PIT i ZUS: Świadczenia z tytułu delegacji w wysokości przekraczającej limity rozporządzenia

Pracownicy, odbywający podróże służbowe, otrzymują zwrot części wydatków poniesionych w trakcie tych podróży, oraz diety, służące pokryciu różnicy pomiędzy kosztami wyżywienia "domowego" a wyżywienia w podróży. Obowiązują w tym zakresie pewne limity zwolnień z podatku. Przedsiębiorcy mogą jednak przekroczyć te limity - co wywoła jednak pewne skutki podatkowe i składkowe.

Zasadniczo otrzymane przez pracowników należności, wypłacane z tytułu zwrotu kosztów wyjazdu służbowego stanowią przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT.

Pamiętajmy jednak, że stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytych podróży służbowych, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę (odpowiednio do uzasadnionych potrzeb) podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych - do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Tymi odrębnymi przepisami są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podkreślenia zatem wymaga, że w przypadku przedsiębiorców dopiero nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Powyższe potwierdza treść interpretacji Dyrektora KIS z dnia 31.07.2019r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.360.2019.1.ID:

"Ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju."

W zakresie składek ZUS obowiązują analogiczne rozwiązania.

Zwróćmy bowiem uwagę, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W konsekwencji wypłaty świadczeń do wysokości limitu nie podlegają oskładkowaniu.

Natomiast nadwyżka ponad limit wynikający z rozporządzenia będzie podstawą do obliczenia składki ZUS.

Reasumując - przedsiębiorcy mogą wypłacić podróżującym pracownikom kwoty wyższe, od przewidzianych w rozporządzeniu - kwoty te, przekraczające limity będą stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, który będzie opodatkowany i będzie stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika.

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: przychody ze stosunku pracy, delegacje zagraniczne, delegacje krajowe