PIT: Jazdy prywatne firmowym samochodem czasem z ewidencją

Pytanie: Czy z tytułu używania służbowych samochodów osobowych przez pracowników Wnioskodawcy jako pracodawca i płatnik zobowiązana będzie ustalić pracownikom przychód do opodatkowania w sytuacji, gdy opłacają oni koszty tego używania wyliczone przez pracodawcę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów i wskaźnika amortyzacji? Czy ustalenie przez Wnioskodawcę jako pracodawcę i płatnika tego przychodu pracownikom do opodatkowania będzie uzależnione od kwoty, jaką zostaje miesięcznie obciążony pracownik?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 7 marca 2018 r. (data wpływu 16 marca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 kwietnia 2018 r. (data wpływu 6 kwietnia 2018 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie organu Nr 0114-KDIP3-2.4011.170.2018.1.AK z dnia 29 marca 2018 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z wykorzystaniem przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych oraz związanych z tym obowiązków płatnika - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 marca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z wykorzystaniem przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych oraz związanych z tym obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji serów i innych artykułów mleczarskich. Wnioskodawca posiada sieć klientów w całej Polsce, którzy nabywają produkty Wnioskodawcy. Aby zapewnić optymalne warunki pracy i możliwość przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami klientów Wnioskodawca wyposaża część pracowników w samochody osobowe służące do wykonywania działalności gospodarczej Wnioskodawcy. Wnioskodawca posiada zarówno pojazdy, które nie są przypisane do konkretnego pracownika, używane do załatwiania bieżących spraw, zależnie od aktualnych potrzeb, jak również pojazdy, przydzielone konkretnym pracownikom do wykonywania obowiązków służbowych. Decyzja o przyznaniu danemu pracownikowi samochodu służbowego uzależniona jest od charakteru jego pracy, zajmowanego stanowiska, wymogów co do jego mobilności oraz dyspozycyjności. Do otrzymania samochodu służbowego uprawnieni są, w szczególności członkowie kadry zarządzającej, dyrektorzy, kierownicy działów, którzy ze względu na zajmowane stanowiska posiadają zasadniczy wpływ na kształt działalności operacyjnej i stan finansów Wnioskodawcy a także przedstawiciele handlowi. Od tej grupy pracowników oczekuje się zaangażowania oraz najwyższego stopnia mobilności i gotowości do świadczenia pracy na rzecz Wnioskodawcy w różnych lokalizacjach i o każdej porze. Wnioskodawca umożliwia ponadto tym pracownikom korzystanie z funkcyjnych samochodów służbowych również do celów prywatnych. Pojazdy są zatankowane paliwem opłaconym przez pracodawcę. Każdy z Pracowników korzystających z samochodu, bazując m.in. na dotychczasowym doświadczeniu w zakresie intensywności korzystania z samochodu dla celów służbowych i prywatnych, zadeklarował, że będzie korzystał z samochodu dla celów prywatnych w weekendy oraz w czasie wolnym od pracy. Pracownik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów na cele służbowe i prywatne.

Po przedłożeniu na koniec miesiąca takiego zestawienia pracownik zostaje obciążany kosztami użytkowania tego pojazdu z uwzględnieniem liczby kilometrów stawki za paliwo i wskaźnika amortyzacji pojazdu. Koszty użytkowania tego pojazdu w celach prywatnych są przerzucane na pracownika, któremu wystawiana jest faktura i który wyraża zgodę na potrącenie tych kosztów z jego wynagrodzenia za pracę. W większości przypadków koszty takiego użytkowania przekraczają miesięcznie 250 zł (dotyczy pojazdów o pojemności silnika do 1.600 cm3) lub 400 zł (dotyczy pojazdów o wyższej pojemności).

W praktyce są jednak wątpliwości, czy ww. limity ryczałtowe (250 zł i 400 zł) obejmują wyłącznie koszt samego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, czy także np. koszty paliwa.

Według Wnioskodawcy w sytuacji, gdy miesięczne obciążenie pracownika wynosi odpowiednio ponad 250 zł lub 400 zł miesięcznie nie występuje żaden przychód u pracownika.

Wnioskodawca ma jednak wątpliwość w sytuacji, gdy z wyliczenia miesięcznego pracownika, koszt obciążenia go z tytułu używania samochodu służbowego na cele prywatne wyniósł mniej niż te limity.

Pismem z dnia 29 marca 2018 r. Nr 0114-KDIP3-2.4011.170.2018.1.AK (data doręczenia 30 marca 2018 r.) wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania poprzez:

• wskazanie czy Wnioskodawca występuje o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego jako zainteresowany w rozumieniu art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, ponieważ w złożonym wniosku w części B.2. formularza ORD-IN „Status Wnioskodawcy” zaznaczono poz. 2 – płatnik, treść złożonego wniosku wskazuje, że Wnioskodawca również występuje w roli płatnika, natomiast – treść zadanych pytań nie dotyczy obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika, tylko skutków podatkowych powstałych po stronie pracowników korzystających z samochodów służbowych. Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca jako płatnik winien sprecyzować przedstawione we wniosku pytania, które winny dotyczyć jego obowiązków jako płatnika a następnie przedstawić własne stanowisko w sprawie adekwatne do zadanych pytań podatkowych.

Pismem z dnia 4 kwietnia 2018 r. (data nadania 5 kwietnia 2018 r.) Wnioskodawca uzupełnił wniosek w wyznaczonym terminie, zadając pytania podatkowe oraz przedstawił własne stanowisko w sprawie, co zostało przedstawione w treści interpretacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy z tytułu używania służbowych samochodów osobowych przez pracowników Wnioskodawcy jako pracodawca i płatnik zobowiązana będzie ustalić pracownikom przychód do opodatkowania w sytuacji, gdy opłacają oni koszty tego używania wyliczone przez pracodawcę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów i wskaźnika amortyzacji?
2. Czy ustalenie przez Wnioskodawcę jako pracodawcę i płatnika tego przychodu pracownikom do opodatkowania będzie uzależnione od kwoty, jaką zostaje miesięcznie obciążony pracownik?
3. Jeżeli z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownik ponosi opłatę, ale za cały miesiąc wykorzystywania pojazdu jest ona niższa niż 250 zł (dotyczy pojazdów o pojemności silnika do 1.600 cm3) lub 400 zł (dotyczy pojazdów o wyższej pojemności), czy u pracownika powstaje przychód z tytułu świadczenia częściowo odpłatnego, od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczyć podatek i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy jako płatnik ? Czy w tej sytuacji przychodem pracownika jest różnica pomiędzy kwotą odpowiednio 250 zł lub 400 zł a niższą odpłatnością ponoszoną przez pracownika, od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczyć podatek i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy jako płatnik?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad. 1

Według Wnioskodawcy z tytułu używania służbowych samochodów osobowych przez pracowników po stronie pracowników może wyjątkowo powstawać przychód w sytuacji gdy opłacają oni koszty tego używania wyliczone przez pracodawcę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów i wskaźnika amortyzacji.

Wnioskodawca jako pracodawca i płatnik zobowiązana będzie ustalić pracownikom przychód do opodatkowania w sytuacji gdy opłacają oni koszty tego używania wyliczone przez pracodawcę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów i wskaźnika amortyzacji.

Ad. 2

Ustalenie przez Wnioskodawcę jako pracodawcę i płatnika tego przychodu pracownikom do opodatkowania będzie uzależnione od kwoty, jaką zostaje miesięcznie obciążony pracownik .

Ad. 3

Według wnioskodawcy przychód u pracownika do opodatkowania od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczyć podatek i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy jako płatnik z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wystąpi jedynie gdy pracownik ponosi opłatę, ale za cały miesiąc wykorzystywania pojazdu jest ona niższa niż 250 zł (dotyczy pojazdów o pojemności silnika do 1.600 cm3) lub 400 zł (dotyczy pojazdów o wyższej pojemności)

W tej sytuacji przychodem pracownika jest różnica pomiędzy kwotą odpowiednio 250 zł lub 400 zł a niższą odpłatnością ponoszoną przez pracownika od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczyć podatek i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy jako płatnik.

Jeżeli z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownik ponosi opłatę, ale za cały miesiąc wykorzystywania pojazdu jest ona niższa niż 250 zł (dotyczy pojazdów o pojemności silnika do 1.600 cm3) lub 400 zł (dotyczy pojazdów o wyższej pojemności), u pracownika powstaje przychód z tytułu świadczenia częściowo odpłatnego od którego Wnioskodawca ma obowiązek naliczyć podatek i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy jako płatnik. W tej sytuacji przychodem pracownika, który zobowiązany jest wyliczyć Wnioskodawca jako płatnik jest różnica pomiędzy kwotą odpowiednio 250 zł lub 400 zł i odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Tak wynika z art. 12 ust. 2a-2c ustawy o PDOF.

Określenie przez ustawodawcę w sposób ryczałtowy wartości świadczenia za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika miało uprościć ustalanie wartości tego świadczenia. Tak też wynika z wyroku WSA we Wrocławiu z 23 listopada 2015 r., sygn. akt I SA/Wr 1595/15. Sąd uznał, że ustawowe limity (odpowiednio 250 zł i 400 zł) powinny obejmować również wartość paliwa zużytego podczas jazd prywatnych pracownika.

Norma zawarta w art. 11 ust. 1 UPDOF określa, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika - osoby fizycznej w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 UPDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie, pracodawca jest zobowiązany do działania w charakterze podatnika PDOF w odniesieniu do wszystkich elementów składowych przychodów pracowników ze stosunku pracy łączącego ich tym pracodawcą.

Zgodnie bowiem z art. 31 UPDOF, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniac...