PIT i PKPIR - Dokumentowanie wydatków za przejazd autostradą - opłata gotówkowa i bezgotówkowa

Przykładowo jeżeli w firmie przedsiębiorca wykorzystuje swój prywatny pojazd, to zastosowanie znajdzie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT wskazujący, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku działalności gospodarczej, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu. Wydatki te w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W takim przypadku podatnik może ująć w kosztach prowadzonej działalności 20% wydatki poniesionego na opłatę za przejazd autostradą.

Przedsiębiorca jako dowód poniesienia wydatku za przejazd autostradą otrzymuje paragon (bilet jednorazowy).

W związku z tym pojawia się wątpliwość co do sposobu dokumentowania takiego wydatku.

Zgodnie z § 12 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Podstawą zapisów w księdze są również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie wystawionego dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W przypadku opłat bezgotówkowych za przejazdy autostradą należy wskazać, że samo potwierdzenie zapłaty może okazać się niewystarczające dla możliwości uznania takiego dokumentu za dowód księgowy. Większość aplikacji mobilnych daje jednak możliwość pobrania faktury jako dokumentu potwierdzającego wydatek za przejazd autostradą.

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz