Odliczenie VAT od samochodów używanych przez pracowników na własne potrzeby

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zasadą jest, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z takich zakupów. Ograniczenie to nie ma – na podstawie ust. 3 pkt 1 lit. a wyżej powołanego przepisu – zastosowania w przypadku wykorzystywania takich pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Oznacza to, że samochód oddany do prywatnego użytku pracownikowi powinien nadal u pracodawcy stanowić przedmiot działalności gospodarczej. Będzie można uznać, że sytuacja taka ma miejsce, gdy pracownicy będą płacili pracodawcy - podatnikowi VAT wynagrodzenie z tego tytułu.

Przyjąć należy, że samochód wynajęty przez pracodawcę pracownikowi używany jest wyłącznie do działalności gospodarczej pracodawcy (podatnika VAT) o ile, zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, sposób jego wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Pracownicy podatnika będą mogli używać samochodów dla celów działalności gospodarczej swego pracodawcy na dwa sposoby:

• do przejazdów służbowych,
• do swoich celów prywatnych, pod warunkiem odpłatności.

Dodatkowo jak wskazuje regulacja ustawy o VAT muszą zostać spełnione dwa warunki:

1. muszą zostać przez podatnika określone zasady korzystania z samochodów w firmie,
2. musi być dla pojazdów firmowych prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Zasady korzystania z firmowych samochodów

Zasady te najwygodniej ująć w formie regulaminu, który powinien jak najdokładniej określić wszystkie aspekty wykorzystywania samochodów przez pracowników. Pozostanie wówczas minimalne pole do interpretacji (także ze strony organów skarbowych) i nadużyć. W regulaminie określić należy zakres i cel używania firmowych samochodów, tj. czy ma on służyć wyłącznie do jazd służbowych, czy pojazd taki może być używany prywatnie. Reguły takiego używania to w szczególności: czy całkowicie dowolny użytek, czy ograniczony miejscowo, czasowo, limitem kilometrów, koszty (czy na zasadzie miesięcznego rozliczania przejechanych kilometrów czy w formie ryczałtu), kto może prowadzić samochód firmowy. Warto w punkcie regulaminu dotyczącym wynagrodzenia za użytkowany przez pracownika na prywatne cele samochód zwrócić uwagę na cenę takiej usługi. Należy ustalić ją jako cenę rynkową, a to z tego względu, że podatnik i jego pracownik są podmiotami powiązanymi. Ponadto biorąc pod uwagę, iż wynajmowanie samochodu pracownikowi stanowi odpłatne świadczenie usługi w świetle ustawy o VAT konieczne jest uregulowanie kwestii dokumentu potwierdzającego wykonanie jej na rzecz pracownika (faktura, paragon). Kolejnym zagadnieniem jest kwestia parkowania służbowego samochodu, szczególnie gdy nie pozostaje on na parkingu firmowym. Czy pracownik powinien go pozostawiać na parkingu strzeżonym, czy wystarczające jest pozostawianie na prywatnej posesji a może nie będzie nieprawidłowe zostawianie na ogólnodostępnym parkingu niestrzeżonym lub na ulicy.

Wskazane powyżej kwestie będą miały najistotniejsze znaczenie pod względem możliwości odliczenia 100% VAT w przypadku wydatków na samochody udostępnione pracownikom do celów prywatnych. Podatnicy mają pełną dowolność ukształtowania regulaminu, reguł jego konstrukcji nie określa bowiem żaden akt prawny.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Reguły prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu określone zostały w art. 86a ust. 6-8 ustawy o VAT. Prowadzona przez podatnika ewidencja ma za cel potwierdzenie, że:

• pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej,
• pojazd nie został użyty do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Musi być ona prowadzona przez cały okres wykorzystywania pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej i szczegółowa na tyle, aby zawarte w niej dane potwierdzały bezsprzecznie, że w ramach użytkowania pojazdu nie wystąpiły przypadki jego użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Innymi słowy musi być drobiazgowa.

Ewidencja w myśl art. 86a ust. 7 ustawy o VAT powinna zawierać:

• numer rejestracyjny samochodu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia jej prowadzenia,
• przebieg pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego dla celów VAT tj. miesiąca lub kwartału, oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, potwierdzony przez podatnika na koniec okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Gdyby organ skarbowy stwierdził na podstawie nierzetelnej ewidencji brak wyłączności użytkowania auta przez podatnika do celów działalności gospodarczej wówczas prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków byłoby ograniczone do połowy kwoty podatku naliczonego.

Pełne odliczenie VAT wymaga szczegółowej ewidencji

W wyroku z 3 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 1073/14, WSA w Rzeszowie stwierdził, że zapisy w ewidencji powinny być na tyle szczegółowe, aby zapewnić rzetelność prowadzonej dokumentacji. Prawidłowy zapis trasy powinien zawierać adresy miejsc, do których wyjeżdżał pracownik danym pojazdem. Gdyby bowiem podatnik podawał tylko ogólnie miejscowość wyjazdu i przyjazdu i łączny cel bez precyzyjnego określenia miejsca jego realizacji, mógłby wpisać zawyżoną ilość przejechanych kilometrów, maskując w ten sposób wykorzystanie samochodu poza swą wiedzą.

Jeżeli zatem podatnik spełni powyższe warunki, w sposób rzetelny da mu to prawo do odliczenia 100% VAT naliczonego od wydatków związanych z samochodami. W takiej sytuacji każde użycie samochodu można będzie zakwalifikować albo jako służbowe albo jako prywatne, za które płaci pracownik, na którego rzecz podatnik świadczy usługę wynajmu. Każdy z tych przypadków będzie jednak użyciem na potrzeby działalności gospodarczej podatnika.

Informacja VAT-26

Oprócz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i regulaminu korzystania z samochodów firmowych, aby dysponować pełnym prawem do odliczenia VAT wynikającego z wydatków na samochody, podatnik ma obowiązek złożyć formularz VAT-26 (informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej), zgodną ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Jest ona kierowana do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. Termin do jej złożenia wynosi 7 dni od dnia poniesienia przez podatnika pierwszego wydatku w związku z pojazdem. Pierwszy wydatek pojmować należy nie tylko jako nabycie towaru lub usługi, lecz także jako dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru lub usługi, w zależności od tego, która z tych sytuacji nastąpi jako pierwsza.

Adam Okonkwo