PIT: Metody prowadzenia PKPiR i księgowanie faktur na przełomie roku

Rozwiązanie tak przedstawionego problemu zależy od tego czy w danym przypadku podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) metodą uproszczoną czy też metodą memoriałową.

W zakresie metody uproszczonej należy zwrócić uwagę na treść art. 22 ust. 6b ustawy PIT, który to wskazuje, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W tym przypadku decydujące znaczenie ma zatem data wystawienia faktury. Jeżeli zatem podatnik nabywa towar w grudniu 20xx roku a faktura jest wystawiona z datą 10 stycznia roku następnego 20yy roku, to koszt podatkowy powstaje w dniu 10 stycznia 20yy roku.

Inaczej natomiast przedstawia się sytuacja gdy mówimy o podatniku prowadzącym PKPiR metodą memoriałową. Tutaj – w zakresie kosztów pośrednich - znaczenie ma data poniesienia wydatku.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku - na podstawie innego dowodu, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.  Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W konsekwencji koszty pośrednie w przypadku metody memoriałowej są przypisane do tego roku podatkowego, którego dotyczą. W tym wypadku decyduje data ujęcia wydatki w księdze, a nie data wystawienia faktury.

W rezultacie w przypadku kosztu pośredniego poniesionego w grudniu 20xx r., udokumentowanego fakturą w styczniu 20yy roku, wydatek ten będzie stanowił koszt w grudniu.

Pamiętajmy, że przy metodzie memoriałowej koszty pośrednie rozliczane są w czasie i przypisywane są do tego roku podatkowego, którego dotyczą.

Przykładowo jeżeli koszt pośredni dotyczy zarówno 20xx roku jak i roku następnego 20yy (np. koszt ubezpieczenia) to wówczas taki koszt ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 20xx r. tylko w części przypadającej na miesiące 20xx r., a w pozostałej proporcjonalnej części koszt będzie dotyczyć 20yy r.

Z wyjaśnień organów podatkowych

(...)

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje dwie kategorie kosztów:

• koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami,

• koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, czyli takie których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Ww. ustawa nie definiuje pojęć „koszty bezpośrednio związane z przychodami” oraz „koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami”. Jednakże sens tych pojęć można ustalić posługując się ich językowym znaczeniem. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpłynęło/wpłynie bezpośrednio na uzyskanie określonego przychodu.

Kosztami zaś innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, w tym koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, są koszty związane z jego funkcjonowaniem.

(...)

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz