PFRON. Sposób rozliczenia i ewidencja księgowa

Obowiązkowi dokonywania miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych podlegają jednostki zatrudniające więcej niż 25 osób. Mimo spełnienia tego warunku część pracodawców może jednak skorzystać z ulg. Kto jest do tego uprawniony oraz jak ująć wpłaty na PFRON w księgach rachunkowych?

Jednostki podlegające obowiązkowi dokonywania wpłat na PFRON

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 2046, z późn. zm., dalej: ustawa o PFRON) pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany, z zastrzeżeniem ust. 2–5 i art. 22, dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Jednostki zobowiązane do dokonywania wpłat na PFRON zgodnie w art. 49 ust. 2 ustawy o PFRON dokonują wpłat, o których mowa w ust. 1, w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Zatem od lipca 2016 r. deklaracje powinny być sporządzane według wzorów, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON (Dz.U. poz. 956).

Z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON zwolnione są placówki dyplomatyczne, urzędy konsularne i przedstawicielstwa misji dyplomatycznych. Z tego zwolnienia korzystać mogą również zakłady pracy, które są postawione w stan likwidacji albo ogłoszono ich upadłość. Z wpłat zwolnieni są również pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%, a także niedziałające w celu osiągnięcia zysku:

1. domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
2. hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
3. zakłady opiekuńczo-lecznicze,
4. publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Ulgi we wpłatach na PFRON

Ustawodawca w art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON uwzględnił możliwość zastosowania przez pracodawców ulg w dokonywanych wpłatach na PFRON. Wpłaty te ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę (zwanego dalej sprzedającym) zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 30% zaliczonych do:

• znacznego stopnia niepełnosprawności lub
• umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych.

W celu udokumentowania schorzeń pracodawca musi wymagać od pracownika orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, w szczególności w przypadku pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Warunkiem skorzystania z możliwości obniżenia wpłaty jest:

1. udokumentowanie zakupu fakturą,
2. uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu,
3. udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na Fundusz, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Informację w tym zakresie sprzedający wystawia na formularzu INF-U niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności od nabywcy, nie później jednak niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po terminie płatności za zakup. Niedotrzymanie tego terminu będzie skutkowało nałożoną karą na sprzedającego w wysokości 10% kwoty obniżenia wskazanej na formularzu INF-U.

PFRON – ujęcie w księgach rachunkowych

Jednostki dokonujące miesięcznych wpłat na rachunek PFRON zobowiązane są do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych. Przyjmuje się, że rozrachunki z PFRON z tytułu comiesięcznych wpłat zapisuje się w księgach jako rozrachunki publicznoprawne, na koncie 220. Należy podkreślić, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 36 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888, z późn. zm.) i art. 23 ust. 1 pkt 29 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.) wpłaty na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Zatem przy ujęciu zarachowanej miesięcznej wpłaty na Fundusz ewidencja księgowa wyglądać będzie następująco:

• Strona WN konta 403 Podatki i opłaty NKUP,
• Strona MA konta 220 Rozrachunki publicznoprawne (dodając analitykę konta Rozrachunki z PFRON).

Natomiast przy dokonaniu wpłaty na miesięczną składkę zapis księgowy będzie wyglądał następująco:

• Strona WN konta 220 Rozrachunki publicznoprawne (dodając analitykę konta Rozrachunki z PFRON),
• Strona MA konta 130 Rachunek bankowy.

Należy podkreślić, że przysługująca ulga wpłat na PFRON nie podlega oddzielnej ewidencji. Uwzględnia się ją w księgach rachunkowych, jedynie obniżając kwotę należnej wpłaty na PFRON.

Przykład:

Przedsiębiorstwo powinno dokonać wpłaty na PFRON za marzec 2017 r. na kwotę 2300 zł. W miesiącu tym jednostka dokonała również zakupu usług uprawniających do skorzystania z ulgi zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON i uregulowała powstałe zobowiązanie w terminie określonym na fakturze. W związku ze spełnieniem warunków wymienionych w ustawie do skorzystania z ulgi przedsiębiorstwo otrzymało informację o obniżeniu wpłat na PFRON o kwotę 1500 zł. Przedsiębiorstwo ewidencjonuje koszty w systemie mieszanym (na kontach zespołu 4 i 5).

Zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o PFRON maksymalna wysokość ulgi przysługuje do 50% wpłaty na PFRON, zatem wysokość ulgi w opisanym przykładzie będzie wynosić: 2300 zł * 50% = 1150 zł.

W związku z tym kwota zapłaty na PFRON to 1150 zł (2300 zł – 1150 zł = 1150 zł).

Pozostała część ulgi, która wynosi 350 zł (1500 zł – 1150 zł = 350 zł), zostaje do wykorzystania przez jednostkę w ciągu 6 miesięcy (zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PFRON).

Ewidencja księgowa wygląda następująco:

1. Za pomocą PK zaewidencjonowana zostaje naliczona obowiązkowa wpłata na PFRON (po uwzględnieniu przysługującej ulgi)
   • Strona WN konta 403 Podatki i opłaty NKUP kwota 1150 zł,
   • Strona MA konta 220 Rozrachunki publicznoprawne (dodając analitykę konta Rozrachunki z PFRON) kwota 1150 zł,
   • Strona WN konta 550 Koszty zarządu kwota 1150 zł,
   • Strona MA konta 490 Rozliczenie kosztów kwota 1150 zł;
2. Z wyciągu bankowego wykazanie uiszczonej wpłaty:
   • Strona WN konta 220 Rozrachunki publicznoprawne (dodając analitykę konta Rozrachunki z PFRON) kwota 1150 zł,
   • Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 1150 zł.

Łukasz Walkiewicz