów. Jak wskazał sąd, dieta to forma zryczałtowana – pracownik otrzymuje od pracodawcy określoną kwotę, a pracodawcy nie interesuje, ile pieniędzy pracownik faktycznie wyda. W skrajnym przypadku pracownik może więc nie wydać nic i wtedy rzeczywiście powstanie u niego dochód. Dochód ten podlega zwolnieniu z PIT, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, jednakże tylko do wysokości określonej w Rozporządzeniu.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika stanowi natomiast zupełnie odmienny sposób rozliczenia podróży służbowych. W tym przypadku pracownik faktycznie ponosi wydatki, a pracodawca refunduje mu ich koszt. Ta metoda rozliczeń bazuje zatem na wartościach rzeczywistych (a nie stałych, szacunkowych), a po stronie pracownika nie powstaje przychód. Pracownik dostaje bowiem od pracodawcy zwrot kwoty, którą sam wcześniej wydał. Zdaniem sądu, zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT nie ma natomiast zastosowania do sytuacji, w której pracodawca finansuje rzeczywiste wydatki na wyżywienie pracowników w podróży służbowej na podstawie faktur wystawionych na pracodawcę. Ponieważ nie powstaje tu przychód, nie można więc też mówić o zwolnieniu.

Każda dieta ma dwa końce

Rozliczenie faktycznych wydatków na wyżywienie w podróży służbowej nie generuje przychodu po stronie pracowników i obowiązków płatnika po stronie pracodawcy. Należy jednak pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu poniesionych wydatków. Tylko bowiem w przypadku przedstawienia przez pracownika rachunków lub faktur, potwierdzających poniesienie wydatku, pracodawca może dokonać zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na wyżywienie w podróży służbowej, a ten zwrot w całości nie będzie opodatkowany.

Stosowanie systemu rozliczeń opartego na dietach jest więc prostsze z punktu widzenia administracyjnego – pracownicy nie muszą zbierać potwierdzeń poniesionych wydatków, a pracodawcy dokonywać ich zwrotu. Biorąc jednak pod uwagę skromną kwotę diety wskazanej w Rozporządzeniu i objętej zwolnieniem z PIT, można odnieść wrażenie, że rozliczanie rzeczywistych wydatków poniesionych na wyżywienie przez pracowników w podróżach służbowych jest bardziej korzystne zarówno dla pracowników jak i dla pracodawców. Przychód pracowników podlegający opodatkowaniu nie ulega bowiem zwiększeniu, a pracodawcy nie muszą pełnić dodatkowych obowiązków płatnika (pobierać zaliczki na PIT, powiększać przychodu w liście płac itp.) Ponadto zwrot rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika poprawia wizerunek pracodawcy – sprawia, że pracownicy mają komfort wynikający z faktu, że wydatki na ich podstawowe potrzeby w podróży (tu: wyżywienie) zostaną w całości pokryte przez pracodawcę i nie będą musieli pokrywać z własnej kieszeni kosztów podróży służbowej odbywanej w interesie pracodawcy.
Mamy więc nadzieję, że nowa – korzystna dla podatników – linia orzecznicza zostanie zachowana przez sądy.

Ewa Kurmanowska, starszy konsultant w EY
Marta Sadowska, konsultant w EY

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz