PIT: Obowiązki płatnika w przypadku zatrudnienia obcokrajowców

W przypadku nawiązania stosunku pracy, podstawowym obowiązkiem płatnika jest odprowadzanie zaliczek na podatek oraz przesłanie rocznej informacji podatkowej.

Jak wskazuje treść art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, będącego nierezydentem, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru PIT-11.

Deklaracja PIT-11 jest przesyłana w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Zwróćmy zatem uwagę, że powyższa regulacja odnosi się do przypadku nierezydentów. Jak możemy przeczytać w art. 3 ust. 2b pkt 1 ustawy PIT za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez nierezydentów uważa się w szczególności dochody (przychody) z pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia.

Analogicznie wygląda kwestia poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek. W myśl bowiem art. 38 ust. 1 ustawy PIT płatnicy, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania.

W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru PIT-4R.

Przedstawione regulacje nie różnicują statusu pracownika ze względu na pochodzenie z krajów UE lub też z krajów spoza UE. W obu przypadkach obowiązki pracodawcy jako płatnika kształtują się w ten sam sposób.

Z wyjaśnień organów podatkowych

PIT-11 udostępniany pracownikowi elektronicznie

Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 na elektronicznym portalu pracowniczym stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Na tak postawione pytania odpowiadał Dyrektor KAS w jednej z interpretacji podatkowych.

W odpowiedzi (twierdzącej) zauważył, iż:

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

(...)

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Z opisu sprawy wynika, że:

1. Spółka jest przedsiębiorcą zagranicznym, prowadzącym działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium Polski.

2. Spółka jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracowników, w związku z czym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

3. Pracownicy Spółki mają dostęp do zabezpieczonego portalu internetowego. Każdy pracownik loguje się do portalu za pomocą indywidualnego loginu oraz hasła.

4. Na portalu pracownicy mogą zobaczyć swoje dane osobowe, podstawowe dane płacowe oraz paski wynagrodzeń. Dostęp do portalu zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu.

5. Spółka udostępnia pracownikom imienne informacje, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. informacje PIT-11), w formie elektronicznej na portalu. Informacje PIT-11 są udostępnione na platformie pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy. Pracownicy zwolnieni oraz na długich nieobecnościach otrzymują informację PIT-11 drogą tradycyjną (poczta, kurier) w formie papierowej listem poleconym. Spółka przeprowadza kampanię informującą pracowników o sposobie przekazywania informacji PIT-11.

6. Po zakończonym roku podatkowym informacje PIT-11 dla pracowników generowane są w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów oraz umieszczone na portalu.

7. Spółka posiada wygenerowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową (raport zawierający nr ewidencyjny, nazwisko i imię pracownika, datę umieszczenia, nazwę pliku ładującego) jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11.

8. Informacje PIT-11 udostępnione zarówno na platformie tym pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy jak i wysyłane drogą tradycyjną (poczta, kurier) w formie papierowej listem poleconym do pracowników zwolnionych oraz na długich nieobecnościach są opatrzone nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym, zgodnie ze wzorem PIT-11.

9. Każdemu pracownikowi dostęp do portalu internetowego zostaje nadany w momencie zatrudnienia i korzystanie z niego jest obowiązkiem pracownika (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Tym samym, pracownik akceptuje takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. Dodatkowo co roku pracownicy otrzymują ogólną informację o tym kiedy i gdzie zostanie udostępniony dokument PIT-11. Akcja informacyjna dla pracowników przeprowadzana jest z użyciem środków komunikacji wykorzystywanych w firmie. Za brak zgody pracownika uznaje się sytuację, w której pracownik zgłasza niemożność odebrania PIT-11 w opisany wyżej sposób.

W kontekście zagadnienia przedstawionego we wniosku w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karnoskarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny (...):

Płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

- informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;

- podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;

- informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania Pracownikowi informacji PIT-11.

Warto zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podanym w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

- obliczenie podatku;

- pobranie od podatnika podatku,

- wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

- sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11).

Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym przez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.

Jeżeli więc korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z wewnętrznych regulacji bądź umowy – co oznacza, że podatnik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy), to w rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem takiej platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie. Istotnym jest jednak zachowanie właściwego wzoru informacji PIT-11, opatrzenie jej prawidłowym podpisem elektronicznym (lub nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) oraz zapewnienie dostępu do platformy internetowej z możliwością swobodnego pobrania informacji PIT-11 przez podatnika.

Zatem, przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez uzyskanie dostępu do zabezpieczonej platformy internetowej przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów opatrzonego nadrukiem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby wyznaczonej do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej przy jednocześnie przeprowadzonej akcji informacyjnej pracowników kiedy i gdzie zostanie udostępniony dokument PIT-11 – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Skoro dostęp do ww. platformy – jak Państwo podajecie – zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu i aktywny jest do ostatniego dnia zatrudnienia – można rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Z wniosku wynika również, że jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 pracownikom, będziecie Państwo posiadali generowany przez system raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową (raport zawierający nr ewidencyjny, nazwisko i imię pracownika, datę umieszczenia, nazwę pliku ładującego).

Przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data przekazania informacji PIT-11, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu bądź tabletu – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Państwa obowiązku przekazania informacji podatnikom.

(Interpretacja indywidualna 0114-KDIP3-2.4011.400.2022.2.JM z 27.06.2022 r.)

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: obowiązki płatników, informacja pit-11, zatrudnianie obcokrajowców