12.10.2020

Od kilku dni przedstawiamy preferencje i ułatwienia, związane z trwającą pandemią COVID-19. Prezentowane informacje opracowujemy na podstawie objaśnień podatkowych, opublikowanych przez MF. W części dzisiejszej o skutkach poniesionych wydatków i o świadczeniach na rzecz pracowników, związanych ze stanem pandemii.

W warunkach stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii przedsiębiorcy mają nowe obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia działalności gospodarczej) lub dobrowolnie stosują nadzwyczajne środki w tym zakresie. W uzupełnieniu wcześniejszych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy ciążą na nich dodatkowe obowiązki, takie jak: zapewnienie jednorazowych rękawiczek lub środków do dezynfekcji rąk, dezynfekcja stanowiska kasowego lub stanowiska obsługi.

Niezależnie od tych nowych obowiązków, przedsiębiorcy samodzielnie podejmują działania, do których nie są zobowiązani przepisami prawa, ale które przeciwdziałają zagrożeniu COVID-19, np.: organizacja pracy zdalnej i wyposażenie pracowników w narzędzia do tej pracy, zakup fartuchów, kombinezonów, zestawów testowych, sprzętu medycznego czy termometrów. Niektóre z tych działań mogą wynikać z wytycznych lub zaleceń organów administracji publicznej lub innego rodzaju instytucji kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego.

Jeszcze przed wprowadzeniem stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii, ale także w czasie ich trwania, przedsiębiorcy ponieśli lub ponoszą wydatki na różne działania gospodarcze (na przykład: szkolenia, konferencje, spotkania biznesowe i związane z nimi podróże służbowe), które później zostały odwołane z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy lub w których przedsiębiorca (jego pracownik lub jego kontrahent) nie wzięli udziału ze względu na zagrożenie epidemiczne (epidemię).

Warunki zaliczenia wydatków „okołoepidemicznych” do kosztów uzyskania przychodów

W opisanych wyżej sytuacjach może powstać na gruncie podatku dochodowego wątpliwość, czy przedsiębiorca może zaliczyć tego rodzaju wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów jest zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT – są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i art. 23 ust. 1 ustawy PIT. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami oraz ugruntowanym orzecznictwem sądowo-administracyjnym, wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia następujące warunki:

• został faktycznie poniesiony przez podatnika (warunek definitywności);

• służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (warunek adekwatnego związku przyczynowoskutkowego);

• nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy CIT albo art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (warunek niewyłączenia); oraz

• został właściwie udokumentowany (warunek dokumentacji).

Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki, które wynikają z obowiązku w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia działalności gospodarczej) albo wytycznych lub zaleceń organów (instytucji) kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, albo własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu (epidemii), to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT, o ile zostały właściwie udokumentowane.

Jako przykład takich wydatków można wskazać zakup maseczek ochronnych dla pracowników, przyłbic, czy sfinansowanie pracownikom testów na koronawirusa.

To samo dotyczy wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na działania gospodarcze, które wskutek zagrożenia epidemicznego (epidemii) zostały zaniechane (odwołane, przerwane, zawieszone itp.), o ile w momencie ich poniesienia spełniały wymienione wyżej warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (np. w zakresie szkoleń / kursów pracowniczych).

Przykład

Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, opodatkowaną na zasadach ogólnych. W związku z ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego poniósł wydatki na zakup jednorazowych rękawiczek i maseczek, które on i jego pracownicy używają w codziennej działalności (pracy). Dodatkowo, jeszcze przed ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego, poniósł wydatki na organizację szkolenia dla swoich pracowników. Po ogłoszeniu stanu epidemii szkolenie zostało jednak odwołane przez organizatora.

Czy podatnik może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów?

Tak, podatnik może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Świadczenia pracodawcy zapobiegające rozprzestrzenianiu się epidemii

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zasady opodatkowania nieodpłatnych świadczeń (świadczeń częściowo odpłatnych) regulują przepisy art. 11 ust. 2-2b w związku z art. 12 ust. 3 ustawy PIT.

W wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt. K 7/13 Trybunał Konstytucyjny dokonał wykładni tych przepisów. Trybunał Konstytucyjny uznał, że za przychód pracownika mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

• mają wymierną wartość przypisaną indywidualnemu pracownikowi (świadczenie nie jest dostępne w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Uwzględniając zatem wytyczne wyroku Trybunału Konstytucyjnego, należy stwierdzić, że świadczenia pracodawcy polegające na ufundowaniu pracownikom maseczek, czy przyłbic, jak również polegające na sfinansowaniu testów na koronawirusa nie następują w interesie pracownika, a w interesie pracodawcy.

Dostarczenie środków ochronnych, czy wykonywanie testów zapobiega niekontrolowanemu rozprzestrzeniania się choroby, niweluje niepożądaną przez każdego pracodawcę absencję pracowników i jest istotne dla terminowego wywiązania się pracodawcy z zawartych kontraktów.

W takim przypadku nie jest zatem rozpoznawany przychód po stronie pracownika.

Przykład

Pracownicy warsztatu samochodowego otrzymali od pracodawcy przyłbice oraz raz w miesiącu pracodawca przekazuje im pakiet maseczek jednorazowych.

Czy wartość tych przedmiotów pracodawca powinien doliczyć do ich pozostałych przychodów z pracy i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek?

Nie, gdyż świadczenia te nie stanowią przychodu pracownika.

Redakcja podatki.biz

Opracowano na podstawie objaśnień podatkowych z dnia 21.07.2020 r. w sprawie nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19.