Odliczenie VAT z faktur przesłanych faksem lub e-mailem

Pytanie podatnika: Czy faktura VAT przesłana Wnioskodawcy przez kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej uprawnia Podatnika do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 8 listopada 2012 r. (data wpływu 21 listopada 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 stycznia 2013 r. (data wpływu 25 stycznia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 listopada 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 stycznia 2013 r. o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca dokonuje zakupów od kontrahentów. Podatnik ustalił z dostawcami, że wyrazi w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu bądź faksem na wskazany przez podatnika adres poczty elektronicznej i odpowiednio numer faksu. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Podatnik będzie drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu spod którego został wysłany e-mail z fakturą (numer faksu w przypadku faktur wysłanych faksem), adres (numer) ten jest bowiem przypisany do kontrahenta. Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta podatnik będzie poddawać otrzymaną fakturę szczegółowej analizie, dane z faktury będą porównywane z treścią umowy zawartej z kontrahentem.

Ponadto Wnioskodawca zaznaczył, iż nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury i w żadnych okolicznościach tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian ani poprawek zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury. Wnioskodawca wskazał, że otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury elektroniczne nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), są one przesłane standardową pocztą elektroniczną (e-mail) lub faksem.

W piśmie z dnia 23 stycznia 2013 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Faktury przesłane drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

a. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
b. łatwe ich odszukanie,
c. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur.

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT przesłana Wnioskodawcy przez kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej uprawnia Podatnika do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze... 

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymywane w sposób opisany w stanie faktycznym faktury czynią zadość wymogom prawa podatkowego i dają prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT.

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 23 grudnia 2010 r.) obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. zmieniono zasady w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej, nie obowiązuje od tego momentu zasada, że przesyłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym albo poprzez wymianę danych elektronicznych EDI. Od momentu wejścia w życie przywołanego powyżej Rozporządzenia faktury w dalszym ciągu mogą być przesyłane w tych formach, dodatkowo jednak również w każdej innej formie elektronicznej, należy przez to rozumieć również faks, skan oraz plik PDF przesyłany pocztą elektroniczną. Z zapisów § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) wynika, iż prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur uzależnione jest od wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktur, co w przypadku podatnika zostanie dopełnione poprzez dokonanie ustaleń z kontrahentami w zakresie formy przekazywania faktur. Nowe Rozporządzenie pozwala również na przechowywanie faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formie papierowej, zniesiony bowiem został obowiązek przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w tej samej formie.

Ponadto § 4 ww. Rozporządzenia pozwala na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury. Pojęcia integralności i autentyczności zostały zdefiniowane w § 2 ust. 1 Rozporządzenia, który stanowi, iż przez:

• autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast
• integralność treści faktury rozumie się, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, oba te warunki zostały w przypadku Podatnika spełnione. Zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo do odliczania naliczonego podatku VAT wykazanego na fakturach, które otrzyma pocztą elektroniczną w formacie PDF, lub faksem w okresie, w którym otrzyma fakturę lub w dwóch kolejnych zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, z którego wynika, iż prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, jeśli towary i usługi są wykorzystywane do wykonywanie czynności opodatkowanych. Zgodnie zaś z ust. 2 przywołanego przepisu, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu, jest podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Prawo do odliczenia nie zostało zatem uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia zawarty został w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie przewiduje on jednak możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdzone zostało w Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. (IPPP1-443-429/11-4/IGo), w której stwierdził: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatk...