27.02.2018

Zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) podatnikowi służy prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego (do odliczenia) stanowi w myśl art. 86 ust. 2 suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika. Regułą jest więc uzyskanie przez nabywcę prawa do odliczenia VAT dzięki fakturom otrzymanym od sprzedawcy i dokumentującym zawartą transakcję.

Minister Finansów zdecydował jednak, aby niektóre inne dokumenty traktować na równi z fakturami. Na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) za fakturę uznawane są również paragony za przejazd autostradą oraz bilety jednorazowe na przejazdy na odległość minimum 50 km. Dokumenty takie nie muszą zawierać m.in. pełnych danych sprzedawcy, wystarczające są jego imię i nazwisko lub nazwa oraz NIP.

Takie uregulowanie oznacza, że jeżeli odległość przejazdu wynosić będzie mniej niż 50 km, dokument go potwierdzający nie spełni warunku uznania za umożliwiający odliczenie z niego VAT. W takim przypadku nabywca powinien zwrócić się do przewoźnika o udokumentowanie takiego przejazdu fakturą VAT.

NIP na paragonie na żądanie nabywcy

Wymienione wyżej rozporządzenie nakłada na sprzedawcę obowiązek zamieszczania na paragonie – na żądanie nabywcy – jego numeru NIP. Aby mógł on zostać zrealizowany w prawidłowy sposób, należy wziąć pod uwagę funkcjonowanie u podatników bardzo różnych rodzajów kas rejestrujących. Może się zdarzyć, że niektóre z nich (starsze modele o ograniczonej funkcjonalności) nie są przystosowane do zamieszczania na paragonie dodatkowych danych, takich jak np. NIP. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów przedstawionym w piśmie informacyjnym pt. Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. wynikające z rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. (rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących; Dz.U. poz. 363), jeżeli używana przez podatnika kasa fiskalna nie posiada funkcji wprowadzania NIP nabywcy na jego żądanie, podatnik w dalszym ciągu może z niej korzystać i nie musi zamieszczać NIP nabywcy na paragonie.

Organy podatkowe wyrażają w tej kwestii identyczne poglądy. Przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2013 r., nr IPTPP4/443-587/13-2/0S. Dyrektor IS pisze w niej, że podatnik (...) będzie zobowiązany do umieszczenia numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym w każdym przypadku, gdy nabywca tego zażąda, a warunki techniczne posiadanej kasy umożliwiają drukowanie numeru NIP na paragonie.

W przypadku gdy sprzedawca nie ma możliwości umieszczenia numeru NIP nabywcy na paragonie dokumentującym sprzedaż, dokument taki nie może dać prawa do odliczenia VAT w nim wykazanego. W rezultacie podatnik VAT nie będzie miał możliwości odliczenia VAT na podstawie takiego paragonu. Własnoręczne dopisanie przez nabywcę swojego numeru NIP na paragonie jest z całą pewnością niewystarczające, stanowiłoby ponadto nieuprawnioną ingerencję w cudzy – bo wystawiony przez inny podmiot – dokument. Podobnie nie spełni przesłanek dających prawo do odliczenia VAT tego rodzaju dokument z odręcznym czy naniesionym w formie stempla numerem NIP nabywcy, opatrzonym podpisem i pieczątką sprzedawcy.

Jeżeli więc z przyczyn technicznych sprzedawca nie jest w stanie wystawić paragonu, który zawiera nadrukowany podczas jego wystawiania przez kasę fiskalną NIP nabywcy, najbardziej prawidłową reakcją nabywcy będzie zwrócenie się do niego o wystawienie faktury VAT. Nie będzie wówczas żadnych wątpliwości, że jest to – o ile spełni ona wszelkie kryteria uznania jej za dokument niewadliwy – podstawa dająca nabywcy prawo do odliczenia VAT w nim naliczonego.

Faktura uproszczona

W przepisach dotyczących VAT istnieje jeszcze jedna możliwość odliczenia podatku naliczonego na podstawie paragonu. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT możliwe jest wystawienie tzw. faktury uproszczonej. Ustawodawca nie posługuje się tym terminem, jednak funkcjonuje on powszechnie w doktrynie, wśród podatników i organów skarbowych. W myśl tego przepisu w przypadku, gdy kwota należności (do zapłaty przez nabywcę) nie przekracza 450 zł albo 100 euro, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną. Uproszczenie to polega na mniejszej liczbie obligatoryjnych elementów składających się na taki dokument.

Faktura uproszczona musi zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny nadany jednej lub więcej serii, jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• numer NIP nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data taka jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę towaru lub usługi,
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w jednostkowej cenie netto,
• kwotę należności ogółem.

Faktura uproszczona nie musi zawierać:

• imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów,
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresów wykonanych usług,
• wartości dostarczonych towarów lub usług, bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Podatnik nie jest w żaden sposób zmuszony do wystawienia faktury uproszczonej, jeśli chce, może zamiast niej wystawić „zwykłą” fakturę.

Należy pamiętać, że faktura uproszczona nie może być zastosowana do trzech rodzajów transakcji:

1. sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
2. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
3. dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich innych niż Polska, gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca.

Faktury uproszczone wystawiać należy w terminach dotyczących „zwykłych” faktur VAT, tj. określonych w art. 106i ustawy o VAT.

Adam Okonkwo